大型企业全员电子考勤系统的设计

谌孙权

(武钢集团有限公司人力资源部 湖北 武汉：430081)

目前，国内很多大型企业下属公司分布在全国各个地方，甚至是全球各处。随着企业业务的不断扩大，业务市场的范围也越来越广泛，在人力资源管理中，原始的纸质版考勤办法已经无法满足企业的快速发展和壮大。如何利用信息化，快速、高效、准确的完成考勤打卡、请假、审批、移动考勤、统计，并与现有的eHR(人力资源管理信息系统)和一卡通系统实现数据共享，为员工的薪酬、福利等提供出勤记录和原始数据，是企业发展壮大必须面对的问题。本文从大型企业的集团层面来规划设计全员电子考勤系统，使其覆盖所有下属单位员工。

1 实现目标

目前，全员电子考勤系统在中小企业的应用较为广泛，但大型企业的应用相对较少，因为本身大型企业都有完善的ERP和eHR系统等，如果独立建设电子考勤系统，考勤数据信息将会变成信息孤岛，无法实现与现有的信息系统的数据联动和共享，所以我们要建设的是与大型企业现有的信息系统互相联动、数据共享的电子考勤子系统，关键点是各种接口的建设与数据同步。另外，为规范劳动纪律和考勤，采用一个考勤系统会在人力资源管理应用中掌握整个企业的考勤情况，为企业人力资源诸多决策提供决策依据。同时，采用异地移动考勤，手机端上报考勤数据，保证系统能够全面覆盖所有员工。

系统初期考虑在1-2个单位先行试点，开发和建设全员电子考勤系统的诸多应用功能，并实现与现有的eHR和一卡通系统实现数据共享、联动，为薪酬发放和劳动纪律管理提供技术支撑。再按照需求推送给其他各生产经营单位使用。

(1)试点单位设置固定考勤点，完成考勤刷卡设备的安装，实现刷卡方式的考勤管理。

(2)为外勤人员提供移动考勤管理模块，允许外勤、出差人员在手机端完成异地考勤签到，同时配合GPS定位功能，确保外勤人员考勤数据的真实性。

(3)实现全员考勤管理系统与现行人力资源信息系统的深度整合，考勤数据成为人力资源管理活动的基础数据来源，为人力资源提供考勤记录统计、薪酬发放和劳动纪律管理的基础数据支撑。

(4)实现人力资源信息系统考勤数据与企业ERP、一卡通等其他信息系统的基础数据同步。

(5)实现考勤系统与各下属单位的ERP系统间的接口，共享集团考勤数据。

(6)实现与现有的一卡通整合，实现一卡多用。

2 设计分析

2.1 全员电子考勤系统业务流程设计

电子考勤系统业务流程依托的是原来的纸质考勤和业务规则，需要重新梳理，并在使用中不断磨合完善，如图1所示。

2.2 建设平台依托于现有的集团人力资源信息系统

考勤管理是人力资源管理的一个重要领域，考勤管理的结果将直接作用于人力资源管理中的薪酬发放、员工考核、员工绩效等管理活动；同时人力资源管理活动中的员工调动、岗位调动等员工异动的活动结果，又将直接影响员工的考勤结果。所以考勤管理活动本身是人力资源管理活动的一个重要组成部分，二者不可分割。

在同一个平台上建设，则避免了大量的、不必要的数据交换带来的系统开销，同时也解决了数据实时性的问题。

图1 全员电子考勤业务流程图

2.3 考勤管理系统软件统一设计

现有集团人力资源信息系统的应用范围已经覆盖到集团下属所有单位和员工，已经是一个全员参与的系统，全员电子考勤系统作为集团应用的一次补充建设，应用功能需求主体满足1-2个试点单位，以本主体的需求推送给其他各生产经营单位使用。

2.4 设备供应分步实施

由于终端用户的分布范围较广，在完成了应用软件整体设计，在软件上实现了全员考勤的基础上，分步进行刷卡设备、网络的安装实施。

3 具体实施情况和方案

3.1 总体架构

集团公司全员考勤系统将被定义为三部分：考勤设备、考勤机软件系统、考勤管理系统。本次考勤项目，采用稳定可靠的集团内部网络来传输。对于非外勤员工，采用刷卡机制或管理人员线上手动打考勤的机制，整体架构如图2所示。对于外勤、异地员工应用移动考勤应用，采用手机签到配合GPS跟踪的模式，整体架构如图3所示。整个考勤管理子系统管理和功能的系统设计结构如图4所示。

