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对加强高校档案信息工作的思考

2018-07-23于文华

文艺生活·下旬刊 2018年6期
关键词:信息技术方法

于文华

摘要:高校档案信息对高校领导进行决策以及教研工作的开展都具有重要作用,本文就根据调查发现档案信息工作中存在的问题提供几点解决方法。

关键词:高校档案信息工作;信息技术;方法

中图分类号:G647.24 文献标识码:A 文章编号:1005-5312(2018)18-0259-01

一、加强随着信息化技术新起的档案管理方法——电子化管理的完善

随着科技进步。信息化技术应用到了各个领域,高校档案管理工作也与时俱进,创造了信息化的档案管理。越来越多的高校档案由纸质载体变成了电子档案。但由于对档案进行电子化处理的技术还不够过关,在档案收集,管理、利用多个方面还是存在问题。解决档案电子化存在问题的方法有以下两种:

1.确保电子档案信息的可读性。电子档案信息的可读性是他具有存在价值的基础,档案管理部门在收集档案信息时,不仅仅要记住档案信息记录还要记住能够支持电子档案信息读取的的软件。对档案信息的内容要按照一定格式进行分类、标注、存储。定期对脱离计算机管理的信息进行可读性抽查试验及时处理有问题的档案。

2.采取措施,对电子档案进行统一保管。就现在高校档案信息管理工作来看。院校各个部门的电子档案分布在各个部门,没有进行总的归档,管理极度不规范。

针对档案分散问题,高校联系实际情况,制定合适的管理制度,可以将还不具备集中管理的电子档案暂时放存在各个部门,对于可以集中管理的电子档案制定管理方法,成立专业的管理部门,对电子档案信息资源进行处理、保管、运用。

二、丰富高校档案,多收集与高校特色相关的档案

高校是人才、知识、信息各种资源集中的地方,更多具有高校特色的档案信息能够在学校领导、教学研究、学生工作中起到作用,因此,高校档案信息工作需要建立起具有高校特色的档案。

1.对教学科研类档案进行归档。因为高校是人才聚集地,需要各种知识的支撑,尤其体现在科研、法制方面档案的需求,所以需要重点建设教学科研方面的档案。高校建立以教学科研为主的档案收集、保管、利用体系,将分散的科技著作、教学论文、学术论文之类的教学科研档案文件进行归档,不断优化充实。

2.增加学生档案信息。学生是高校主要组成因素,学生的档案是组成高校档案的一大因素。学生档案很大程度上反应了学生的学习历史以及教师对学生的教学评价,健全学生信息档案是丰富高校特色档案的重点。

3.收集反映学校历史的档案。每个高校都有自己的成立、发展历史,学校怎么创造的,学校创始人是谁,学校建设地址在哪里等都属于高校历史档案中的内容。这样的档案是高校治历史和精神面貌的反应,对人们了解校园文化,学习校园精神具有重要作用。

三、跟随时代的脚步,利用信息技术,提高高校档案信息的利用率

1.信息技术已经渗透到各行各业方方面面,高校可以利用网络信息技术,提高高校特色档案的利用率。档案部门调查高校各个部门对档案信息的需求特点,利用先进的信息技术,针对性地提供各种档案信息服务,供各个部门进行快速甄选。另外高校里多是人才,可以征集计算机方面的人才,针对高校档案管理工作设计出合理的应用软件,通过软件将已经开发出的高校档案信息变为各种数据,发布到校园网,令全校师生都能通过网络对高校档案信息进行查看,解决师生们对信息汲取的需要。慢慢地可以进行档案信息分类,根据教师和学生对档案资料需求的不同,分布开发教师档案系统和学生档案系统,于教师学生来说,这样的档案系统分类简单方便又有效。

2.开发档案管理软件,注重复合型人才的培养。现在很多高校都充分利用信息技术,进行了办公室办公自动化,很多文件的傳输非常迅速。但是这些文件怎么进行统一归档管理还没有得到解决。档案部门需要和高科技人员进行合作,开发能够针对办公室自动化办公系统接收文件进行统一归档的档案管理软件。另外,高校也要注重对人才的培养,随着各个部门对档案信息的需要,档案管理部门应该注重复合型人才的培养。所谓复合型人才就是不但具备档案管理的相关知识,而且还能运用信息技术解决问题,灵活使用现代管理工具的人。高校应该组织档案管理人员进行培训学习,领会更加专业档案管理知识,掌握现代档案管理方法和管理工具。

四、结语

综上所述,我们知道高校档案信息需求量不断在增强,高校开始重视档案管理工作。调查发现档案工作中存在的问题,并且从档案信息管理电子化,开发更具特色高校档案,如何提高档案信息利用率这几个方面浅谈了笔者对高校档案管理工作的思考。利用信息技术对档案进行收集、保管、利用,培养具有专业档案管理专业知识,又能利用现代档案管理工具的人员对加强高校档案信息管理具有不错的效益。

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