基层机关档案室档案鉴定工作策略探讨

肖燕

摘 要：文章联系工作实际，通过基层机关档案室鉴定工作的主体分散性、客体不完全性、标准主观随意性、程序非严格性，分析工作中存在的工作流于形式、鉴而不毁、草鉴而毁等问题，有针对性提出了建立工作机制、实施全过程鉴定、采用灵活鉴定方法、强化鉴定业务培训加强基层机关档案室鉴定工作的对策。

关键词：基层机关档案室 档案鉴定 鉴定策略

档案鉴定是收集归档有价值档案、优化档案馆藏重要环节，对于档案资源质量起着重要作用，直接决定着文件材料去留、档案材料存毁，因专业性强，责任性强，鉴定标准主观性强，故一直是档案工作中的难点。基层机关档案室人力不足，管理机制不健全，工作规范不完善，档案鉴定工作中流于形式或无法开展，档案收集“玉石不分”“挂一漏万”和档案室藏“只进不出”的现象，迫切需要寻找有效策略破解困境。

1 基层机关档案室鉴定工作的特征

从基层机关档案室工作流程来看，鉴定工作分为档案收集归档阶段鉴定和档案保管阶段鉴定。档案收集归档阶段的鉴定，包括对文件材料属性的鉴定以判定是否属于归档范围，以及归档范围内档案材料价值的鉴定划定其保管期限，可称为归档鉴定。档案保管阶段鉴定，主要是对超保管期限档案重新进行价值鉴定，判定是否继续保存，两个阶段鉴定有其不同的主体、客体、标准等特征。

鉴定主体的分散性。根据鉴定工作的来源原则，档案鉴定是文件材料形成者、兼职档案工作者、专职档案工作者共同开展的工作。基层机关档案室实际工作中常见状态是三者基于自身岗位职责在档案工作不同流程环节的分散独自鉴定。

鉴定客体的不完全性。基层机关档案室档案收集过程中对文件材料的鉴定理论上是对所有文件材料的鉴定，以判定是作为档案归档、作为资料保存或作为无价值材料销毁。

档案的价值具有客观性，基层机关档案室的档案价值鉴定的主要依据为“三合一”制度也具有客观性，但鉴定工作是鉴定人员的主观性，会受到鉴定人员文化知识、认识事物的立场、“三合一”制度认知水平等方面影响，存在主观随意性。

鉴定程序的非严格性。基层机关档案工作多由办公室工作人员兼管，配备专职档案工作人员较少。受人力限制，基层机关档案室的鉴定工作往往游离于工作流程之外，工作实施中没有对鉴定质量的控制措施。

2 基层机关档案室鉴定工作中的主要问题

信息技术的广泛应用，基层机关职能转变过程中社会管理与服务职责的不断拓展，使基层机关档案产生量大幅增加，也使公众对基层机关档案信息利用的需求从数量到涉及社会事务内容上在不断增加。基层机关档案室鉴定工作特征与基层机关提高归档率和归档质量、优化档案室藏等工作要求产生了矛盾。

2.1 归档鉴定缺少科学可据的标准，鉴定工作流于形式。

基层机关因社会职责分工的不同，除公文外都有基于特定职能而形成的个性化档案，没有上位文件能全面地覆盖基层机关的归档范围及档案保管期限，而档案国家标准与行业标准相对于基层机关比较宽泛，加上档案专业人才缺乏，所以基层机关档案室的“三合一”制度多是生硬照搬照抄上级有关规定，不能结合本机关实际情况确定归档范围和保管期限，制订后不适应机关工作变化。这样形成的鉴定标准，对基层机关档案特点及发展变化适应性较差，使兼职档案员无法正确判定文件材料归档范围。因此，很多兼职档案员归档鉴定时容易出现几种情况：一是机械参照“三合一”制度对比归档文件，凡是“三合一”制度未明确列举的，一律不归档；二是参照“三合一”制度判定不清，所有文件材料全部归档，把鉴定难题上交档案室；三是部分在岗时间长兼职档案员习惯性地按“往年惯例”鉴定归档，在“往年惯例”归档材料上做减法多做加法少；四是档案室工作人员对兼职档案员移交的档案，不做审核性鉴定，照单全收归档。

