如何加强档案管理工作之见解

胡芝香 济宁市公路管理局汶上公路局

一、档案管理工作创新的意义

（一）档案管理的创新是为了满足中国社会发展的需要

在当前社会系统的快速发展中，大量事物的定期更新频率也在不断下降。为了应对当前日益复杂的社会环境和经济，组织机构本身应该做好所有重要任务，并以此为前提，对组织进行改善和发展，实现与社会共同进步的目的。从以上现象可以清楚地发现，档案管理工作本身不能离开创新。只有采取科学合理的创新措施，才能在不断发展的过程中满足组织的需要。

（二）档案管理工作创新是促使组织机构实现可持续发展的保证

传统的档案管理基于借助工作人员的经验和习惯。在招募这个职位时，主要是以经验为主要选择标准。这种档案管理模式在科学和专业方面严重缺失。其缺点可归纳如下：第一，档案管理人员的更新和流动严重制约，使其无法适应现代社会环境的发展。其次，大多数档案管理是书面资料，数据和信息，因此信息的可信度和有效性不高。综合以上两点，我们可以看到创新在档案管理中的作用：首先，档案管理工作创新有助于实现组织的内部信息资源;第二，档案管理工作的创新有助于管理水平的提高。因此，它还为所有决策和管理流程提供更准确，专业和直观的信息。第三，档案管理工作的创新有效地实现了组织机构的健康持续发展。

（三）档案管理工作的创新是提高档案管理水平的主要手段

在我国，档案管理中最常见的问题之一是档案管理主要局限于一些书面材料，数据和信息的一般分类和存储。如果需要档案信息，则只能以相对被动的方式使用。这极大地削弱了“档案的价值”。此外，现代社会的信息化程度有所提高，计算机得到了广泛的应用和使用。不同版本，不同性质和不同形式的资料档案出现，导致传统的档案管理处于困境，无法满足现实社会的需求。因此，只有档案管理方法和管理手段的创新，以及被动查询为主动提供，才能体现档案的真实价值，提高档案管理水平。

二、档案管理工作的现状

近年来，随着信息化的发展，档案管理工作遇到了前所未有的挑战，主要集中在以下几个方面：

（一）档案管理制度不健全

在基层，已经制定了一些档案管理制度，但从目前的档案管理情况来看，仍然存在档案管理制度不完善的现象。首先，档案收集制度并不完善，这使得档案缺乏完整的记录并失去部分使用价值。其次，由于保管制度和基础设施不完善，经常会发生文件损坏和文件丢失。三，档案利用制度不完善，导致部分档案无法发挥应有的价值。这些都极大地影响了档案的研究和利用。

（二）信息化水平低

随着使用计算机和网络技术档案的载体有了很大的变化，从原来的单一纸质载体到纸张和电子等多种载体的共存。许多单位的信息化水平仍然很低。没有引入高级档案管理软件，档案的检索仍然主要依赖于手工工作。另外，电子档案的利用率极低，严重制约了档案工作的发展。

（三）档案管理人员素质不高

首先，缺乏专业的档案管理人才。许多档案管理人员在单位都是兼职工作人员，缺乏档案管理方面的专业知识。其次，他们对档案工作的重要性了解不够。他们只将档案工作视为附属工作。缺乏热情和主动性;第三，计算机应用水平不高，实际操作能力低，不能满足现代档案管理的要求。

三、档案管理工作创新的主要手段

（一）档案管理工作观念的创新

概念创新一直被视为实现管理创新的重要前提。事实上，概念创新实际上直接在整个管理创新过程中实施，它的存在和水平是确保管理创新成功的关键。要有效地实现管理创新的目的，必须坚持现代管理理念，特别是档案管理的网络化，社会化和知识化。从开始到结束，创新和知识必须是档案管理工作的最终管理目标。因此，我们逐步摆脱旧的思想观念，从内部推动档案管理的创新。

（二）档案管理工作的信息化重组

现代社会是一个信息化发展不断深化的社会。档案管理的技术逐渐与传统的纸质载体和物质载体分离。多媒体技术，磁盘和光盘的更多应用不仅是书面档案材料。因此，在档案管理工作的创新和发展过程中，有必要加大对该领域的投入，只有这样才能有效地完成档案管理工作，例如信息传输，存储和分类。在改进档案管理信息管理的过程中，一方面要不断研究扫描技术，操作计算机控制系统，存储技术，等等;在另一方面，我们需要创建一个可以承载大量信息和资料库作为整个档案管理工作的核心。通过这种方式，可以提供更多方法来查询档案用户的档案信息，实现高效和人性化的档案管理服务的目标，并提高档案的价值。

（三）管理人员能力、素养的不断提升

要实现档案管理的创新发展，必须以岗位人员的业务运作为基础，必须加强管理人员的培训，以达到管理人员的管理水平和专业素质的提高。在相关的学习过程中，档案管理操作技能的新概念和基本知识的教学是必要的，讲座，评估和实践的专业管理将帮助档案管理人员掌握多媒体技术，计算机技术和网络信息技术等其他技能。对于组织机构的领导者来说，有必要改善工作环境和管理者的薪酬，以便招聘具有现代技术的人才，使档案管理事业可持续发展。

结束语：总之，为了做好当今社会的档案创新和发展，有必要改变档案管理制度和措施的概念及其措施。同时，档案管理机构的领导者也应该深刻理解在当今社会中，档案管理工作所起的重要作用已经引起了对档案管理的足够重视。档案管理与现代人才发展体系的结合将使档案管理行业走上可持续发展的道路。