加强信息化建设,提高仪器设备资产管理水平

2018-07-03王洋洋

实验技术与管理 2018年6期

王洋洋

(北京大学实验室与设备管理部, 北京 100871)

高校仪器设备作为基础教学和科学研究的重要物质基础，为培养高水平、创新型人才提供有力保障[1-3]。近年来，在国家科教兴国战略的推动下，高校仪器设备的增速逐渐加快，存量不断加大，仪器设备的整体水平也有了显著的提高[4]，如何更好地管理越来越多的仪器设备，成为管理者面临的一个难题。如何在保证效果的前提下提高管理效率，甚至是提高效果的条件下提高管理效率呢？通过实践表明信息化方式可以解决这个难题[5-10]。

1 管理中遇到的难题

1.1 仪器数量存量和增量加大

以我校校本部为例，2005年末仪器设备7万余台，价值超过14亿元；到2010年末仪器设备12万余台，价值超过23亿元；再到2016年末21万余台，价值超过48亿元，近6年来每年新增仪器设备2万台(套)左右(见图1)，仪器设备数量和价值都有了显著的提高。仪器设备存量和增量的加大，带来了管理任务的直线提升，提高管理效率迫在眉睫。

图1 北京大学校本部仪器设备存量变化

1.2 仪器设备数据收集、使用效率低

在人工重复操作较多或信息化程度不高的情况下，仪器设备数据收集的准确性、及时性、有效性和可用性都较差，较多的人工操作容易产生高出错率。同时，数据收集入口不统一，出口不唯一也会产生数据不一致的情况。仪器设备的信息孤岛使数据传递性较差，不能得到充分利用，无法为管理工作提供依据。

1.3 仪器设备开放共享不足

传统的口口相传方式无法满足现在社会对信息的需求，在仪器设备开放共享方面更是如此，在设备日常管理工作中，经常会接到教师、学生咨询使用仪器设备信息的电话，早期的解决办法是人工查询符合需求的设备信息反馈给师生，这样的处理方式效率较低。为了提高仪器设备开放共享程度，需要实时收集有共享能力的设备信息，并将其发布到网络上，使师生、甚至校外人员都可以查询设备信息并咨询使用，最大限度地提高仪器设备的使用效率。

2 仪器设备信息化实践

为了解决仪器设备管理过程中遇到的各类难题，我们从仪器设备数据管理角度出发，进行了多角度、全方位的信息化实践，为仪器设备管理水平的提高打下基础。

2.1 建立追溯，连接信息孤岛

我校实行的是仪器设备全生命周期管理[11-12]，即建立仪器设备论证、招标、采购、建账、使用、开放、共享、处置的完整信息链路，确保仪器相关信息的持续性、有效性和可用性。鉴于各项管理业务流程的侧重不同，针对业务流程设计的业务系统各有特点，为不同的管理节点服务。仪器设备生命周期的各个节点中的信息存储在不同的信息化系统中，为此我们建立了仪器设备信息的可追溯性管理，通过系统间的信息连接，在保障各业务系统独立、顺畅运转的同时，避免了信息孤岛，建立了信息网络，形成管理流程的无缝结合，这样的设计，不仅方便了各个工作流程管理人员的业务操作，建立了完整的业务链路，提高了工作效率，更是大大提高了信息的使用效率。

比如我校针对40万元以上大型仪器设备进行购置前的可行性论证,论证期间要求申购人承诺对外服务机时，承诺对外服务机时信息存储在设备采购系统中，如果这个信息只是存在于采购系统中，那么它的使用期限就截止到仪器设备签订合同之时，信息只是采集了却并没有运用到管理过程中。我们希望“承诺对外服务机时”信息可以贯穿到仪器设备使用的整个生命周期中，并且成为仪器设备对外共享机时服务的一项重要参考和依据。大型仪器设备对外共享服务是高校重要的社会责任，也是提高仪器设备使用效率的有力举措。通过信息化方式，建立了信息连接通路，管理人员在信息系统中建立仪器设备固定资产信息表时，对外服务机时信息以及相关论证报告信息会自动附在仪器设备基本信息后，一直跟随到仪器设备生命周期终结，在日常使用中，便于提醒管理人员按承诺机时对外服务以及管理部门对仪器设备开放共享情况的监督管理，这样承诺对外服务机时信息就不仅仅是一个登记在系统中的数据，而真正成为有利于提高仪器设备管理水平的有用依据。

2.2 三级管理，责任到人

我校是最早利用信息化手段实现仪器设备入账的高校之一，最初的实现方法是院系管理员收集纸质设备信息卡并录入到系统中，再由校级管理员审核的二级管理方式。这种实现方式容易造成信息的不准确，特别是仪器负责人只通过姓名确认，而不是职工号确认引起的因重名或查无此人，无法保证仪器设备责任到人。高校仪器设备作为国有资产，其安全性也是仪器设备管理过程中需要保障的重要方面。为此我校改进仪器设备建账方式，采用基于web浏览器的三级管理建账模式[13-14]，建立完备的仪器设备电子化信息表，取消了原有纸质仪器设备信息登记卡片，通过仪器负责人登录系统确认和院系管理员审核的方式取消了人工签名的过程。为实现这种管理模式，2013年我校升级了仪器设备管理信息系统，使更多的师生参与到自己购买和使用的仪器设备管理过程中，新系统同时通过“我的设备”功能菜单实时获取登录用户自己名下的仪器设备信息，用户登录后可以实时查看，比起从前的纸质卡片，无论从保存时间、数据准确性、查询及时性都有了较大进步。同时，在发生仪器设备负责人变动时，系统要求新仪器负责人在系统中确认，确保仪器设备整个生命周期中责任到人。让直接负责采购和使用仪器设备的师生录入仪器设备基本信息，降低了仪器设备信息的错误率，通过登录系统确认设备信息的方式促进了无纸化办公进程的推进，基于Web的访问控制实现了信息的公开和即时，提高了管理效率。电子化确认的基础是用户实名制，通过与学校统一认证系统对接，确保每一台仪器设备都有其对应的唯一负责人，为确保国有资产不流失建立基础。

