以图书馆、企业为例说明信息流在图书情报工作中的作用

历鑫

（天津师范大学管理学院，天津 300387）

信息流是指信息在传递的过程中形成的一种流动形式。有学者认为，信息流就是信息的流量，它不仅仅是通过一定的方式、方法把诸多的信息量集合起来，形成信息源，更重要的是要将这些信息有效地传递出去，即信息的流动。在日常生活、工作、学习中，在不同的领域中都存在着信息流，信息流的各个环节存在于方方面面，人们将大量繁复的无序的数据汇集整理成有序的可被人理解的信息，在经过进一步的统计、分析，对相关的信息建立连接的过程中，形成可被人们接受的有用的知识，通过工作、学习、生活过程中人和人之间的交流，一部分知识被激活，转化为特定人或事物产生的问题所需要的特定的信息或者知识，这时的知识被称为情报，这些情报被人们利用到决策中，起到了辅助决策的作用。在当今社会，信息爆炸性增长，人们淹没在信息的海洋中，我们需要了解信息的流动形式，以便更好地获取利用有用的知识。图书馆是信息传递的媒介之一，是沟通知识与读者之间的桥梁，是人类文明的传播者。图书馆利用其特有的设备、知识和科技方法将其所拥有的馆藏信息，通过读者服务工作，提供给读者使用的过程，我们通常称之为图书馆的信息流——严格的说是图书馆读者服务信息流。在本文中，笔者主要对图书馆的信息流进行描述，并对企业的信息流做简要的介绍。

1 图书馆中的信息流

1.1 图书馆信息资源

图书馆是信息和知识的传递者，它保留和传播着人类文明的发展，是传统的保存传递知识的地方，图书馆的信息资源一般存储在纸张，光盘，磁盘，数据库和网络中，图书馆按照一定的标准选择所需要的图书报刊或数据库等资源，在选择的过程中，根据用户的使用情况和用户的反馈情况等，有针对性地选择信息资源，使图书馆的资源能得到有效的利用。随着互联网技术的发展，以纸质资源的传递为主的图书馆也越来越普遍广泛地应用数据库资源和网络资源。图书馆通常开设电子阅览室，开通文献传递功能，通过购买部分中外文数据库，为用户提供更广泛的查找范围，帮助用户更好地找到所需资源。

1.2 图书馆信息资源的加工

现代社会，获得知识或信息的关键不再仅仅在于是否拥有大量的信息资源，而是如何在浩瀚的信息海洋中寻找到自己所需要的东西。图书馆不仅要拥有大量的信息资源，它最重要的作用之一是为需要的用户提供便捷的获取信息的途径。图书馆利用网络和现代化技术，有针对性地对各种载体的信息源进行加工、传递。图书馆需要对拥有的信息资源进行分析、整理、筛选、分类、归纳、将图书按照分类语言或主题词进行归类标引，最后进行排架，以便用户可以有方向地快速找到所需信息。在这个过程中，图书馆的作用是激活固化的信息和知识，使图书重新归类和组合。由于信息加工过程的重要性也决定了它的复杂性，在图书馆信息进行加工的过程中需要考虑学科之间的交叉重叠以及分类的多元性对信息加工的影响。

1.3 图书馆的信息传递

图书馆的信息传递，是图书馆的资源在用户中进行传递共享的过程。用户在查找资源之前需要对图书馆进行一个大概的了解，确定自己需要查找的资源所属哪个学科以及该部分在图书馆的具体位置，用户还需要了解图书馆的检索系统以及具体的检索操作，可以了解自己所需资源是否包含在馆藏资源里，以避免不必要的寻找。图书馆的服务人员应该对需要帮助的用户提供帮助。在信息传递时，用户对图书馆不熟悉，用户不能熟练地使用图书馆的检索系统，图书馆服务人员与用户不能有效地交流，以及图书馆在采编过程和信息分配过程中存在的问题都会导致信息传递的不顺畅和不充分，造成用户获得信息的效率以及质量的低下。图书馆的工作人员需要考虑这些因素，并针对这些潜在的传递过程中的障碍采取有效的措施，使读者更高效地利用馆藏资源。

