近十年房地产档案信息化管理研究综述

文/李臻

房地产档案作为专业档案的一种，在档案管理利用领域发挥着越来越重要的作用，尤其是近年来城镇化进程不断加速，房地产交易频繁，房地产档案与日俱增。像上海这样的一线城市，对管理房地产档案提出了更高的要求。

一、近十年国内房地产档案信息化管理相关文献统计数据分析

笔者在CNKI数据库中，以“主题”为检索项，以“房地产档案”并含“信息化”为检索词，从2007年到2017年逐年检索，共得到文献记录144条。经过认真筛选，剔除重复文献、不相关文献后，得到相关文献记录77篇，其中硕士论文1篇、学术期刊64篇、报纸5篇、会议论文7篇。根据发表年度和发表刊物类别制作形成表1和表2。

表1 近十年房地产档案信息化管理研究论文年度分布表

从表1可以看出，学术界对房地产档案管理学信息化的研究在2010年到2015年间达到高峰，这与信息化技术越来越广泛应用于民生领域和房地产交易日益频繁息息相关。学术界的研究对房地产档案信息化管理的应用有很大的推动作用，尤其是很多论文都是由房地产部门从事具体工作的人员撰写，有很强的针对性和指导性。

表2 近十年房地产档案信息化管理研究论文发表期刊类别分布表

从表2可以看出，学术界对房地产档案管理信息化的相关研究论文主要发表在档案类和商业类的期刊上，档案类的文章多数在《城建档案》上发表。

通过对发文作者的分析，发现多数作者在房地产管理部门工作，也有部分作者来自于档案馆，他们是从事具体工作的一线人员，对房地产档案信息化管理更有发言权。笔者也是房地产部门档案管理工作人员，在日常工作中接触到大量的房地产档案，深刻体会到信息化管理的重要性和必要性，也对于其中存在的问题深有感触。本文综合学术界的研究和自身的实践，希望能够对房地产档案信息化管理建言献策，从而更好地服务民生。

二、房地产档案信息化管理的概念

对于房地产档案信息化管理的概念，学者们的理解基本一致，但在工作侧重点和行政主管部门管理上有所分歧。目前，这些观点大致分为两种，第一种是将数字化加工技术作为房地产档案信息化管理的重心。如孙嘉翊(2015)认为房地产档案信息化管理是先将房地产档案进行数字化加工，随后借助计算机进行存储、整合和利用。王珑静(2015)认为房地产档案信息化管理是通过多种现代技术将房地产档案转化为数字化格式的电子资源，从而通过建立信息管理系统对其进行存储和管理。第二种则认为房地产档案信息化管理是以计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术等为手段，对房地产档案管理全过程进行现代化管理。在具体主管部门方面，学术界同样也有两种不同的观点，一是认为档案行政管理部门为主管单位，另一种则认为国家房地产行政管理部门为主管单位。如胡琴(2014)认为房地产档案信息化管理是将房地产档案作为管理对象，以档案学理论为指导，在国家档案行政管理部门的要求下，利用计算机、网络和信息技术开展档案收集、整理、鉴定、保管 检索、统计、编研和利用。纪明鸿(2013)则认为房地产档案信息化是在国家房地产行政管理部门的统一规划下，应用信息技术对房地产档案进行管理的行为。由此可见，房地产档案信息化管理工作涉及档案行政管理部门和房地产行政管理部门，必须在两者的共同协调下，以档案管理基本规范为基础，以房地产专业档案管理方法为基准，综合利用各类信息技术对房地产档案进行收、管、存、用的全过程管理。

三、进行房地产档案信息化管理的必要性

对房地产档案进行信息化管理是时代发展的必然产物。对于房地产档案信息化管理的必要性，学者们进行了广泛的研究。贺敏(2012)认为：第一，房地产档案信息化必须满足档案保存特殊要求的需要；第二，房地产档案管理的动态化以及高频率的利用需求决定了其必须进行信息化管理；第三，房地产档案信息化是提高工作效率的必然要求。郝永琴认为信息技术是房地产档案信息化的核心，建立房地产档案信息系统有利于开发、利用档案信息资源，推进房地产管理事业的可持续发展。孙嘉翊(2015)认为：第一，计算机技术的便捷性、网络化、智能化和较大的存储容量等优势都能在房地产档案管理中显现；第二，有利于提升房地产档案资源的利用效率；第三，提高了房地产档案服务水平；第四，有利于降低管理成本。纪明鸿(2013)认为对房地产档案进行信息化管理是行业发展的需要，是社会进步的需要，是房地产档案保护的需要。

综上所述，对房地产档案进行信息化管理的必要性在于：一是能够满足房地产档案保护的需要；二是有利于开发房地产档案信息资源，提升档案利用率；三是信息技术的便捷化、智能化有利于提高工作效率，提升房地产档案服务水平；四是有利于降低人力、物力等管理成本；五是通过房地产档案信息化管理，能够有力推进房地产管理部门乃至整个社会的信息化发展进程。

