集团化运作立体化管理

康立凤

【摘要】随著我国经济不断发展，财务工作的整合日益重要，实现“大档案”工作模式，发展”集团化、专业化、标准化、信息化”工作思路，在财务共享模式下，整合单位集团及各公司的会计档案资源，统一新的会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务。

【关键词】财务共享 电子会计档案 跨越 管理

财务共享服务中心（FSSC）可以将分散的、重复的财务基本业务，从单位集团成员抽离出来，集中到一个新的财务组织统一处理，这个新的财务组织即财务共享服务中心，通过互联网络为分布在不同地区的单位集团提供标准化、流程化、高效率、低成本的共享服务，为单位集团创造价值。电子会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。

一、会计档案管理的现状

（一）会计档案管理制度滞后、利用率低

由于观念上的认识还不够到位，造成许多档案的管理工作还停留在相对初级的管理水平上，不能契合新形式下“大数据十财务档案管理”的实践需要，譬如对电子会计档案的管理与共享、对会计核算多维信息的档案管理，对会计档案管理形式的规定等方面存在滞后的制度规定。

部分单位集团通常更重视资金管理和会计核算，而对于会计档案的立卷、归档、保管、查阅、移交和销毁等管理工作缺乏完善、具体的规定，会计资料的查阅没有相应的登记、借阅制度，极容易提高会计资料损失的风险。对于会计档案的管理，只是由管理人员储存在计算机硬盘中，查阅利用时才由管理人员将其找出，这样的工作方式过于陈旧，利用率低，急需根据国家规定结合自身实际探索与新形势融合的档案管理模式。

（二）会计档案信息化管理缺乏整体规划

当下会计档案管理量大，所需管理成本高，许多单位集团都在建设自身的会计档案信息平台，然而由于受各方面条件的限制，工作开展不到位，影响了会计档案的完整性和长期安全保管；并且缺乏整体规划，这些系统之间各自为政，相互之间不能互相融汇灌通和资源共享，使得单位集团会计档案管理部门的专业化、系统化仍然没有得到很好地实现。

（三）专业的会计档案管理人才较为欠缺

财务档案管理人员综合管理能力不足，信息化档案管理意识和实务能力欠缺，单位集团缺乏提升财务档案管理人员综合业务素质的意识和行动。目前许多单位集团对于主管业务的人才引进较为重视，但对于会计档案管理的人才引进往往忽视。

（四）档案安全防范措施不足

在数字化背景下，存储器、网络信息系统是会计电算化档案管理工作运行和发展的基础，同时也会变成会计档案安全隐患的缺口，一些单位集团对于会计电算化维护的应对措施不足，会计档案管理安全受到挑战。会计电算化工作所产生的数据需在计算机的硬盘上，在安全方面存在着易篡改、易泄密、易感染病毒等情况。安全问题一旦发生，将对单位集团会计档案的数字化管理造成严重的影响，阻碍了档案管理工作的发展和优化。

二、电子会计档案管理的重要性

2015年12月，国家财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《%计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，即肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费。

明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。如果一个分子公司出现问题，因为缺乏集中管控，导致问题发现滞后，处理不及时，连带对其他分子公司产生连锁反应，集团的经营风险长期潜行，整体发展会受到制约。经营和财务风险不断增加。为此，财务共享模式，实现智能、高效、融合一体化尤为重要。大数据、云会计时代的到来，推动着事业集团的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。

会计档案数据激增使得会计档案管理面临新时代大数据的挑战和机遇，财务共享服务中心的建设实施改变了传统分散型的会计档案管理环境，它将不同国家、地点实体的会计业务集中到一个财务共享服务中心来记账和报告。这种集中的财务管理改变了过去传统的属地化会计档案管理体系。使得档案电子化不再是简单的扫描编辑、查询共享，而是提出了档案实施立体化管理、充分发挥档案价值的更高要求。

财务职能的集中，可以精简人员，降低成本、提高效率，并將财务流程与企业战略相匹配，以“集团化、标准化、专业化、信息现代化”为规划中心，建立“大档案”工作模式，通过整合单位集团各公司的档案资源，建立统一的制度规范化，实现集团化管理；依托先进的财务共享模式下的档案管理系统，整理规范、统一目录格式的定制，实现标准化管理；依托信息现代化手段，实现单位集团各公司电子会计档案的统一存储和管理；培育专业的人才队伍，实现专业化管理。

三、实现财务共享模式下电子会计档案管理的措施

（一）强化顶层设计，突出集团化管理

全面深化改革，是党和国家的中心工作，也与会计档案工作关系重大，随著改革的不断深化，会计档案的形成内容都会发生新的变化。我们要转变管理观念、重视档案管理。单位集团通过顶层设计，制定健全的管理制度和标准规范，在财务共享实施过程中，做好各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，及会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统，实现集团化管理。

（二）建立标准化的管理制度体系

各单位集团必须加强对会计档案管理工作的领导，制定严格的会计档案的立卷、归档、保管、查阅、借用手续、销毁和电子档案的定期备份等管理制度，同时不断更新归档制度，简化工作程序，以适应会计档案管理现代化的需要。新《管理办法》要求建立新的会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。实行传统会计档案管理向电子会计档案管理的并存和跨越。标准化的管理制度体系包括如下：