1.4 图书馆资源的使用

当用户在图书馆找到自己所需的资源，可通过多种途径使用资源。传统的途径是通过办理借阅证，在图书馆借书使用。由于现在网络资源的丰富，用户在网上或数据库找到资源，可通过图书馆设置的打印机进行打印来使用资源，还可通过邮箱等传递文件的工具，发送到自己的手机或电脑终端进行使用。图书馆需要为读者提供必要的设备和帮助，缺少电脑、打印机等设备，会在一定程度上影响用户对信息资源的使用。

1.5 用户的反馈

用户的反馈，也叫做信息反馈。信息反馈就是指信息接受者对所受信息进行理解和应用过程做出反应，得到某些信息反馈到信息源的发送者，对应原来的信息源进行核实修正，以达到选择信息资源和调整信息传递策略。在图书馆的用户反馈过程中，用户在获得和使用信息资源过后，将使用情况反馈给图书馆方，这可以在图书馆选择信息资源的过程中提供参考，改善图书馆传递信息时存在的问题。可以说，没有信息就没有决策，而且，没有有效的反馈信息，就没有科学的决策。图书馆对信息的采集，整理，筛选等过程中的决策都需要依靠用户的反馈信息作为参考才能使决策更加理性可取。

2 企业中的信息流

2.1 企业中信息流的意义

当今社会，网络的普遍应用、信息的急速增长，及时掌握有价值的信息对个人或是集体都至关重要，这也深深地影响着企业的兴衰发展。信息的滞后和匮乏必然会导致行动的滞后和失败，企业也将因此失去超越竞争对手的机会，丧失自己的竞争优势。在公司做决策的过程中，只有充分地掌握了相关的信息，权衡利弊，才可能做出对公司的生存和发展有利的决定。这就决定了信息流对企业的意义十分重要。

2.2 企业信息流过程

信息流就是存在于不同时空中认知主体间信息相互交换过程中的信息客体，它将组织从封闭系统演化为开放系统，实现基于信息反馈的组织的不断进化和序化。企业信息流的信息源从宏观上可分为外部信息源和内部信息源，外部信息源包括企业的外部环境、竞争对手等所产生的信息，内部信息源包括企业日常生产工作所产生的数据和信息，内部工作人员交流所产生的信息以及企业的合作伙伴和客户所产生的信息。外部信息源可以使企业随时了解到外部动向以及竞争企业的实时情况，更好地辅助企业做重要的决策或制定计划，内部信息源则是企业生产工作的各个环节产生并在整个企业工作中循环流动，不断地更新，它将影响着企业各个环节的进行。

企业根据自身的信息需求，制定适合自己的信息策略，大型企业一般都设有自己的信息管理部门，对企业内外部信息进行分析处理，过滤掉重复无用的数据和信息，将留下的有价值的信息进行整理分析，形成总结或报告。有些是企业当前决策所需要的，信息管理部门需要整理的信息，这样的信息具有明确的指向性，有明确要解决的问题，还有一部分与企业当前要解决的问题无关，是关于企业今昔发展、内外环境变化的信息，管理部门通过对这部分信息进行统计分析，可对企业的整体发展和未来方向具有指导作用。

企业员工需要有情报意识，对所产生和接收到的信息具有一定的筛选和鉴别能力，积极与所属部门和上级组织进行沟通，进行有效的信息反馈，企业的领导阶层拥有对信息的最高的处理权，这就要求他们有很强的信息处理能力，才能使得信息能实现其最大的价值。领导阶层通过对信息报告的查阅和应用，将他们的意见反馈给管理部门，继而反馈给所有员工，在循环的信息流中，信息的质量可以不断地被优化，逐渐趋向于企业所需要的价值倾向。

3 结语

通过对图书馆信息流和企业中存在的信息流的了解可以发现，信息流的重要性与日俱增，社会的各个行业也都在逐渐地意识到信息建设的意义，我们要对信息流有更多的了解才能提高信息传递的效率和质量，例如，在图书馆中，把握好信息流的每个过程，优化每个环节，不仅可以提高图书馆的利用率，还可以提高用户的满意程度，从长远来看，有利于当地居民整体体素质的提升，有利于图书馆的未来发展。在企业中，从小的方面来看，信息的及时性可以影响企业的某个项目或计划，从大的方面来说，信息的及时性可以影响一个公司的存亡，信息流把控的重要性不言而喻。由此可见，在未来的发展中，我们需要重视信息建设，以提高整个社会的效率为目标，对自身信息建设进行不断的优化和提升。

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