基于ERP系统环境的企业内部控制初探

2018-07-13许广锐

时代金融 2018年36期

许广锐

（沈阳信雅财务咨询服务有限公司，辽宁沈阳 110000）

一、ERP系统对于提升企业内部控制的意义

（一）ERP系统应用于企业内部控制，直接引发了管理技术的变革

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称。上世纪90年代，兴起于美国。其时美国一家公司根据计算机信息、IT技术发展和企业供应链管理的需求，及预测未来信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生的变革，提出此概念。因此,ERP系统首先是个软件,但其应用于企业管理,又是管理工具，是IT技术与管理思想的融合体。实践中将ERP应用于企业内部控制管理,将企业内部控制全面整合嵌入ERP信息系统，使企业内部控制资源整合、一体、实时共享，数据同步前所未有，各机构人员同一精简、轻装上阵，精良前行，亦不失磅礴深刻。内部控制高效运行，成本效益权衡精妙齐现，内部控制质量全面提升，企业内部控制管理迎来了崭新的信息技术时代的蜕变和飞跃。

（二）ERP系统对企业内部控制数据共享、高效运行有一个大幅度的提升

ERP系统是一个庞大的企业信息管理系统,其拥有物资资源管理(物流)、财务资源管理（财流）、人力资源管理（人流）、信息资源管理（信息流），覆盖了企业内部控制管理的各个部门、人员的信息,囊括了流程、分析、控制、预算风险、处理、办结，绩效、评价的诸多功能模块，满足了内部控制的各项需求。这种资源整合虽然是ERP系统的一大杰作，而更重要的是通过ERP系统对这些资源的信息化整合，使管理不再是单一垂直式的滞缓前行，而是多元扁平式的高效运转，实现了企业整体运行信息在同一时间、空间的及时反馈汇集，即实时共享，使企业的运行效率达到前所未有的高度，企业内部控制管理效率发生了翻天覆地的变化。企业内部控制这一实时动态管理焕然一新,促进全面提升企业内部控制质量，进而提高了企业整体运行效率。

（三）ERP系统使现代企业内部控制发挥综合效能提供了强大的施展空间

ERP系统是企业内部控制纵横一体化的枢纽。RP系统基于计算机信息IT技术与企业管理思想融合，信息化的内部控制，极大地精简了重叠部门和人员设置，简化了机构雍肿，降低了人力成本，并且内部控制时间空间的高度同一，又极大地压缩了运营成本，使总的内部控制管理成本大幅度降低。同时，伴随ERP系统投入的信息化内部控制管理，某种程度激发了员工潜在的创新意识，起到了有效的激励作用，为企业带来隐形经济利益，从而为企业提高综合绩效挣得了时间、空间的市场份额，使成本效益原则大放异彩。因此，ERP系统运用于企业内部控制，压缩了企业运营成本，并最终降低企业的综合经营成本，全面提升企业价值。

二、ERP系统环境下企业内部控制存在的问题

（一）重视程度不够

管理层认识高度不够，导致ERP构建与相关部门、人员协同方面，力难齐发，致使管理资源应用不充分。这是ERP系统上马的一个评价因素。基于ERP系统对于企业内部控制管理的诸多成功实践和企业示范，对于ERP系统为企业带来迸发式的管理效能和变革，已勿庸置疑。但限于管理层对此无知和关注程度不够,也就难晓其利，致使ERP系统已经构建，而部门、人员未能与之匹配精良，亦使ERP系统运营差强人意、不伦不类、怀才不遇，未能其利尽现。终使ERP系统构建与企业内部控制的契合度薄弱，导致管理资源的应用不充分。

（二）ERP系统人才资源匮乏

ERP观念诞生于20世纪40年代,其时是为解决库存控制问题,60年代计算机信息系统应用于ERP,但作为ERP系统与管理思想的融合应用于市场化实战,是在90年代,兴起于美国.我国ERP系统应用,与此时间接近,即20世纪末。ERP系统走入中国至今也只有仅仅将近30年。ERP系统环境下的企业内部控制是企业ERP系统应用的功能体现。而企业在这种大型ERP系统构建上，经验不足、人才不足、投入资源不足。何谓ERP人才？目前来看，过往倍受推崇的单一、高精尖人才，已满足不了现代市场经济与之相适应的企业ERP系统的人才需求，而更多强调的是跨专业的复合型人才，即IT技术和管理思想相结合的人才，ERP是软件，IT技术要精通是第一位的，同时管理方面即使不精通，也要具备管理概念、流程、制度的理论基础，这样企业在组织构建ERP系统上，才能有的放矢，游刃有余。投入资源方面,要有大型计算机、服务器等硬件系统和ERP软件。目前来看，技术人才和资源，企业在两者投入力度上有待提高。这里有硬件系统投入成本高昂的考虑，也有其专业技术性要求须匹配的技术人才的考虑，致使企业不敢冒然投入，或即使投入，也似蜻蜓点水，浅尝则止，不能加大投入力度。

