做好新时期办公室行政管理工作的思考

黄鸿云

【摘 要】办公室作为综合性结构，承担着调查，协调等工作职能，承担着起草文件，信件收发等业务与工作，还关系到后勤处理，因而，有效开展办公室工作，做好办公室行政管理工作十分必要，也十分重要，发挥着重要的作用。因此，分析办公室行政管理工作现状，提出做好新时期办公室行政管理工作的建议具有重要的现实意义与价值，以此展开研究，提出恰当的建议，提供参考十分重要。

【关键词】新时期；办公室；行政管理；工作；思考

办公室是直接为领导服务的组织，主要起到上传下达的目的，发挥着重要的作用，可以对单位进行有效地协调，还可以发挥办公室工作的重要作用，因此，做好新时期办公室行政管理工作，提高工作效率与质量十分必要。本文分析了办公室行政管理工作现状，提出了解决措施，希望可以达到抛砖引玉的目的，提高行政管理质量。

一、办公室工作的重要作用

第一，办公室行政管理工作是组织上传下达的关键与核心。从行政管理角度着手，有效开展办公室工作，最为重要的就是完成上下级部门的传达工作，处理好各部门以及领导之间的关系，发挥办公室的重要作用，做好组织工作，贯彻落实上级机关部署的工作与任务，监督检查实施结构，发挥其参谋作用，了解基层情况的需求，听取基层意见建议，并向相关领导提出建设性意见，提出改进措施[1]。

第二，办公室行政管理工作是组织协调的纽带。办公室作为一个综合性办事部门，是保证组织正常运转的桥梁与中介，发挥其纽带作用。通过办公室行政管理工作，可以将工作人员与事物进行合理的，及时的衔接，完成上级下达的工作，保证食物的时效性与重要性，确保办公室工作的周密，快捷，保证工作的顺利实施，提高工作节奏，保证工作效率，提高服务质量。除此之外，还可以为组织与基层服务，及时掌握基层的需求，决策的方向，做好出谋划策工作，为员工服务，发挥办公室工作的纽带作用。

二、办公室行政管理工作现状

现阶段，办公室行政管理工作现状不容乐观，存在较多问题，影响了办公室行政管理效果，不利于管理工作的顺利实施。办公室行政管理工作现状主要体现在以下几个方面。第一，办事效率较低，无法发挥其重要的作用。办公室作为一个全面综合的办事结构，肩负着执行，传达，监督等问题，在起草文书，处理文件，接收信息，传递信息等方面也发挥着重要的作用。但是现阶段，也存在办事效率低下，职能无法发挥等问题，中间传达部门与人员较多，造成了不必要的浪费，影响了办事效率，使办事程序更加复杂，繁琐，浪费了时间，资源，降低了办公室行政工作效率[2]。第二，办公室行政工作人员能力较差。由于办公室行政事务繁琐，复杂，部分工作人员缺乏求真务实的精神。在出现问题后，无法及时解决，在出现意见相左问题时，无法进行客观的对待，会产生敷衍情绪，导致出现问题无法解决，办公室行政人员能力较差等问题，影响工作效果。除此之外，还存在各人能力问题，如工作人员办事马虎，粗心大意，缺乏严谨细致的精神，极易出现问题，影响办公室行政管理效果。第三，办公室工作规划细致，程序繁琐。现阶段，办公室的工作职能规划越来越多，规划越来越细，一件事情，需要好几道程序甚至需要走几个部门，工作内容较为繁琐，在进行信息传达过程中，会出现大量的浪费，影响办公室行政管理质量与效率。总而言之，程序复杂繁琐，工作效率低下，工作能力有限是办公室行政当啊管理工作存在的主要现状问题，影响了办公室行政管理工作质量。

