新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施

陶静

摘 要：经济的发展和社会的进步对现阶段的各行各业都产生了十分深远的影响，尤其是经济的发展在很大程度上带动了科技的发展，而科技的发展将直接推动了事业单位档案管理工作的发展。如事业单位在工作的过程中会产生很多的管理问题，对这些问题和解决方式的记录被称为事业单位的文书档案管理。这部分档案记录对事业单位本身产生的影响是很大的，是管理过程中产生的宝贵财富。

关键词：新时期；事业单位；文书档案管理；工作现状；强化措施

信息化时代的背景下，怎样使用计算机来实现对事业的档案进行管理一直是事业单位档案管理过程中积极思考的问题。传统的事业单位的档案管理工作十分繁琐，并且很容易出现错误。而信息化时代的发展对事业单位文书档案管理工作提供了一个新的机会。通过使用信息化技术能够实现对其本身档案管理工作提供很大的帮助，但反观现阶段事业单位文书档案管理的过程还存在一些问题可，如对技术的使用不规范和操作人员的综合能力存在不足等一系列问题而导致实际管理工作存在偏差。基于此，本文对现阶段文书档案管理工作中存在的问题以及如何正确解决这些问题做系统的探究。

1 文书档案管理的具体阐述

首先事业单位内部的文书档案管理工作是最基本的工作。其作用是记录事业单位内部人员的工作情况，工作状态以及事业单位在管理的过程中发现的问题以及使用的措施。可以说是事业单位内部最为详尽和写实的一份资料，对事业单位本身一份十分重要的资料，并且事业单位的相关领导在进行实际的时间决策如在针对人员调动的环节中，也会考虑参考事业单位的文书档案。

记录和保存完整的文书档案不但能够帮助机关事业单位的领导就具体事件做出最为合理的决策，还能提升決策的能力和水平。可以说，事业单位的档案管理是对事业单位本身和对国家档案都有重要的补充和参考作用。

2 当前环节中事业单位文书档案管理的现状

2.1 工作受不到应有的重视

机关事业单位的文书档案管理工作在之前很长的一段时间之内都受不到应用的重视，此问题可从两方面进行思考，一方面文书档案管理的工作比较繁琐，在实际的文书档案管理工作中存在需要消耗大量的人力、物力并且受到实际工作设备的影响，对档案的整理工作只能依靠实际人力行为来完成。而另一方面对文书档案的实际管理工作并不能在短时间内得到足够的收益，其产生收益和实际价值的本身是与文书档案的管理有着直接的关系的。为此很多文书档案管理员或者延伸到整个事业单位内部都形不成对文书档案管理工作的有效认识。进而也就无法为事业单位提供有效的信息支持。

2.2 缺失文书档案管理的规章制度

对文书档案管理制度的缺失与对文书档案管理的认识性不足存在直接的关系，进而也就导致文书档案管理工作缺乏规范性和完善性。文书档案管理工作比较冗杂，加之对文书档案管理工作迟迟得不到重视，继而也就导致对文书档案的管理工作的推进存在一定的滞后性。并且没有足够规范的制度对其进行考核，导致文书档案管理的规范性迟迟得不到相应的进展，文书档案的价值也就无法及时展示出来。形成恶性循环：文书档案资金投入不断扩大，文书档案的实际意义却无法有效的发挥。

2.3 对文书档案的管理方式存在落后现象

我国正处于科技飞速发展的时期，计算机技术的发展应对各个行业都产生颠覆式的冲击。但事业单位受到其工作性质的影响，存在内部封闭性较强的现象，信息化建设落后，并且交流缓慢。导致其信息化管理方式和程度都没能与实际的时代需求相接轨，这也就好容易出现是事业单位内部档案贬值的现象。

2.4 管理人员的素质存在一定问题

管理人员的综合能力不足也是制约事业单位文书档案管理工作迟迟得不到进展的一个重要的原因。而岗位限制导致必然导致其本身在挑选工作人员的时候会选择那些综合能力不足的人员加入到文书档案管理工作中去，对文书档案的整理工作存在一定的不足现象；并且人员的流动性大，在交接的过程中容易出现遗漏的现象，进而影响到文书档案管理工作的完整性。

3 加强事业单位文书档案管理工作的措施

3.1 重视文书档案管理工作

文书档案管理工作应得到足够的重视，首先事业单位内部的管理人员应充当认识到文书档案管理工作的重要性，以此来实现对文书档案管理工作的适当整改，从而适应新时代的文书档案管理工作要求。另外取消对文书档案管理工作的轻视态度，不能因为文书档案管理工作本身不能为事业单位盈利便轻视其工作，此外还应推动其本身的管理升级，完善好档案管理的具体明细，立足长远，切实起到为事业单位的发展提供强大动力的作用。

3.2 完善文书档案管理制度

科学而有效的文书档案管理制度能够极大的提升工作效率。在事业单位内部应对文书档案管理工作本身有足够的了解，并且以此为基础建立和执行合适的规章制度，用实际的规范来具体约束文书档案管理人员的工作行为，提升管理人员的行为规范性，不能对其放任不管。将文书档案的实际管理工作落实到具体的工作流程中，积极促进文书档案管理人员工作和其他岗位之间的交流与合作，整体上提升文书档案管理工作的实际水平。

3.3 加强文书档案管理工作的信息化建设

机关事业单位内部应当充分认识到时代发展趋势，积极地将计算机技术、信息化管理手段运用到文书档案管理中去，提高文书档案管理工作的工作效率。而要做到这点，主要从三个方面入手：首先，在将文书档案由纸质转化为计算机存储时，注意纸质档案与电子档案的信息之间要一一对应，不能出现数据不一致的情况，保证数据规范与可靠。其次，对于信息化管理的应用，要尽快实现从信息采集到录入，再到整理的流程体系，减少人力方面不必要的投入，提升文书档案管理工作效率。最后，在进行文书档案管理时，要加强机关事业单位内部各部门之间的交流，以保证文书档案的准确性，因此机关事业单位内部需要运用计算机技术搭建信息交流平台，以保证文书档案管理工作的顺利进行。

3.4 提升工作人员的素质

为此可从三个角度实现：首先积极通过组织培训的方式，在一年的特定时间内组织员工进行文书档案管理工作的培训，提升自身实际操作能力，规范文书档案管理工作。其次加强宣传，充分让员工们去认识和理解文书档案管理工作的重要性，让员工认识到自己岗位的价值进而产生对自己岗位的责任感。最后建立奖罚机制，明确奖罚条件，以此来充分调动员工的工作积极性，提升对文书档案的管理能力。

4 结语

综上所述，事业单位的文书档案管理工作迟迟得不到进展已经成为制约事业单位健康发展的一个重要的因素。为此我们应积极提升对文书档案管理工作的认知深度，提升文书档案管理人员的素质和热情，进而提升整个文书档案管理工作的科学程度，使之能切实发挥其应用的作用，为我们的现代化社会建设打下建设基础。

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