如何做好新时期档案馆保密工作

黄小册

一、做好新时期档案馆保密工作的必要性和紧迫性

档案馆是国家档案事业的主体，是集中保管党和国家各类档案的基地。档案馆保存了党和国家各级机关、社会组织以及不少民间团体和个人活动的各类历史记录，其秘密包括国家秘密、商业秘密、个人隐私等，涉及国防、外交、边界争议、民族团结、科技经济情报、人身安全、民事外事纠纷、个人声誉权益等。宪法规定：保守国家秘密是每个公民应尽的义务。做好保密工作是档案馆的重要职责，严格保守国家秘密是档案馆工作人员的法定责任；忠实保守商业秘密、个人隐私是档案馆的义务，也是对档案人员的职业和道德要求。保守党和国家秘密，是对党和国家的安全和利益的护；保守商业秘密、个人隐私则是对经济秩序和社会稳定的维护。

目前我国共有各级各类档案馆4000多个，其中县市区档案馆占三分之二。对于做好保密工作方面，在新时期众多的档案馆特别是县市区档案馆面临两方面问题：一方面是大部分县市区档案馆普遍领导重视不够、资金紧张、馆库简陋、专业人员少，保密思想认识不高、教育不到位、制度不健全、落实不力；另一方面是新时期档案大量增加、种类更加丰富、解密划控更加复杂、档案信息化全面开展，使得档案保密工作的环节和范围增加，因此保密安全隐患也在增加。因此，做好档案馆特别是区县档案馆的保密工作具有重要的意义。

二、如何界定档案保密范围

做好档案馆的保密工作，首先要明确档案馆保密工作的对象——需要保密的档案是指哪些。笔者认为没有向社会开放的所有档案，针对不同的人群，都有其保密范围，如案件档案、企业财务数据、个人婚姻、病历档案，单位的领导会议记录都并无密级，但对其他人和单位来说，显然都是需要保密的。所以，档案保密是相对的，对不同的群体，应保密的档案的范围是不同的，不应将保密档案的范围仅仅局限于有密级的档案，应该针对不同的群体，确定档案保密的范围，当然，也不能将档案的保密范围随意扩大，而不正确地限制档案的利用，妨碍档案作用的发挥。另外，档案的秘密性是有时效的，一成不变地看待档案的秘密性，和随意扩大开放利用范围一样都是错误的。因此，档案馆的保密工作不但要做好有密级档案的保密，而且也要做好未开放档案的保密工作。

三、如何做好档案馆档案保密工作

（一）思想重視，教育到位，制度完善

如前所述，保密工作关系党和国家的安全和利益，关系民族团结、社会稳定，关系企业兴衰、个人隐私等，保密工作非常重要，因此，档案馆人员首先思想上要高度重视，要有政治责任感、使命感、要有事业心，要树立强烈的保密意识，认真学习并严格遵守保密法律和规定，学习保密工作的规律与技巧，针对档案工作的各个环节，建立完善有力的保密制度，以制度做保障，堵塞漏洞。在具体操作中要严格遵守制度，谨小慎微，确保万无一失，做到对党和国家负责，对社会和人民恪尽职守。

（二）做好档案管理各环节的保密工作

档案管理过程中的诸个环节构成了档案馆的工作，做好档案管理各个环节的保密工作是做好档案馆保密工作的前提。

1.做好档案整理环节的保密工作。档案整理时档案暴露于开放的环境中，给档案保密造成许多不确定因素，主要体现在四个方面：一是整理场所选择不当容易泄密，档案整理时档案需要全面铺开，文件铺满整理桌面，件件毕现，无关人员来回走动，一览无遗，容易泄密。涉密文件易与非密文件混淆丢失。对此，在档案的整理过程中应该注意档案排放场所的保密管理和对接触档案人员的控制，档案整理应与办公分开，有独立的场所，无关人员不能擅自进入，待整理的档案按立档单位分门别类有序排放，整理好的档案随即入柜上架。二是目前许多单位因人手少或觉得整理档案烦琐辛苦而将档案都委托档案事务公司或档案整理个体户整理。整个单位的整年整批的档案都被档案事务公司或个人带离办公场所，档案的去向和会被哪些人接触不能确定、无法控制，存在泄密甚至丢失的很大可能性。对这种情况，有效的方法是将涉密文件分选出，由本单位人员整理。但这种方法，档案无法统一整理，分类编目存在衔接难等问题。因此，加强对档案事务公司和档案整理人的管理显得重要而紧迫。首先、委托整理档案应该根据有关档案事务公司资质的规定，选择资质强、信誉好的公司整理档案，对个体户要选择可靠的、固定的、信誉好的、有长期整理档案经历的整理人。其次。应对档案事务公司和档案整理人进行保密教育，与之签订保密协议，进行刚性约束。三是在档案整理中区分出的不归档档案，在处理时易发生泄密。许多人习惯认为不需归档的档案就不重要，可以随便乱扔乱放。实际上不归档的档案不一定就不涉密。因此，对不归档档案，要按规定进行销毁，以防泄密。四是整理过程中要注意对密级的著录标识，即在归档文件目录的密级栏目中著录密级，以便于在档案管理的其他环节和信息化建设中对密级文件的识别与管理。