三、做好新时期办公室行政管理工作的建议

（一）提高工作人员的服务意识

新时期，在办公室行政管理工作开展过程中，想要保证办公室行政管理效果，确保工作的顺利实施，需要提高工作人员的服务意识，提高服务效果。提高工作人员的服务意识需要注意以下几点，第一，清楚工作人员的矛盾与问题。为提高工作人员的服务意识，需要清楚工作存在的问题与矛盾，找到问题的关键与重点，保证工作的顺利实施，提高工作人员的服务意识，确保办公室工作的顺利实施，保证工作质量[3]。第二，提升工作人员认真负责的态度，对工作人员而言，想要提高工作质量，提升工作人员的服务意识，就需要激发工作人员的服务热情，通过严谨细致的工作，树立一丝不苟的工作作风，遵循纪律要求，严格控制自己，遵守工作规范，确保工作不会误办、漏办、错办，提高工作人员的服务意识，保证服务效果，提高服务能力。第三，加强思想政治教育，提升工作人员的服务意识。相关工作者需要使工作人员意识到，提高服务意识，开展一站式微笑服务的重要性与必要性，确保服务的针对性与有效性，提高工作人员的工作能力，工作质量。

（二）精简办公部门与机构，提高办事效率

调查研究显示，工作内容繁琐，程序复杂是新，时期办公室行政管理工作效果较差的主要原因，因而，针对性解决措施就是精简办公部门与机构，提高办事效率与质量，通过精简部门机构，不仅可以达到理想的管理效果，提高办事效率，还可以降低工作人员的工作难度，提高服务质量，以免出现时间的浪费。精简办公部门与机构，提高办事效率需要注意以下几点，第一，意识到精简办公部门和机构的必要性，自觉减少中间部门设置，确保命令与精神更快的下达，确保意见与建议快速有效地上传，提高办事效率与质量，确保办公管理工作的顺利实施。第二，需要切实负责本职工作，确保每一环节都操作准确，确保各个机构，各個部门协调一致，积极努力的为领导办事，为员工谋利，为基层人员服务，保证服务效率与质量，提高办事效率。除此之外，通过精简办公部门与机构，还可以实现人员的合理优化与配置，确保物尽其用，人尽其责，实现人力，物力，财力资源的节约，精简办公部门与机构，确保办公工作的顺利实施，提高办事效率，保证办公质量。第三，精简办公部门与机构，将一些不必要的环节，部门进行简化，提高办事效率，对办公部门与机构进行简化，控制，保证办公室行政管理质量[4]。

（三）加强对工作人员的培训

在工作人员培训过程中，加强对工作人员的培训，保证培训质量，提升工作人员的工作能力十分必要，也十分重要，不仅关系到工作效果，还关系到培训工作的顺利实施，因此，加强对工作人员的培训十分重要，直接影响到办公室行政管理效果。加强对工作人员的培训需要注意以下几方面内容，一方面，需要明确培训的内容，培训的目的，培训的手段，争取达到理想的培训效果，保证培训工作的顺利开展。另一方面，需要做好培训工作，加大培训力度。为提高工作人员的工作能力，需要加大培训力度，定期开展培训工作，加强对工作人员的培训，提升工作人员的工作能力，避免出现误办等人为错误，确保培训效果。

四、总结

对新时期办公室行政管理工作进行思考，提出有效地建议，解决办公室行政管理存在的问题，发挥办公室工作的重要的作用具有重要的现实意义。由此可见，有效进行办公室行政管理，提高工作人员的服务意识，加强对工作人员的培训十分必要，可以提高办事效率，提高工作质量，达到理想的办公室行政管理效果，确保工作的顺利实施。

【参考文献】

[1]张祥臻.办公室行政人员的计算机文档管理工作探析[J].办公室业务，2018（08）：11.

[2]许暘.办公室行政精细化管理措施研究[J].经贸实践，2018（08）：275.

[3]刘裴.浅析实施精细化管理，提高医院办公室行政效能[J].人力资源管理，2018（04）：255.

[4]秦晓霞.办公室行政管理工作的“角色”与效率[J].人力资源管理，2018（04）：337-338.