2.2 归档鉴定对档案信息用户需求考虑不足，影响档案资源的适用性。

基层机关档案室鉴定工作的分散性和随意性，使兼职档案员考虑最多的是如何完成归档任务，没有去掌握档案信息利用者对档案内容的利用需求，不会从利用者的角度进行归档鉴定。档案室在接收审核归档材料时，多立足于本机关的查考需要参考归档范围进行鉴定，很少考虑公众对机关档案信息利用需要。基于这种情况建设基层机关档案资源库，会把对机关无参考价值但对公众很有意义的材料排除在归档范围之外，影响其对公众利用需要的适用性。

2.3 保管鉴定浮而宽，或鉴而不毁，或草鉴而毁。

基层机关档案室鉴定工作的非组织性、非程序化、强主观随意性，使档案室工作人员在对室存档案进行保管鉴定时容易出现两种心理，一种是怕鉴定错误而担责，于是档案留存鉴定从宽，对档案保管期鉴定“从长不从短”，对保管期满的鉴定重新划定保管期采取“鉴而不毁”的原则，没有从档案客观价值角度进行科学鉴定。

3 基层机关档案室鉴定工作策略

针对基层机关档案室鉴定工作的特征与问题，可以采用如下措施去提高鉴定工作。

3.1 建立基層机关档案室鉴定工作机制

工作机制是解决问题根本，首先基层机关档案室要依托机关办公室建设起鉴定工作组织，设立鉴定工作小组，明确组织领导、岗位职责、工作流程。其次基层机关档案室要建立适应本机关实际情况的鉴定工作制度，增强鉴定工作严肃性。再次基层机关档案室要科学地制订工作规范，固化鉴定工作操作细节要求。

3.2 实施档案管理全过程的鉴定工作。

基层机关档案室集中式的有组织的鉴定工作不可能经常性地开展，适应于基层机关档案室人力薄弱的状况，要保证鉴定工作的效果，可以归档鉴定和保管鉴定为主，同时把鉴定工作延伸并融入到档案的整理、编研、利用、数字化等工作环节，实施档案管理全过程的鉴定，把各环节的工作都附带上鉴定的思路与操作。

3.3 采用原则性与灵活性相统一的鉴定方法。

基层机关档案室在实施鉴定工作时，必须坚持“三合一”制度鉴定标准的原则性，对于文件材料收集阶段的基本鉴定方法就是对照标准直接鉴定，对于整理与保管阶段的鉴定，则宜要充分考虑档案的状况，采用档案来源、档案内容、档案形式特征、社会利用需求、同类档案相对比较价值等综合考虑的方法来灵活鉴定，避免采用单一的方法来鉴定。如：采用类比法，同一形成者、同类问题或同类载体档案相对缺少的，可放宽鉴定并就高不就低地划定保管期限；采用排它法，从载体、来源的特殊性来鉴定；采用参照法，参照前期已鉴定同类目、同类问题档案进行鉴定；比较同类目、同内容、同载体档案使它们保管期限保持一致；采用需求判定法，对机关档案室档案利用信息进行分析，参考各类档案信息的利用量来鉴定；采用成套优先法，一件档案单件看没什么价值，但属于某一问题成套档案的组成部分，可放宽鉴定；采用文件要素法，对于档案材料题名、责任者、形成时间要素不全且从内容信息不可考的，可从严鉴定缩短保管期等。

3.4 强化基层机关档案业务培训中的鉴定培训

鉴定工作的主观性使鉴定人员成为鉴定质量的关键，档案归档、室藏优化、档案存毁有时就在鉴定人员的一念之间，提高基层机关档案工作人员业务素养非常必要。基层机关每年在归档工作开始都会组织档案业务培训，培训内容一般涉及文件材料收集、鉴定、整理、归档环节，但核心内容基本上是围绕档案的整理方法，对于鉴定往往是一句“参照‘三合一制度”一带而过。因此，基层机关档案业务培训应增加档案鉴定原则、方法、程序的内容，使机关专兼职档案工作人员真正掌握鉴定工作，特别是对归档过程中鉴定工作的培训，利于从源头提高档案资源质量。