图2 非外勤员工应用整体架构图

图3 移动考勤应用整体架构图

3.2 考勤管理应用系统

全员电子考勤管理应用系统分为非外出员工本地考勤应用和外出员工的异地移动考勤应用两大类。

应用系统依托集团的考勤规则和排班管理情况。非外出员工获取考勤机软件的刷卡记录数据或管理人员线上手动处理的异常考勤数据，汇整成考勤记录；异地外勤员工，获取移动终端(手机)的签到/退数据，结合GPS的地理位置数据，汇整成考勤记录，主要功能包括：

图4 系统设计架构图

3.2.1 基础设定

请假管理：管理各类请假记录。

外勤管理：管理员工的外勤申请、审核记录。

出差管理：管理员工的出差申请、审核记录。

节假日设定：设定国家法定假日的日期和补班日期。

各单位上下班时间设定：设定单位的上下班时间，作为考勤汇整的依据。

排班管理：各单位授权人员设定其管辖范围内各倒班职工的上下班时间安排。

3.2.2 非外勤员工考勤管理

刷卡记录管理：定时采集考勤机的考勤记录到本系统中。

员工考勤初始设定管理：对于那些没有安装考勤设备的单位，系统结合基础设定中的设定值，每晚生成第二天员工的正常考勤数据，即员工的初始设定考勤数据。

员工考勤确认：对于那些没有安装考勤设备的单位，各分级授权人员针对系统生成的员工初始设定考勤数据，进行异常考勤的处理，同时完成当前考勤确认工作。

3.2.3 异地移动考勤管理

图5 手机移动考勤通信

签到/退管理：提供手机端应用，外勤、出差人员通过手机应用上传签到/退时间，同时开启手机GPS定位功能，上传该时间点的地理位置信息，如图5所示。GIS应用：提供地图查询功能，将读取到的GPS定位信息，显示成地图信息，如图6所示。

外勤员工位置查询：在设定的时间段内，查询员工的外地签到信息。

图6 异地移动考勤

3.2.4 考勤统计

生成考勤表：根据集团统一的考勤统计维度，统计考勤数据，生成月度考勤报表。

考勤查询：提供员工和考勤员查询员工本人和部门员工的考勤记录。

异常考勤处理：对于网络异常等特殊情况，授权人员在系统中进行考勤更正的处理。

3.2.5 与外部应用的接口

与考勤设备软件接口：提供接口，定时读取考勤机服务器中存储的刷卡数据(包括刷卡机数据和手机移动终端的数据)。

与集团其他系统及一卡通系统间基础数据同步。

与下属各单位的ERP系统间的接口。

3.3 考勤设备

考勤系统建设中的考勤设备包含有刷卡设备和移动终端设备(手机)。刷卡设备由前端的考勤机、摄像机(选配)和考勤服务器、考勤管理系统与信息录入设备组成。

考勤机作为考勤数据的采集设备，考勤机软件一般是考勤设备自带的设备管理软件，对员工的考勤识别信息进行实时的采集和比对，并进行记录。这些记录将作为员工的考勤数据，这些数据将录入数据库，作为员工出勤依据。

该设计所选用考勤机应为具备指纹+刷卡+图像抓拍的功能一体化考勤机。可以根据需要在不同的考勤区域设置不同的考勤数据采集模式。在员工考勤的同时，将抓拍一张实时环境图像储存入数据库。人力资源部门可以通过考勤管理系统的界面，调取员工刷卡图像进行比对，杜绝代打考勤的发生。

摄像机作为选配设备，具备考勤摄像监督功能。摄像机安装32G内存卡后，可以提供1个星期以上的高清录像。能对刷卡人员进行威慑，在考勤机无法正常刷卡时，能提供有效信息协助找出是机器故障还是人为破坏，并协助确定破坏者。

考勤服务器分为考勤前置服务器和考勤数据库服务器。是考勤数据管理中心，所有设备的信号控制和信息收取以及与其他服务器的交互都由它来完成。能实时的对考勤机进行数据更新和收取刷卡考勤信息，以及管理门禁系统。

4 建设的意义与效率提升

综上所述，在大型企业开发并应用于全员的电子考勤系统，可以更好的梳理考勤现状，以现有人力资源管理信息系统为依托进行建设，以全局性的高度进行融合与匹配，辅以信息化建设手段，将全新的管理模式进行固化。同时，利用信息化手段，降低成本，节能降耗，减少人力、物力和财力在人员考勤上的持续性投入，并有效监督劳动纪律，提高管控水平和工作效率。预计每年节约加班成本9%，提升沟通效率55%，节省人力资源工作人员手工工作90%以上。

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