2.档案保管是档案馆做好保密工作的重要环节。如何做好档案保管过程中的保密工作呢？首先档案的保管场所要符合安全规定，配备应有的硬件设施，符合保密要求，如保管场所应与办公区、整理区、阅览区等档案馆其他功能区分开，独立设置，门窗要符合防盗要求，安装防盗网，最好能布装防盗监控自动报警系统。其次保管场所的进出、档案的调阅进出要有健全的制度，并执行有力，禁止无关人员擅自进出保管区，随便翻阅档案。严格管理档案保管场所，是维护档案实体安全的基本保障。

3.利用环节是档案馆保密工作的重点和难点。

档案利用是档案管理各环节中最易出现泄密问题的一环，档案的利用包括查阅、外借、展览、编研出版、发布、引用等，档案利用涉及三个因素，即档案利用者、所利用档案、所利用档案内容的扩散范围。因此，防止档案利用泄密的关键是对这三个因素进行控制。当然，控制档案利用并不是消极地限制档案利用。档案的目的在于利用，在于传递档案信息，而保密的目的是控制信息的传递扩散，这既是一对矛盾，但也是一个统一体。矛盾在于要做到保密就必须控制利用，保密使档案的利用受到限制，而利用则提高了档案泄密的风险。统一之处在于利用和保密的目的都在于正确发挥档案的作用，以有益于国家和人民。

哪些人可利用哪些档案，哪些档案可由哪些人利用？正确的做法是按照国家档案局《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的规定》（国档发[1991]28号），根据档案利用者的性质、身份，分级确定利用者的利用权限，提供不同密级、不同范围的档案，反之亦然，不同密级，不同范围的档案也只能由具有相应权限的利用者才能利用。已开放的档案，根据《档案法》规定，中华人民共和国公民持有效身分证明就可以利用。利用涉密档案，要严格控制利用，利用者要符合《保密法》的规定条件，经过涉密档案单位领导批准才能查阅。对在保密期限内不需要继续保密的，则根据《保密法》第16条规定：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”待解密后方能提供利用。对到期的涉密档案，由原定密级机关、单位及时解密。目前档案馆的涉密文件，不少已到期，但由于存在单位协调、收集统计变更等不少工作量，基本未进行及时解密，对档案的利用造成了一定的影响。对于未开放的档案，只能在各自特定的范围内提供利用，如馆藏案件档案只能由形成案件的司法或纪检监察机关查阅利用；馆藏企业档案，只能由该企业批准或授权，才能提供利用；个人隐私档案如婚姻档案、病历档案只能由本人或受本人委托利用；人事档案只能由组织人事部门查阅利用。哪些档案可在哪些范围内公开？根据《档案法》规定，除了已开放的档案，所有涉密档案和限制利用的档案不能以展覽、公布、出版发行等形式向全社会公开。限制利用的非密档案如果要公开，必须征得原档案形成单位和当事人的允许。

档案利用具体操作时，还应注意做好以下保密工作：一是做好传统案卷档案的提供利用工作。传统的文件整理按卷进行整理，按件整理近几年才开始推广，因此，目前档案馆保存的档案绝大部分是以卷为单位整理保管的，在提供案卷档案利用时，易将同卷中其他涉密档案内容泄露，因此，提供含涉密文件的整卷档案供利用者查阅时，应将与所查档案无关的涉密文件采取密封等措施防止泄密。对各立档单位新形成的文件提倡采用新的以件为单位的整理方法进行整理，这样才能从根本上解决涉密档案与非密档案的文件之间存在的混卷问题，防止文件混卷在档案提供利用中造成档案机密扩散。二是在档案利用过程中做好对利用者和档案的监督管理。在提供档案利用时，根据不同的利用对象和利用目的，有针对地对利用者进行监督管理，防止撕页或涂改档案。最好在阅览室安装摄像监视器。对一些不爱护档案的利用者，及时提醒。档案借阅归还后，即时仔细检查归还的档案，以便及时发现问题进行处理，挽回损失，保证安全。三是加强档案馆的业务建设，提高档案检索和调卷的准确率，尽量减少将无关的案卷让利用者翻阅，造成利用者误阅而增加档案泄密的几率。