(三)ERP系统下企业内部控制及灾备不健全

ERP系统环境下企业内部控制体现在ERP系统应用的方方面面。ERP系统的物流模块、资金流模块、财务核算模块、人力资源模块，信息流模块，都是内部控制的主要对象。在企业管理整体纳入ERP系统环境下内部控制不健全表现在，第一，授权审批设置互相监督、牵制功能不健全。第二，内部控制成本高估，而强化效率优先逾越内部控制。第三，内部控制在ERP系统环境下的制度建设不健全、监督评价机制缺失。灾备也是内部控制的自身需要。尤其在ERP系统环境下，资料的物理备份疏漏，电子备份单一。

三、完善ERP系统环境下企业内部控制的建议

（一）提请管理层高度重视

大型企业包括上市公司的管理层，大多注重公司中长期战略发展、价值增长，或产品线分布。对公司的管理分支，或是具体的实施项目可能知之不多，这亦无可厚非。而ERP系统作为企业现代信息技术与管理思想融合的管理工具，对公司内部控制、价值提升、管理变革的影响，已有目共睹。管理层本着尽责义务应知晓ERP系统的概况和对公司内部控制影响的重要程度，并建立ERP系统建设、实施、运行的相关制度安排，并严格执行下去，让企业管理资源优化充分利用。甚或，由管理层会同各部门、人员，开展不定期的针对ERP系统的研讨会，以灵动、应需的方式，将ERP系统的长期建设融入管理层的日常活动，既使ERP系统的内部控制得以实现和关注，又解决管理层时间安排问题。

（二）引进IT信息技术与管理兼具的复合型人才

三国时期的刘备没有诸葛亮，难成鼎足之势，西汉时期的刘邦没有张良，也难成一统天下之大任。可见人才之可贵。目前众多公司把引进人才视为公司发展的重要战略。这一明智之举，是现代公司管理中，人的伟大、机器时代人文科技的胜利。ERP系统的建设，引进TI技术和管理学兼具的复合型人才，对企业ERP的实施、运行至关重要。同时，有实力的大型连锁集团公司，也可选择自主研发ERP系统。自主研发的优势，是对公司情况熟悉，开发设计上与公司管理契合度极高，对后期实施、运行带来极大顺畅。ERP系统建设的人才吸收，强有力的支撑了企业内部控制的发挥，使企业内部控制效率明显提升，内部控制质量的提升如虎添翼。

（三）健全企业内部控制制度，加强企业内部控制监督评价体系建设

针对企业内部控制遗漏,在ERP系统的建设伊始,应就公司整体管理情况进行全方位考察记录在案,在ERP系统的初始建立上,按照公司管理通盘考虑,力争做到丝丝入扣,环环相连,几近添衣无缝,为企业内部控制管理打下坚实的基础。第一，健全ERP系统建设的流程设置、岗位、人员设置。争取做到授权审批的监督功能不重复不缺失，考虑不相容岗位设置的化解，体现监督牵制作用。第二，内部控制成本应准确核算，与效益权衡取其轻。而不是盲目的一味追求一端，体现成本效益原则，效率先行要合理，不能盲目求快。第三，建立健全ERP系统环境下内部控制制度。ERP系统下内部控制是个实时动态变化的管理过程，因此视ERP运行情况的变化，更新内部控制度，给企业提出了新的管理需求。同时建立健全内部控制度的后续监察评价体系，亦显得尤为重要。在ERP系统环境下的内部控制，虽处在不断变化运行之中，但亦忌朝令夕改，短期内不做改动，但随着公司具体经营情况的变化，又不得不调整使ERP系统与管理动态更同一，才能达到优化充分利用资源的目的。而公司经营情况变化，主要靠内部控制的监督评价体系发现和获得，发现内部控制制度在ERP系统运行下的失效部分和状态，及时调整内控制度。灾备，在ERP信息系统环境下，信息系统一旦突遇病毒或黑客入侵，电子信息资料缺失不可避免，物理资料备份就显得弥足珍贵了。电子备份由计算机系统按日定时备份，略显单一，增加网络异地存储，可提高资料安全备份的保险系数。