档案管理现代化问题的思考

朱亚兰

摘 要：档案管理现代化是时代的必然。本文说明了档案管理数字化是科学的思想、新技术手段与方法的结合。我们要运用数字化技术手段，运用科学管理方法，对档案进行有效的管理，获得最佳的工作效率，经济效益、社会效益。运用现代化技术手段，运用现代科学管理，提高档案管理效率和质量，提高档案管理现代化水平。

关键词：档案管理 现代化 新技术 共享

一、档案管理现代化是适应时代发展的趋势

档案管理数字化就是用科学的思想、新技术方法与手段对档案工作进行有效的管理，并获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。着重运用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，逐步实现档案资料信息资源共享。

作为社会信息产业的重要组成部分，各档案部门必须采取现代化管理技术和手段在档案数字化、网络化、智能化方面满足社会各界对档案工作的需求，为当今的信息时代服务。目前，在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题，突出的有档案数量和信息量的剧增；新型信息介质和记录方式的出现；档案信息安全，以及适应档案的社会需求性变化。这些问题强烈地冲击着传统的管理手段和方法。其原因是传统方法提供的管理能力和效率低下，已适应不了档案数量剧增和利用档案数量范围的迅猛扩大的需求。在这种情况下，档案管理现代化的发展趋势将不可阻挡。

二、档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求

档案管理现代化关系到档案工作的方方面面，涉及到档案材料的收集、整理、数字化及保管、现代化库房的建设、档案保护技术、缩微技术、多媒体技术、光盘存储技术等等。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以创造经济效益和社会效益。建立数字化档案，对于建设有中国特色的社会主义事业具有重要的学术意义。

三、档案管理现代化有利于档案事业的可持续发展

档案事业的可持续发展是人类发展的组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类可持续发展本身。随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。量大质次的档案收藏给档案库房保管造成的压力等问题，都是制约档案事业继续发展的瓶颈。因此，如果不应用现代科学技术和手段，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，借鉴国内外同行的模式和经验，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

四、档案管理现代化有利于提高档案工作的整体水平

1.提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等新技术的应用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提供有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。

2.提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。这些业务代替手工操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。

3.提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和最主要的方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。運用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率，使档案工作更好地适应社会的发展。

五、档案现代化管理中存在的问题及对策

（一）贯彻实用原则问题

实用，就是从本企业、本单位的实际出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动更优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能冗余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，杜绝闲置。

（二）软件开发应用问题

目前我国各地档案部门已建立的电子档案检索系统有很多相似和重复之处，这是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁技术经验。应当注重借鉴国内外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各企业相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。

（三）计算机应用两种知识的结合问题

在应用计算机的开发试验中，曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制，但他们对档案管理业务缺乏足够的了解，以致实用性差；二是主要由档案工作者去研制，以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解，对改进档案管理有着科学的创想，才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用，既要重视计算机软件知识，又要重视档案管理业务知识，二者缺一不可。因此，今后为扩大计算机在档案管理中的应用范围，更需要两种知识的结合，更需要档案业务人员的主动进取精神。

（四）档案管理现代化对档案工作人员的要求

1.增强现代化意识。增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。

2.调整知识结构，掌握多种技能。实现档案管理现代化，要求工作人员相应的调整自身的知识结构，形成一支有较高的知识化和专业化水平的队伍。建造多元化知识结构，全面系统地掌握档案专业知识，学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识，尤其是电子计算机、光学等学科知识，训练和培养出复合型专业人才，有效的提高档案工作人员的素质，适用现代化的需要。

3.开展计算机普及教育。鉴于信息时代档案管理与计算机应用的不可分割的关系，档案部门内部工作人员都会与计算机发生不同程度的联系，因此在档案工作人员中普及计算机知识显得尤为重要。通过有针对性和实用性的计算机知识普及教育，较好的促进档案工作人员工作能力和业务水平的提高。

随着我国档案管理现代化水平的提高，通过借鉴国内外的先进经验和进步成果，取长补短，抓住计算机技术革命带来的良好机遇，不断加深对中国特色的档案管理现代化建设规律的认识，提高档案工作人员的业务素质和技能从各个方面加强档案管理现代化建设的进程，迎接信息时代的挑战。

参考文献

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