试论档案管理系统的设计与实现

况婷　叶擎

摘 要：当代社会人员流动频繁，导致档案调动也更加频繁，传统档案管理系统已经不能满足工作要求。基于对档案管理系统的核心要求和人们雪球的分析，本文提出了一种档案管理系统的设计流程和设计过程中具体要求，并根据这种设计流程实现了档案管理系统的建设，为档案管理系统的信息化建设提出指导性建议。

关键词：档案管理系统；信息化；数据库

档案管理系统的信息化建设能够充分提高档案收录、调用效率，信息化建设已经成为档案馆以及各种档案管理机构提高工作效率的重要手段，并且在未来的发展进程中，这种信息化建设将会逐渐取代各类纸质档案，不但能够大幅降低档案储存的空间需求，更能很好的实现数据共享等功能。

1 档案管理系统的设计

1.1 确定档案管理系统需求

不同种类的档案代表的内核也完全不同，所以在进行档案管理系统设计时，需要研究清楚档案管理系统的需求和功能，通常档案系统的功能确定要参考以下两个因素：（1）客户要求。通常用户在系统设计前会告知需要管理的档案种类，并提出具体要求，通常情况下，客户要对档案管理的保密级别进行确定，从而进行相关防火墙和密码系统设计。（2）档案本身因素。不同种类的档案调用频率不同，所以管理系统的设计人员需要对档案本身有足够了解，针对不同的调用频率进行不同的系统设计。

1.2 设计档案管理系统框架

系统框架要根据系统需要满足的要求进行设计，例如对于居民医疗档案，就可以采用“三轴式”框架，这种框架中的一条轴代表居民寿命，在这条轴上进行节点划分，代表居民的健康问题，在节点上方标注具体的治疗方式，实现医疗档案的记录[1]。而对于税收档案管理系统的建立，只需在纳税时间上标注纳税金额即可，相对来说较为简单。合适的框架建立能够节约设计时间，并让程序编写过程变得相对容易，但是框架建设需要在对系统有充分了解的情况下进行，防止功能缺失。

1.3 数据库设计

数据库通常意义上是软件数据储存系统，所以数据库建立要根据不同的系统要求进行选用。由于当今的档案管理系统需要能够满足很多要求，除了能够由各类档案管理机构进行调用，普通人也要能够对自己的档案进行有条件查阅，这就需要数据库中的档案和不同操作指令有一一对应的关系，所以档案管理系统的数据库采用实体主导型设计[2]。在档案管理工作今后的发展过程中，电子储存系统将会储存越来越多的档案，所以数据库需要有很大容量，并能够充分保证其运行过程中的稳定性。

1.4 各模块详细分析

档案管理系统涉及数据库、用户界面、操作系统以及各项硬件设施，在进行档案管理系统设计时，需要对这些模块进行充分考虑。例如，硬件设施设计过程中，信息化建设需要充分考虑硬盘的存储能力，这就要求对现有档案的数据总量和这类档案未来的数量增减数量有清醒认识。除此之外，档案管理系统还涉及档案的数据传输，这就要对线缆对数据的传输能力进行考虑，参考这些因素进行档案管理系统的设计，能够在很大程度上节省系统建设资金，充分降低成本。

2 档案管理系统的实现

2.1 按设计要求编写程序

要进行档案管理系统的建立，整个过程核心就是对程序进行编写，程序编写需要满足以下几个要求：（1）正确性。在各类档案管理机构中，编程人员的数量相对偏少，所以在进行档案管理系统设计时，程序不出现错误就是最基本的要求，正确的程序编写能够让系统在投入运行时降低故障率，减小工作负担。（2）简洁性。由于档案管理工作的特殊性，当档案管理系统投入运行时，除了要保证低故障率外，还要能在系统出现故障时立即排除，这就要求代码的规范性和简洁性，能够让工作人员快速找到bug位置，对系统进行修复。（3）相关程序代码编写。在档案管理系统的设计和建设过程中，需要充分考虑整个系统的安全性，对于保密要求高的系统，不能采用各类杀毒软件进行安全防护，需要通过程序编写来建设安全系统，所以要根据不同的保密级别设计防火墙。

2.2 硬件选取

硬件选取需要满足以下要求：（1）安全性。档案管理系统中档案需要保存在各种硬盘中，但是很多硬盘自身带有程序，会对档案录入和保存产生一定影响。这就要求在进行系统硬件架设前，对各类硬盘进行检测，防止硬盘内部程序危害档案管理。同时还要对各类支撑结构进行强度监测，防止在系统运行过程中发生倒塌等事故，损坏设备导致档案丢失。（2）稳定性。硬件会在很大程度上制约软件的运行和使用，尤其是硬件的稳定性将直接决定系统能不能够正常使用，所以需要在整个系统正式建设前，对各类设备进行长期检测，观察其能否滿足使用要求。（3）经济性。对硬盘和各类线缆来说，其工作性能会极大影响价格，为了满足系统建设过程中的经济性要求，需要对各种电子设备进行选取，该过程需要参考使用需求来进行硬件选取，在保证系统能够正常工作的基础上实现经济性。

2.3 档案管理系统架设

档案管理系统架设涉及两个方面，一是软件部分架设，就目前而言，在进行软件设计时，软件建设人员会根据档案管理机构的电脑操作系统进行软件设计和编程，进行系统架设时，将软件部分导入电脑即可进行相应操作。二是对硬件部分进行架设，主要涉及三个方面：（1）服务器和硬盘架设。在档案管理机构选取了合适的硬盘和服务器后，需要将电子档案导入到硬盘中进行存储，在该过程中，不能让档案缺失。（2）线缆架设。在该过程中，除了要保证各类线缆与不同设备的正确连接，还要保证线缆架设的合理性，对不同种类的线缆采用不同的固定方式和固定位置，方便从业人员进行检修。（3）支撑设施架设。该过程需要保证各类设施的稳定性，消除支撑设施对系统带来的影响。

2.4 系统调试

在完成档案管理系统的架设过程后，需要对系统进行调试，由于调试目的是为了发现系统存在的不足和可能出现的问题，在调试过程中不能采用正式档案进行验证，需要建立大量与档案格式相同的文件，将其导入到档案管理系统中。调试过程涉及硬件和软件两个方面，对软件系统而言，需要测试档案录入和调用速度，以及满负荷状态下的系统响应速度，其中最需要测试的是软件的故障率，对软件系统中存在的bug进行消除。硬件的调试主要是系统的容量，并要测试满负荷工作状态下线缆以及主要设备的发热量，防止出现重大安全事故。

2.5 配套设施选取架设

在进行档案管理系统的建设过程中，还要针对可能出现的事故设计相关安保措施，其中最重要的就是消防系统，以及人员监控系统，这两个系统可以采用通信工程和电子信息工程进行设计，采用单片机将这两个系统进行整合，实现人机交互，发生事故的第一时间处理问题，该系统要将监测设备与保护设施进行连接，保证系统完成事故的预处理。

3 结语

综上所述，档案管理系统与信息化技术具有很高的契合度，档案管理系统的信息化建设成为了未来的发展趋势。系统的设计主要涉及系统需求确定、系统框架设计等方面，而档案管理系统的实现，需要从硬件和软件两方面进行建设，满足档案管理系统的工作要求。

参考文献

[1]吴开兴，陈旭，翟自勇.居民健康档案管理系统的设计与实现[J].计算机应用与软件，2013，30（04）：214-2

[2]王道乾，文俊浩.数据库系统设计中的面向对象技术研究[J].计算机工程与设计，2007（14）：3539-3541.