《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

4.金融企业文件材料及其特点

金融企业一般分为银行金融企业和非银行金融企业两大类。1993年以来，我国政府对金融体制进行了深刻的改革，实现了银行的企业化管理。而非银行金融企业是随着金融市场的扩大和复杂化而出现的，种类很多，一般包括信用合作社、信托投资公司、证券公司、保险公司、财务公司、金融投资公司和租赁公司等企业形式。

由于金融企业职能的特殊性质，其业务文件主要体现出以下特点：（1）内容相对专一。虽然金融企业的业务范围较广，但其业务内容基本上围绕着货币和信用这两个环节而相对集中。（2）作用具有多功能性。由于金融企业特别是银行的客户面比较广，与客户的利益密切相关，这种特殊性决定了金融企业文件材料不仅是企业活动及创造信用的记录，同时也是社会各界及自然人经济权益的重要凭证，其作用范围远远超出了金融企业本身。金融企业文件材料的这种多功能性对金融企业文件材料的管理和利用提出了更高的要求。（3）数量增长速度快。银行各种业务及信用创造的职能和长期保存的需要，会使文件数量的增长速度相对较快。

5.流通企业文件材料及其特点

流通企业以行业为标准可以分为商业企业和服务企业；以国籍为标准还可以为内销企业和外贸企业等。

经营管理性文件材料是商业企业文件材料的主体；各种与经营活动相关的管理类文件和财会类文件的形成量和频率较高；由于商业企业的经营活动必须借助于一定的设施和场地开展，特别是经营规模大、数量品种多、进货渠道广、场内结构安排及场内外运输和搬运业务量繁重的大型商业企业，都拥有一定规模的基建和设备文件材料；同时由于商业企业结算业务的规律性特点，其文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。

服务企业一般特指两种类型：一种是生产性服务企业，如信息咨询、科级服务、包装、广告等企业；另一种是生活服务企业，如物业管理、餐饮、旅游等企业。服务企业的文件材料是以经营管理性文件为主体；形成数量相对不是很大；種类相对单一；需要永久保存的文件材料数量不多。

6.邮电通信企业文件材料及其特点

邮电通讯企业的业务范围一般分为邮政和电信两大专业，其生产活动不同于一般的工商企业，多数信息或邮件的传递过程要由两个或两个以上的企业合作才能完成。邮电通讯企业业务文件材料的日生产量较大，但绝大多数的保存期限却不需很长；设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。

7.农业企业文件材料及其特点

农业企业的生产活动受自然条件影响大，生产周期长，具有明显的季节性和地区性。现代农业的发展又呈现出立体化、大农业化和外向型等趋势。立体型农业企业在单位面积利用动植物和微生物的特征及对外界条件的不同要求，通过种植业、养殖业和加工业的有机结合，建立多个物种共栖、资源多级利用的农业生态系统，这些都决定了农业企业文件材料具有综合性的特点。随着全球经济一体化趋势的日益明显，外向型农业企业逐渐增多，这种以国际市场为导向、以出口换汇、促进本国农业经济发展为目标的专业化、社会化的农业生产经营体系，产生了大量经营性文件材料；与此同时，大量市场信息和金融信息等不断地吸纳到农业企业的信息系统中，他们与档案这种内部信息互相结合，成为现代农业企业生存与发展的信息保障，外向型农业企业文件材料又呈现出情报性特点。

总之，行业特点和企业活动性质的不同，决定了不同种类的企业文件材料各有其特殊性，无论是具有共性的还是个性的企业文件材料，只要对现实和长远具有凭证、依据或参考作用，就具有一定的保存价值，企业都应将其列入归档范围，包括文字、图表、声像等各形式的文件材料。各企业应在紧密结合本单位各项职能活动，深入研究文件材料的来源、范围和价值规律的基础上，准确把握本企业文件材料特殊性，参照工业企业文件材料归档范围和保管期限，科学制定本单位文件归档范围和保管期限表，使改归档的材料不遗漏，该长久保存的不断档。

（未完待续）