全力提升项目档案管理“五化”水平

摘 要：项目档案是国家在规划设计项目时形成的具有永久保存价值的各种形式的永久文书记录。是国家实现对项目档案管理规范化、标准化、科学化的重要依据，是保证建设项目档案完整、准确、系统的手续，也是加强国家建设项目档案管理的重要措施，为建设项目投产后的生产运营、管理提供科学依据。如何更好地对项目档案进行管理是我们要长期研究的课题。

关键词：项目档案 制度化 规范化 信息化

目前，我国已经制定出台了国家重点建设项目档案管理登记办法，并且坚持加强协调，执行统一领导、统一管理的原则。在实际工作中，作为国家项目立项和管理的部门，发挥好好职能作用，服务于企业事业单位，把项目档案管理好是最基础的工作。

一是突出制度化建设，落实档案工作责任制。成立以“一把手”局长为组长、分管领导为副组长、各处（室）科长为成员的档案管理工作领导小组和档案鉴定小组，除在办公室设置1名专职档案管理员之外，各科室还明确1名兼职档案员负责本科室日常档案管理工作，形成一级抓一级、层层负责、层层把关的档案管理体系。修订完善通榆县項目管理中心档案管理制度、文书材料立卷归档范围、保管期限表、安全保密制度等，形成从档案人员责任到档案交接、借阅、保密、库房管理、鉴定销毁、统计等一系列系统完善的管理制度，确保档案工作有章可循。严禁项目档案弄虚作假。严禁项目档案弄虚作假，强化源头防控，深入清除隐患。进一步加强项目档案的制度化管理水平，建立健全档案转递、缺失材料补充、查借阅档案审签等多项制度，做到室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人。严格项目档案工作责任。实行档案工作责任制，强化追责问责力度。建立严格的档案审核流程，采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式，形成层层负责的监督机制。

二是突出规范化管理，不断提升档案工作质量。坚持“谁立项谁立卷、谁办理谁立卷，项结卷成”原则，重点关注“项目程序的合规性、项目定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性”，抓好“项目文件和有关材料形成”环节。局专职档案员严格按照项目档案的归档要求，对照条款对每一份案卷进行认真检查，重点检查文件资料是否收集齐全、分卷是否合理、目录填写是否规范等，不符合要求的均要求重新整理，确保档案资料齐全规范。对政府性投资的基础设施、环境治理、民生工程等重大建设项目推行规范建设项目档案专项验收工作，使重大建设项目档案更好地为全县经济建设服务，依据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》、《省重大建设项目档案验收工作程序》等法律法规制定起草《重大建设项目档案管理暂行办法》，有效规范重大建设项目档案管理工作，促进重大建设项目档案的完整性、成套性、系统性，保障档案安全，促进大建设档案有效利用，对项目档案走上规范化道路具有重要意义。

三是突出信息化建设，推进档案现代化进程。加快实现档案工作方式和手段由传统向现代的转变，积极实施数字化带动战略，配备档案信息化建设专用设备，建立档案管理应用系统。依托网络，推动档案信息化与项目工作有效衔接，实现档案信息资源的科学保护和高效共享；在办公自动化管理系统中设立档案管理功能模块，较好地实现档案资源的“存储数字化、管理自动化、利用网络化”，为档案信息化建设奠定坚实基础。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足档案信息化需要的安全保密平台。把档案信息化建设纳入本部门的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。

四是突出专业化培训，确保档案队伍素质过硬。按照政策强、业务精、作风正的总体要求，建立健全档案管理网络，档案室现有专职档案员1名，兼职档案员13名，专职档案员已通过市县档案局组织的专业岗位培训并取得专业资格证书。定期邀请市县档案局有关人员进行现场业务指导，使档案人员的业务素质得到较大提高，为档案工作可持续发展提供有力的智力支持和人才保证。档案培训不能仅仅停留在过去的知识点上，要努力学习和接受新知识，调整充实知识结构，适应当下经济社会发展对档案工作的新要求和新任务，满足档案事业发展战略的客观要求。在人才培训打破陈旧观念，利用多媒体教学手段，编制多媒体教学课件，采用讲解、观摩、案例、互动等形式，采取请进来走出去、高层谈论、以岗带训、轮岗互训、特岗特训、讲座交流、集中培训等方法，不断提高档案干部队伍整体水平。在人才队伍培训上不能大锅炒饭，要根据工作需要，因材施教，找准人才队伍建设的“瓶颈”和“短板”，具体情况具体分析，走有针对性的专业化人才培训之路。

五是突出科学化利用，强化档案综合利用价值。开发和利用项目档案，为建设项目的科学管理和正常运行提供全方位的支撑，为工作项目的施工建设、维护、改扩建等提供重要的参考作用，从而产生重要的社会效益和经济效益。积极开发利用档案信息资源，协助完成省、市重点项目相关档案资料的查阅工作，为项目材料在立项前、立项中、立项后保存完备，加大综合利用档案资料的工作力度，不断提高档案编研材料编纂质量，在研究分析室藏档案内容的基础上，编写多种编研材料。利用数字化审计信息管理平台，对档案进行及时接收、整理、归档，实现数字信息共享，为档案利用者提供方便、快捷、规范、高效服务。

参考文献

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[3]庞斐，张荣莉.加强档案管理 为项目建设服务[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊

[4]都梅.建设工程档案的前期管理之我见[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]；2009年

作者简介

王思源（1987—），男，吉林通榆，吉林师范大学本科毕业，助理馆员。现从事县级重点项目档案管理工作。