（1）建立严格的内部控制制度。内部控制制度是指单位企业为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率而在组织内部采取的制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，要求延伸和革新会计档案基础和规范管理，扩大内部控制的范围，其中包括纸质和电子会计档案的存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化，对系统程序化开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。

（2）建立会计档案归档与保管制度。会计电子档案对环境的依赖性强：电子会计档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求。应注意对电子会计档案的安全风险控制，充分考虑基础环境要求，保证存储介质的物理性能不改变，以提高电子数据的稳定性。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当将打印出的纸质会计档案和电子会计档案一起保存，确保会计档案的完整性和长期保管的安全性。为保证会计数据安全、准确、真实，备份和恢复是一项重要措施。电子会计档案管理人员需定时进行双备份或多备份，以防会计档案的丢失和毁损，备份数据和原件数据分别设在不同的存放地点，由专人进行检查和监督，同时注明备份时间和操作员的编号。设立信息备份员负责电子会计档案的备份工作，将当年形成的所有电子会计档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名，建立系统日志文件，记录每天的财务系统操作人员和操作时间。

（3）建立专人专职制度。根据责、权、利、效相结合的原则，设置不同的岗位，在档案管理工作中肩负不同的责任，并且岗位之间有一定的牵制和监督作用。严格岗位责任制，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防电子会计档案毁损、丢失和泄密。

（4）建立严格的认证制度。在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而电子会计档案系统的突出特点是數据的处理和存储的集中化，如果未经授权的人员可以轻易地利用计算机浏览大部分文件和数据，易使机密数据泄露。严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入电子会计档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。引入加密技术以有效保证数据的安全性。

（三）实现财务共享会计档案管理信息现代化

单位集团的合并、集团下属公司的成立等不断变化和每天发生的经济活动的增加，给会计档案带来日益增加，实现财务共享模式下由传统会计档案管理向电子会计档案管理的跨越。实现集团财务的集中管理与监控，手工操作向财务信息化、财务业务一体化转变，集中资金管理，集中预算控制，解脱经营部门和业务部门的低技术含量的重复劳动，提供一致、可靠和低成本的服务。确定财务共享服务中心与各单位沟通及业务评估的依据，先考虑系统的集中应用，实现财务管控，再通过系统推进解决集中后的效率问题，优化会计档案管理。

必须加强内部流转的会计档案加工处理过程的质量，在会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理的稽核环节，避免处理偏差，防范自身操作失误所带来的风险，最终保证财务共享服务的整体质量。

目前财务共享系统建立在网络系统上，存在一定的电子档案失真隐患，因此应采取必要措施来加强会计网络的安全性，加强防火墙、路由器等网络安全方面的管理。定期检测信息系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作.定期对电子会计档案进行检测，及时做好数据维护工作。采用等距抽样或随机抽样的方式定期对会计电子档案进行定期检测。健全检测、维护、登记管理工作，进行检测、维护要经过审批。检测的主要内容为：外观检查，确定存储介质表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等；逻辑检测，采用专用检测软件对电子会计档案进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质，要及时进行修正或更新。审批、检测、维护等资料要归档保留，严禁随意进行数据恢复和拷贝。

（四）注重人才队伍建设，提高会计档案管理人员的素质和管理水平

注重会计档案管理队伍的建设，是会计档案管理中的核心和关键，随着全球数字化、信息化建设步伐的不断加快，档案管理人员要积极转变观念，建立现代化管理理念，应掌握会计学、档案学、管理学和计算机信息系统学的基本理论、基本方法和基本技能，在会计档案系统中，不仅对管理人员的专业知识、基本技能有新的要求，而且在道德标准、工作态度上也有更高的要求。因此，对现有的会计档案管理人员可与会计信息系统开发、维护和使用人员进行岗位培训，通过组织学习和培训的方式，提高档案管理人员的专业素养，提高专业技术水平以及信息化管理水平，培养复合型会计档案管理人才。在聘用环节，要进行必要的考试以确定其知识、技能状况，要进行有效的履历审查以确定其道德品质。建立相应的激励和约束管理机制，进行严格定期的工作成果考核，注重人员专业能力的培养，提高档案意识和专业能力。每年定期组织进行考评和业务学习，督促人员不断学习，提高专业能力。另外，还要注重培养人员有创新能力，探索开展智慧档案管理，积极研究新技术，与时俱进。

目前，财务共享作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团实践中，通过以上财务共享模式下电子档案管理措施实行取得了较大的管理效应，提高了管理水平和工作效率，取得了较好的经济效益。例如中国电信和海尔集团在实施财务共享中心和新的档案管理体制建设后，将过去层层汇总模式转变成直管模式，整体工作效率大幅提高，在较大程度上提高了集团的市场竞争力，有力促进集团的发展进程。海尔集团实施新的财务管理模式后，将财务大部分的职能集中到一个中心，大大缩减人员经费，显著降低成本，提高了效率。

四、结束语

以往会计档案管理的研究大多停留在存在的问题、改进措施、系统构建与维护等、直观层面，仍然只是手工会计档案保管，内容在电算化阶段的延伸。今后财务共享模式下的电子会计档案管理，利用大数据、云计算、物联网等技术将单位集团会计档案管理从传统档案向电子档案的转变并通过云端实现电子档案的远程访问和管理与财务流程、企业战略相匹配，提升档案信息利用效率，实现档案信息的随需访问，实现单位集团统一化运作、立体化管理。

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