（三）做好档案信息化建设中的档案保密工作

目前档案信息化工作在许多地方已经启动，作为一项新的工作，还有许多问题值得我们讨论和思考，但档案信息化首先要保证档案数据安全和保密安全。主要措施有：

1.将保密纳入信息化建设的设计规划中，制定保密方案。在信息化开始之前就将档案的保密考虑详尽，避免走回头路，浪费人力财力和时间。

2.要注意选择档案信息化硬件设施。硬件设施的安全性是能难以在短时间内发现的，它可能在未来不可预期的某个时候出现。有个事例可以说明不应轻视对硬件的选择。我国目前个人和普通单位的办公电脑的CPU都是西方国家研发生产的，其保密安全性不能被完全信赖。为了确保安全，我国最敏感最保密的部门和工作，一般都采用国产CPU的计算机，不直接采用这些非国产的CPU电脑。因此，选择硬件设施要选择资质强、信誉好，有权威部门认证的大厂家的产品，以防设计和品质上的有意无意的缺陷造成安全隐患。

3.要注意选择档案系统软件。目前各类档案系统管理软件不少，表面上似乎都功能齐全，但要深入了解，仔细检查，真正安全实用的不多。选择档案系统软件要选择经过国家保密部门或信息产业部门保密资质认定，符合档案行业规范和标准的软件。在设计上必须符合保密要求，有足够的安全措施，如防入侵、防破坏、防篡改，防数据丢失，防灾恢复、备份等措施。四是做好电子文件的保密工作。电子档案易复制、易传播、易修改，有效性难以确认和维护。做好档案馆电子文件的保密管理主要要做好两点，不在非保密网上收发涉密文件，不复制、转发涉密文件。目前档案馆电子文件数量并不多，大部分的电子文件是由文书人员收发产生，尚未进馆，因此电子文件的保密管理重点要前移到档案室，前移到文书人员，对文书人员进行定期保密和档案教育，规范管理。

4.在与软件开发商的合作和与数字化中介服务组织的合作中发挥主导作用。在档案实体数字化外包中，为了确保档案信息安全，档案馆要“通过事前明确项目合作的相关义务和权利，事中第三方检测机构介入，事后强化档案信息的有效性、完整性和可持续性”等措施，加强对项目的管理，警惕相关工作被企业所把持。这就需要坚持档案局的主导作用。一是明确合作。在签署档案信息系统的开发合作协议时，就事先明确项目实施需要达到的效果以及成果的交接等核心事项，把向业主移交合格的应用软件以及相对应的源代码纳入项目合作协议。二是加强监督。档案局馆主动引入第三方检测机构对应用软件是否达到委托要求、源代码是否与软件对应等进行检测，通过全程监督后将检测结果作为项目验收的依据。三是加强管理。原始电子档案管理的重要性是不言而喻的，可通过多重及异地备份，加强对电子档案的管理。

5.做好档案信息网络安全设置和管理。对未公开的档案，其电子目录和原文所在电脑必须与互联网进行物理隔离。其所采用的网络，要采用与互联网物理隔离的专用内部网络，对进入专用内部网的人进行权限管理，不同权限的人只能查阅相应权限的档案。

6.做好档案实体数字化过程各环节的保密工作。档案工作，安全第一。在档案实体数字化中海沧区档案局馆主要采取了以下安全措施：①落实数据安全管理制度，确保数字化数据信息的安全。封堵电脑信息输出接口，加强对扫描人员监控管理，禁止携带拷贝介质与手机入场，档案数据及时备份，杜绝数据损毁和泄密情况。扫描、著录、检查、案卷复原等，工作分区合理有序，工作规程和要求上墙。操作人员熟练认真，全部戴手套穿工作服，灭火器和监控探头等设施装备齐全。②做好档案的交接登记和监控记录，记录每一卷档案的流转轨迹、使每一卷档案在每一个环节中都有迹可查，确保档案实体的安全。严格执行档案出入库登记制度，确保出库档案数字化完毕后的齐全完整入库归位。③对已破损的档案重新修补装订，对已损坏的档案盒及时更换，重新填写封面和脊背。④数字化成果上网及共享利用应严格按规定审批。许多经过数字化的档案，缺乏细致认真的鉴定，上网共享会带来一些问题，所以在建设数字档案馆的同时，要从物理安全、信息资源安全和安全保密管理几方面着手，做好数据迁移、备份、恢复；计算机病毒防治；身份鉴别；访问控制；信息加密；信息完整性校验等多方面工作，把好安全问题的关。

（作者单位 ： 厦门市第二医院）