四、房地产档案信息化管理中存在的问题

虽然房地产档案信息化管理具备各种优势，但是在实践中仍然存在不少问题。周文奇、彭健(2016)以宁波市为例，指出目前房地产档案分散保管在国土、住建、农业等多个部门，且各部门的档案信息化标准不一，档案查阅不便。同时，房地产档案数据与业务系统关联度较低，无法满足业务办理过程中对于及时调取档案信息的需求。佘协辉(2008)认为房地产档案信息化主要有四方面的问题：一是房地产档案信息化标准落后；二是有大量矛盾制约着房地产档案信息化的发展，主要是信息安全与资源共享的矛盾、档案信息保密与信息公开的矛盾；三是房地产档案信息化管理水平不高；四是房地产档案信息化建设缺乏资金支持。王珑静(2015)指出，房地产档案信息化存在的问题主要有管理人员对其重视程度不够、管理理念不先进、人员素质偏低、技术手段落后、手工检索仍然占据较大比例，造成检索效率低下等问题。于明明(2016)总结了房地产档案信息化管理中存在的缺点，主要是忽视房地产档案的安全管理与保护、档案信息化管理制度不完善、硬件不符合条件、管理人员素质较低。王焕新(2013)根据近年来频发的客户信息泄露事件认为，房地产档案信息化过程中存在投资风险、知识产权风险、技术风险和人才风险。

由此可见，阻碍房地产档案信息化建设进一步发展的问题主要在于五个方面：第一，缺乏统一的房地产档案信息化标准；第二，房地产档案信息化程度低，硬件与软件水平都较为落后；第三，房地产档案信息安全难以得到有效保障；第四，管理人员重视程度低，理念落后，综合素质达不到信息化管理水平；第五，缺乏充足的财政支持。

五、加强房地产档案信息化管理的措施

针对房地产档案信息化管理中存在的问题，学者们也提出了相应的改进措施。徐瑞明(2011)认为：第一，要提高对房地产档案信息化管理的认识；第二，在推进过程中要坚持以下原则，一是统筹规划、突出重点，二是以需求为导向、以应用促发展，三是防管结合、保障安全，四是整合资源、创新机制；第三，要建设房地产档案数据库；第四，要提升房地产档案管理者的综合素质。佘协辉(2008)提出，一要加强房地产档案标准化、现代化建设，二要建设内容全面、功能强大的数据库系统，三要建立房地产档案信息共享机制，四要大力创新房地产档案信息化技术，五要加大对房地产档案信息化建设的投入力度。郝永琴(2013)不仅提出要提升对档案信息化管理的认识，加强人员培训，还具体地指出了要完善档案收集、检索系统，建立功能强大的房地产档案数据分析系统。梁珊君(2011)独辟蹊径，在阐述了房地产档案信息化管理应遵循的方便性、系统性、规范性、安全性原则后，分别针对这几项原则提出了房地产档案信息化管理的对策建议，主要包括：及时将房地产档案进行数字化加工并录入信息系统，以便利用；完善制度，整合系统，实现房地产档案管理与房地产登记管理的统一；建立房地产电子档案数据库，进行网络化管理，并制定统一规范的针对不同人群的档案利用规定，确保档案信息不泄密；加强计算机软硬件维护，确保房地产档案信息管理系统安全性。宋敬荣(2013)指出，房地产档案信息化管理一方面需要与时俱进、转变观念，另一方面还要加强配套建设，做好安全管理，主要包括建立房地产市场与权属登记管理系统、房地产地理信息系统、商品房网上登记备案信息系统，从而有效加强房地产档案信息的安全管理，对电子文件进行加密管理，增设防扩散功能，明确利用人员权限，同时还强调了提升档案管理人员素质的重要性。于明明总结了以上学者的观点，还提出要加强纸质件的管理，注重硬件设备的建设，在对人员素质的要求上，提出不仅要提升其专业技能，还要建立一支年龄、性别、知识结构合理的工作队伍。

综合上述学者的研究可以发现，改进房地产档案信息化工作主要从以下四个方面入手：第一，提升对房地产档案信息化建设的认识，转变思维，创新思路，加强安全管理；第二，建立健全房地产档案信息化管理的标准化体系，实现实体与信息管理的统一规范化；第三，整合资源，建立覆盖面广、功能多样的房地产档案信息化系统；第四，全面提升房地产档案管理人员的综合素质，建立一支业务精良的队伍。

六、结语

综上所述，通过对房地产档案信息化管理的概念、必要性、存在问题和解决措施进行分析研究，可以发现，房地产档案信息化管理势在必行，它有利于房地产档案的保护开发与利用，可以充分发挥档案资源的优势。但其管理过程中存在的问题也不容忽视，需要从顶层设计入手，统筹规划，尽早建立健全房地产档案信息化管理标准体系。同时，要加强对一线业务人员的指导和培训，力争更好地为群众服务。