2.3 数据公开，促进仪器设备共享

随着信息技术的快速发展，各类网络门户平台的兴起，人们越来越习惯于通过网络查询资源的方式。仪器设备管理中，我们通过建立“实验室与设备共享查询系统”促进仪器设备共享，系统提供快捷查询功能，可以通过仪器名称、仪器型号、生产厂家、生产国家、购置年份等信息查询设备，在设备详细信息页面可以查看放置地点、联系电话、功能特色、型号、规格等信息，大型仪器可显示仪器图片。该系统数据来源于设备完成建账和日常管理的实验室与设备管理信息系统，数据准确、更新及时。根据2017年上半年访问统计，系统服务校内师生4 000人次，服务非校内人员12 000人次。

除了“实验室与设备共享查询系统”外，我校还建立了“大型仪器开放测试基金系统”，该系统用于开放测试基金课题的申报、评审、机时录入、课题总结、测试费结算等，每年服务1 300余个开放测试基金课题，极大地提高了现有仪器设备的使用机时，无论是开放仪器给师生使用的机组人员，还是申请使用仪器的师生，都有较高的参与积极性。

2.4 建立仪器设备分类自动化解决方案

仪器设备作为固定资产的一种，数据登记中的分类管理是非常重要的一环，需要根据仪器设备分类信息形成报表。近年来，每年新增仪器设备有2万台(套)左右，为仪器设备分类成为一项较为繁琐的管理工作。分类要求是标准统一，及时有效和准确，根据以往工作统计，每年为仪器设备信息补充分类数据，需要1～2人月的工作量，此项工作具有重复性，即只要仪器设备需要入账，分类工作就一直要进行。通过探索信息化实践，我们获得了较为实用的解决方案，即通过现有积累的仪器设备的信息实现自动化匹配，降低人工匹配的工作量。

在仪器设备信息收集过程中，我们获得仪器设备的名称、型号、所属单位等信息，为自动化分类提供基础。首先，通过下拉框选择的通用设备名称，可以确定这个仪器的名称和用途，确认这台仪器应该对应什么分类信息，比如用户选择了微机，系统可以自动匹配到分类号和分类名称，初步减少了需要进行分类的设备数量。其次，对于除通用设备外的其他仪器设备，我们根据现存教育部固定资产分类对应表和我校以往仪器设备分类数据进行统计分析和归纳，创建了仪器设备自动分类对应法，通过信息化的方式，实现仪器设备分类信息自动匹配的功能。然而，自动匹配并不能完成100%的设备分类，一方面随着科学技术的进步，总会有新的仪器设备产生，另一方面，同一种仪器设备，可能有不同的名称。虽然无法完全覆盖，但需要人工手动一台一台进行匹配的数据量却大大降低了，根据实践结果，目前自动匹配可以达到85%左右，将设备分类工作时间压缩到5～10人日的工作量，节省了3/4的工作量，大大地提高了设备分类管理效率，避免了重复劳动，也提高了分类数据的规范性。

2.5 校级、院系级标签打印功能

在仪器设备资产管理期间，仪器设备标签起到了重要的标记作用。我校的仪器设备标签包含仪器名称、仪器编号系室、设备号、负责人姓名、条码等信息，对于海关监管的进口仪器设备，还配有海关监管标签。早期方案是校级配有标签打印机，院系级设备管理人员定期到校级打印标签取回后粘贴到设备上，实时性较差，为方便仪器设备购置数量较多的院系级单位及时打印并粘贴设备标签，我校开发了基于Web的标签打印功能，通过Java插件调用本地标签打印机驱动，实现通过浏览器的标签打印功能，为院系级单位配备标签打印机，提高了时效性，大大地优化了建账工作流程。

2.6 多维度仪器设备资产统计分析

通过将仪器设备资产信息电子化，信息化系统可以从不同维度、持久地保存仪器设备数据信息，甚至可以保留某一时刻的全部资产信息快照，进而对资产数据进行多角度处理，快速、高效、准确地形成形式多样的资产统计图表。比如：每年末形成基于教育部分类的年末资产统计表，体现本年度仪器设备增减数变化，年初数、年末数等；上报大型仪器设备学年度/年度仪器设备使用情况等相关信息；定期分析各院系、各学科仪器设备存量增量等，这些统计分析数据对于了解现有仪器设备资产分布、规划未来资产配置具有重要作用。统计分析功能同样具有多层级特点，校级可以统计全校的仪器设备资产情况，院系级可以统计本单位仪器设备资产情况，普通用户可以查看自己名下的仪器设备资产情况[15]。

3 结语

高校仪器设备是国有资产的重要组成部分，仪器设备管理水平的提高可以更好地为高校培养高素质人才提供物质保障，我校的多个仪器设备信息化系统的开发和实践，在仪器设备存量和增量都不断提高的情况下，实现了仪器设备数据的高效收集、处理和使用，促进了仪器设备的开放共享，提高了仪器设备的使用效率，整体提升了仪器设备的管理水平。

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[11] 北京大学.北京大学大型仪器设备管理办法[Z].2006.

[12] 北京大学.北京大学仪器设备管理办法[Z].2006.