行政事业单位财务档案管理存在的问题及对策

张亚萍

【摘 要】随着我国财政改革的不断深入和现代化管理机制的不断完善，我国行政事业单位的财务管理综合水平得到了有效提高，对保证行政事业单位资金以及促进我国社会经济的健康有序发展等方面发挥着越来越重要的作用。因此各级行政事业单位对财务管理工作都予以高度重视。本文分析了目前行政事业单位中财务档案管理存在的问题，研究出了相应的解决策略，以期促进行政事业单位的财务档案管理工作的完善。

【关键词】行政事业单位；财务档案；管理

财务管理工作是行政事业单位经济管理工作的核心，也是单位发展的基础性条件。现阶段，我国处于社会主义市场经济环境下，财务管理政策朝着市场经济发展的方向迈进，国家根据现实的需要不断调整财政支出方面的措施，促进了行政事业单位财务管理工作的发展。我国财务管理工作有了很大的进步，但是行政事业单位在财务档案管理方面还存在一定的问题，造成了财务档案的利用率不高，管理存在漏洞的情况。基于此，行政事业单位要不断优化财务档案管理制度，针对关键性问题提出相应的解决措施，促进财务档案管理工作的不断成熟与完善。

一、行政事业单位财务档案管理存在的问题

（一）财务档案资料的收集不全面

在进行档案资料的收集时，一些单位只重视对会计凭证、账簿、报表等财务专业资料的归档，而忽略了对财务的网络系统和磁性介质中储存的文件资料进行收集、整理，影响了财务档案的齐全性和完整性。有的单位将财务信息存入磁性介质后就不再进行后期的档案管理工作，导致了此类财务文件资料的丢失，不利于档案资料的全面收集。还有一些单位在财务档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，这使得档案资料的查找工作具有一定的复杂性，而且违反了财务档案管理的相关规定。另外，有一些单位不注重会计电算化的管理工作，导致会计电算化系统陈旧，造成会计电算化档案无法调阅的情况，不利于对财务资料进行系统的整理及归档。

（二）财务档案管理的监管力度不够

在行政事业单位进行财务档案的整理与审查工作时，很少有将会计档案规范化管理作为检查重要事项的情况。在单位内部，大部分管理者没有对财务档案管理工作起到相应的重视，缺乏对档案管理工作的事前、事中、事后工作进行相应的规范与监督，导致其工作出现紊乱的情况，影响了财务档案的质量和管理的成效，最终影响财务管理工作的科学、有序进行。

（三）财务档案工作人员的综合素质有待提高

随着财务管理工作的不断优化与发展，行政事业单位对财务档案管理工作也提出了更高的要求，在档案资料的收集、整理、归档等方面制定了相应的规范，明确了电子财务档案的地位以及规范了财务档案管理程序等内容，对财务档案管理工作人员的素质有了一定的要求。但是，目前我国大部分财务档案管理人员是会计人员兼职，计算机应用能力还缺乏完善，使得其在进行电子档案的整理时存在一定的难度，并且工作方式也缺乏一定的规范性，尤其是在进行大数据技术应用等具有一定难度的计算机应用时表现出了明显的不足。还有，一些行政事业单位财务档案管理人员廉政意识及岗位意识问题较为突出，缺乏一定的职业道德，使得财务档案管理工作不够规范，综合素质有待提高。

（四）财务软件缺乏创新

随着我国计算机水平的不断提高，工作方式逐渐朝着信息化的方向发展。为了满足现代行政事业单位档案管理的需要，财务管理软件的开发得到大力的支持，为我国行政事业单位的财务档案管理工作提供了巨大的帮助。然而，由于我国行政事业单位档案制度不够完善，一些行政事业单位的领导对财务管理信息化的工作不够重视，使得财务管理软件在行政事业单位中得不到有效的利用。尤其是财务档案管理工作，其具有工作量大、资料记录复杂等特点，如果可以有效的运用财务档案管理软件，将会大大提高其工作效率，为后期的财务管理工作提供资料保障。

二、优化行政事业单位财务档案管理的策略

（一）提高财务档案管理人员的综合素质

随着时代的不断发展，财务档案管理人员对行政事业单位的发展越来越重要，财务管理人员不仅可以进行整理公司账务等会计方面工作，由于其工作具有一定的预见性，可以对行政事业单位的发展目标起到指导性作用。现阶段，如何采取有效的方法和程序，提高财务档案管理人員质量就成为当前行政事业单位工作较难开展的一个突出问题，针对这一问题，可以通过以下几个方面加以解决：首先，可以定期对财务档案管理人员进行相关专业知识的培训，以提高工作人员的专业素质，促进财务档案管理工作规范化进行；其次，可以加强专业性人才的引进，以提高财务档案管理工作的科学性与准确性，强化管理工作，并形成“鱿鱼效应”，有效提高工作效率。然后，可以请一些有经验的优秀档案管理人员和大学教授进行专业性讲座，使工作人员学习专业的财务档案管理工作经验，强化了财务档案管理知识的实践性，对行政事业单位财务管理工作的发展起到促进作用。

（二）强化事业单位内部控制制度

想要强化行政事业单位的财务档案管理工作，就要加强单位的内部控制工作。首先，行政事业单位要设置内审机构，对相关的财务管理工作做好监督和管理，提高工作的规范性，并根据本单位的实际情况建立和健全资金管理制度、财务审批制度、票据管理使用制度和内部控制制度等、财务档案管理制度，使得档案资料的存取规范，减少财务信息丢失的情况。其次，还要进行奖惩制度的设立，使得财务档案管理工作的效率得到有效提高。然后，合理的配置财务档案管理人员，使得财务档案管理人员的职责分工明确，保证自己工作高效的完成，促使财务档案管理工作合理有序的进行。

（三）加强财务档案管理工作的信息化建设

加强行政事业单位档案管理科学化和信息化建设，就要加强财务管理软件与设备的更新，同时还要求档案管理工作人员的信息化技术水平相应的提高。在技术与设备都达到先进标准的情况下，可以使得档案管理工作进行相应的优化，不仅节省了工作人员调取档案材料的时间，还使材料的保存更加具有安全性，提高了档案管理工作人员的工作效率，从而让行政事业单位的财务管理工作做的更加合理和有序。具体实现方法有以下两点：首先，利用互联网技术将现有的档案资料进行信息化管理，将其进行数据化管理，实现纸质档案与电子档案共存的管理方式，提高了档案资料的安全性。其次，财务档案管理工作人员可以将不属于保密范围内的资料上传到互联网上，从而方便了单位内、外部人员的资料使用情况，使得资料的使用得到最大化的效率，实现了资源的共享，促进了社会发展。

三、结束语

随着我国财务管理制度的不断发展，行政事业单位的财务档案管理工作也进行了相应的优化，虽然在内控制度、创新性、管理人员素质等方面还存在一些问题，使得财务档案管理工作的效率得不到有效提升。但是通过对问题的分析，行政事业单位可以通过建立健全财务档案管理制度、强化内部控制、提高工作人员素质、强化信息化管理等方面的工作，使问题得到有效解决，促进行政事业单位的财务档案管理工作得到有效发展。

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