批量打印学生体质健康登记卡的VBA

摘 要：论述了利用EXCEL的VBA编程功能，把相当大的数据处理任务交给程序自动进行处理， 实现了表格的自动批量复制打印，实现了办公自动化，提高了EXCEL在实际应用中的工作效率及节省人力资源。

关键词：EXCEL VBA ；批量打印；登记卡；办公自动化

1 问题的提出

在体育教学过程中，体育教师每年都要对学生进行体质健康测试，还要填《国家学生体质健康标准》登记卡上报数据。比如要实现如下一项任务，见图1、图2和图3。

要求把图1中的数据按照图2、图3 《国家学生体质健康标准》登记卡的格式填写完整并打印输出。按照常规的方法，把第一个人的信息依次复制到要打印的表格中，然后打印，再复制下一个人员，依此类推。如果人很多的话，这项工作很是繁琐，也容易出错。因此，我写了一个VBA程序，让工作自动进行。

1.1什么是VBA？

在Office软件中，VBA应用程序能够在Word、Excel等之间进行交互式应用，加强了应用程序间的互动。

1.2实现方法

为了描述方便，笔者将含有数据的表格（图1）命名为数据表，其工作表标签为“成绩统计”，将要打印的《国家学生体质健康标准》登记卡（图1、图2）命名为“1-2年级打印”、“3-4年级打印”、“5-6年级打印”，其工作表标签相應命名。

2 系统设计

2.1程序设计的主要思路

假设此工作是用手工操作的话，比如从第2行记录打印到第10行记录，那么操作过程应该是这样的：把数据表中的D4单元格中的“诸葛亮”复制到登记表中的C4单元格中，把数据表中的E4复制到登记表中的I4，依此类推，直至把“诸葛亮” 的一分钟跳绳的成绩复制到登记表中对应的D16单元格中，数据复制完成后，打印输出，这样就完成了第2行记录的操作，接下来复制“夏侯惇”的数据到登记中，然后再打印。如此一直到第10 行记录“任盈盈”。根据这个工作流程，如果用程序来实现的话，可以通过循环的方式复制数据表中的数据到登记表中对应的位置，再用循环的方式处理多个不同人员的信息。

2.2程序的功能

根据工作中的需要，程序应该可以实现多种批量打印的形式，主要包括以下几种：

（1） 连续的记录，如从第5行到第50行。

（2） 不连续的记录，如第5、10、15、20行这四条记录。

（3） 根据学籍号打印某一条记录。

（4） 分年级打印记录。

（5） 分班级打印记录。

上述几种形式在某些时候可以达到相同的目的，如第（2） 种形式中，选择连续的记录就和第（1）种形式相同，选择单个的记录就与第（3）种形式相同；第（4） 种形式和第（5） 种形式结构相同。

2.3程序的关键技术

第一、由程序的设计思路可知，程序运行时用户就要告诉程序处理的是哪些数据。由于各年级的表格不尽相同，就需要分别调用对应的表格模板。

第二、由于要处理不同人员的数据，以及提取相应信息，所以要用到两个循环。处理不同人员的数据时，调用对应的学籍号就可以了；而提取相应的信息，要在各自的模板中进行，再由程序调用。

第三、程序要能与用户交互。可以由用户选择打印或不打印哪些数据。

第四、由于程序要批量打印，也让用户心中有数，因此，已经打印过的数据要做出记号，避免重复。

3 用户界面的设计和代码的编写

在新的excel工作簿里建6个工作表，标签名称分别为“成绩统计”、“评分标准”、“测试成绩”、“1-2年级打印”、“3-4年级打印”、“5-6年级打印”。前面3个工作表的内容网上有，这儿就不介绍了。后面3个工作表，分别把各自对应的模板复制过来就好，分别在右上角添加一个命令按钮，其显示为“打印登记卡”作为用户召唤打印页面的选择。在Excel中按ALT+F11，可以打开VBE界面，点击“插入”——“用户窗体”，就插入了一个窗体，为了在程序中方便地引用它，可以把它的名称改为U12print，用同样的方法再添加两个窗体，分别命名为U34print、U56print如图4。

在窗体的上部放一个文本框，作为输入口，一个命令按钮其显示为“查询”。相关的代码如下：

Private Sub cmd查询_Click（）

Dim SQL$， i&

If Trim（Text1.Text） = “” Then Exit Sub

Check1.Value = False： Check2.Value = False： Check3.Value = False

SQL = "Select * from [成绩统计$A4：AM" & myR & "] where f3 like '%" & UCase（Trim（Text1.Text）） & "%'"

List1.Clear

If rs.State <> 0 Then rs.Close

rs.Open SQL， cnn， 1， 3

If rs.RecordCount > 0 Then

For i = 0 To rs.RecordCount - 1

If rs.Fields（2） <> "" Then List1.AddItem rs.Fields（2） '学籍号

rs.MoveNext

Next

End If

End Sub

在窗体的中部放一个列表框控件list1，以便显示学生学籍号。右边两个多选按钮其显示为“已打印 登记卡”、“未打印 登记卡”，下边一个多选按钮“选中全部记录”。右边两个显示为“打印”和“关闭”的命令按钮。相关的代码如下：

以上代码是打印1—2年级的，其他年级的与此相似。

值得说明的是，列表框控件的MultiSelect属性应该设置为2-fmMultiSelectExtended，这样，用户可以利用Shift和Ctrl键对列表框中的记录进行多项选择。当用户选择“未打印 登记卡”时列表框中出现所有还未打印的列表选项，用户可以自由选择打印。

要打印的数据源要从图1往图2图3的对应位置引用。如要打印图2任盈盈的资料，这样引用：在C4单元格里输入“=IF（$M$4=""，""，INDEX（成绩统计！$A：$AL，MATCH（$M$4，成绩统计！$C：$C，0），4））”其他引用的数据与此相似就不多介绍了。最后，新建一个模块1，把显示为“打印登记卡”的命令按钮与窗体联系起来，代码如下：

4 程序的测试和运行

用户在各页选择“打印登记卡”时分别召唤对应的窗体，套用对应模板打印对应数据。如图4、图5、图6。

用户在窗体选择“未打印 登记卡”时，列表框中列出当前未被打印的数据，选择“选中全部记录”时，再按“打印”就可以全部打印。

5 结语

经过试验，程序可以正常运行并实现系统设计中的功能。由此看出，在Excel中，VBA提供了广大的可自由扩展的空间，可以用VBA来编制适合自己专用的程序，大大减轻工作量，更好地利用计算机为我们服务。

参考文献

[1]崔晓宏.用VBA实现批量复制和打印任务[J].电脑编程技巧与维护，2010（21）.86-89.

[2]罗刚君.EXCELVBA程序开发自学宝典（第3版）[M].北京：电子工业出版社，2014.

[3]shywkb.2014学生体质健康测试计算模板（中、小学）.Excelhome论坛[M].北京：人民邮电出版社，2012.

作者简介

范拽拽（1980-），男，汉 山西省洪洞县，大专，汉语言文学。