浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

郑莉

摘 要：随着中国城市建设的不断发展，工程建设的规模增加迅猛，建筑行业已经成为经济建设的重要组成部分，建设工程档案涉及到建设项目的整个建设环节，是保证工程质量的重要手段，因此应加强建筑工程档案管理法律的建设，完善相关法律法规和国家标准，为工程档案管理工作提供法律依据和技术指导。建设单位应调动和发挥档案管理人员的积极性，做好档案管理工作，保证建筑工程档案的完整科学，促进建筑工程质量的提高。

关键词：建筑工程；档案管理；问题；对策

1 工程档案管理在建筑工程质量中的作用

1.1 建筑工程的质量控制离不开档案管理

建筑工程的质量控制可分为：施工准备控制、施工过程控制、竣工验收控制等，在这些控制过程中，每一环节都与工程的档案管理密切相关。在施工准备阶段，工程项目已经产生了大量的技术和工程文件，包括项目的设计、预算、调查、招标文件等；在建设项目正式启动后，有大量的文献资料涉及到工程项目，如工程的各种施工工艺文件；钢筋、水泥和砖等原材料是工程建设非常重要的基础材料，在投入使用前都应经过仔细的检查，这些原材料的检测报告，需要妥善保存；工程验收也离不开工程档案，建筑工程验收部门对工程档案的检查是工程验收的一个重要环节，对工程档案严格进行检查，是保证建筑工程质量的重要手段。

1.2 工程档案是反映建设项目质量的重要依据

建设工程质量应符合国家法律法规、技术标准和有关规定，满足业主的需要，包括建设项目的安全性、实用性、可靠性、经济性和耐久性。施工单位必须严格要求工程建设项目，保证工程质量。此外，建筑工程质量需要对建筑档案进行详细的数据分析，包括施工工序、建筑材料、施工进度等，以便得到相应的质量检验报告。建设项目在施工过程中涉及到若干个环节和步骤，这个环节的质量将被下一个环节的工作所隐藏，只能依靠工程档案保存的资料来了解建设项目的质量。因此，工程档案是否完善是评价工程质量的重要依据。

2 档案管理工作现状

2.1 档案管理人员素质不高

管理人员对档案管理工作关注不高主要表现在两个方面：一是档案管理人员缺乏主动性，不是主动收集，而是被动等待选择：二是档案管理员只对档案进行简单保存，可以使用就行，没有进行编目，使档案管理越来越混乱，档案管理应该采用科学的管理方法，没有一定的专业技术理论知识，难以处理档案管理，加上一些单位，领导不重视档案管理，频繁更换档案管理人员，导致档案管理混乱现象一再发生。

2.2 档案管理不规范

一是归档格式不统一，排列混乱，影响档案存档工作的档案，如档案封面和书写档案内的包装，无统一规格。二是在整理过程中，有很多链接不符合档案的要求，如分类杂乱，组合不合理的，申报期不准确，档案起草不当等。三是档案不规范，档案管理员认为，只要完成档案收集任务即可，不组织，不整理，导致一组档案管理混乱，想找到一个有价值的档案信息难上加难。因此，档案管理不规范将直接影响使用该档案的价值。

3 新形势下如何做好工程建设档案管理工作

3.1 转变理念，加强组织领导

第一，在新形势发展背景下，工程建设领导人员应当正确意识到档案管理是工程建设管理的重要内容，其在很大程度上影响着工程建设质量，所以必须要对该项工作予以充分重视，在工程建设重要议事日程中纳入档案管理工作，并将档案管理和其他工作一同部署，形成齐抓共管的良好局面。第二，应当加大宣传档案管理的工作力度，充分利用視频、网络以及宣传栏等途径来进行档案管理的宣传，并且组织工程建设工作人员学习《档案法》和相关典型案例，让员工都能够正确认识到档案的应用价值，并提高其档案意识。除此之外，还可以运用宣传方式和各种舆论媒介将国家颁布的档案工作相关的政策、方针以及法律法规等向员工进行宣传，并且也向其宣传工程建设的档案管理制度，建设一个良好的档案宣传氛围，让工作人员都能够对档案管理予以重视，让其能够主动配合档案管理工作的开展，将需要归档的资料及时上交。

3.2 完善制度，规范档案管理

完善的档案管理制度是确保工程建设档案管理工作高效运行的重要前提。第一，应当结合工程建设档案管理情况，对现有档案管理制度进行积极改进，并对档案借阅、归档以及保管等工作进行规范，并对相关档案岗位职责进行明确，防止相互推诿情况出现。第二，对档案管理绩效考核体制进行完善，将档案管理业绩与工作人员薪资待遇相挂钩，将干部任免和人事聘用制度挂钩，以不断规范化档案管理工作。第三，加强监管工程建设档案管理的工作力度，采取不定期和定期检查的方法，在第一时间内发现档案工作中所存在的问题，并予以解决，以提高档案管理质量。

3.3 积极创新，转变服务理念

我国大多数工程单位沿用重藏轻用、被动服务的传统模式。通常很少会将心思放在工程建设档案信息的开发以及利用率的提高上。在新形势下，工程建设档案管理工作人员应当要树立起主动服务的理念，并积极参与到工程建设的生产与经验过程中，全面掌握工程建设档案利用的需求，从而有针对性地对档案服务的内容、形式以及范围进行策划与设计，并有计划地开发、转化以及加工电子文件信息资源，将档案制作成信息产品来为用户提供服务。第二，在确定信息服务方法时，不但要将用户利用信息的需求考虑在内，建设一个信息利用平台，而且还要有效调整需求，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，运用现代化技术来把专题信息制作成光盘，形成信息产品，为工程建设领导和业务部门提供信息服务。第三，提供跨时间、空间的服务，让用户能够远程完成档案操作。

3.4 增加资金投入，完善档案设施

要想确保档案管理工作的高效开展，完善的档案设施是关键，并且这会在很大程度上影响工程建设档案资源的利用和档案的安全保管。所以在新形势下，应当要增加对档案管理的资金投入，设置专项费用，以有效完善工程建设档案管理的设施，确保档案管理工作的高效进行。第一，结合《档案法》规定，设置单独的库房来作为档案库房，且尽可能避免在办公楼底层设置档案库房，防止档案被偷盗。第二，需做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作，以确保档案资料的完整性。所以工程建设要配备有防盗门、吸尘器、红外线报警器、灭菌机、专门的库房恒温恒湿设备等。此外，还需要配备打印机、计算机、扫描仪等现代化管理设备，逐步提升工程建设单位档案信息化管理水平。

3.5 提高档案管理人员素质与能力

首先对工作人员的素养及能力状况进行评估，为专职的档案管理人员进行素质提升和专业知识的培训，更重要的是要培训工作人员关联档案管理方面的法律法规、合同以及保密等相关内容。系统的培训所有的管理人员熟练掌握档案管理工作的流程、内容，提高对先进办公转件的使用能力。

4 结束语

工程建设单位档案主要指的是工程建设生产、运营以及管理等活动中形成的各类具有保存价值资料的总和，其对于工程建设管理有着极为重要的意义。然而在市场经济时代的档案管理模式已难以满足新形势发展的需求，所以工程建设单位必须要采取有效的档案管理方法来不断提高档案管理水平，提升工程建设质量。

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