探究事业单位档案管理信息化建设的问题及建议

王清娥

摘 要：信息化、网络化时代中，无论是个人还是集体，都应通过网络来开阔自身的视野范围，关注社会的焦点问题，从而为社会主义现代化的建设事业贡献出最大助力。档案管理是十分复杂的，管理人员需要在日常工作中处理各种问题，工作压力较大，工作过程繁琐，因此常有资料丢失或损害情况的发生。如何进行事业单位的档案管理信息化建设，应用先进技术手段有序开展资料整理、信息分类储存等活动，减轻管理人员的工作压力，激发管理人员的工作热情，这是事业单位领导部门值得深思的首要问题。本文针对事业单位档案管理信息化建设的有效方法进行了简要论述，希望能够进一步促进档案管理任务的高效完成。

关键词：事业单位；档案信息化；管理方法；有效策略；研究

事业单位的重要资料是通过档案记录的方式进行整理的，档案管理内容较多，涉及范围较广，传统的整理模式已经难以满足事业单位的长远规划需求，因此档案管理的信息化建设势在必行。时代在进步，社会在发展，人们的生活质量与生活水平得到了显著提升，对于网络信息的了解也更加全面，网络的产生既丰富了人们的日常生活，也满足了人们的精神需求。科学技术的创新研发，为事业单位档案管理信息化建设创造了良好契机。我们必须认识到档案信息化管理的重要作用，同时不断探索新的途径，研究新的方法，为信息化建设提供便利，从而推动事业单位今后的全面进步与发展。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 工作人员能力不足

事业单位档案管理人员普遍缺乏丰富的管理经验和专业的管理知识，未能接受过系统培训，因此综合素质较为低下，业务能力相对较差[1]。他们无法应付档案管理的诸多问题，对于资源、文档、信息的整理更是十分盲目，导致档案管理工作无法发挥出它的实际作用，为事业单位未来的规划发展起到良好的辅助作用。此外，在进行档案信息的分类整理时，管理人員还会出现操作失误问题，无意间损坏纸质资料和重要信息，档案不能及时保存到电脑上，大大增加了后续的查询、调取难度，也给事业单位的其他部门工作产生了严重的不良影响。

1.2 领导人员不够重视

事业单位领导部门未能对档案管理工作给予高度重视，他们错误的认为档案管理工作可有可无，所以也过分忽略了管理人员的培训、专业队伍的组建。档案管理不合理，档案查阅不方便，降低了事业单位整体的工作效率，一些问题始终无法得到解决，还将极大的阻碍着事业单位长远规划目标的顺利实现。

1.3 管理方法不够科学

事业单位对档案的管理固守传统，没有跟上时代的步伐，没有借鉴现代科学合理的方法，也没有借助高超的科学技术，使文档便于管理，便于查阅。如传统纸质档案会因为各种意外而损坏，导致一些信息丢失，因此相关工作人员应该借助电脑等工具和互联网技术对相关档案进行存档，防止其意外丢失，同时要进行整理和排序。

2 事业单位档案管理信息化建设的合理建议

2.1 结合传统管理模式

针对我国事业单位的档案管理手段仍然以旧有的方法为主，事业单位的管理人员应当重视对传统的档案管理方式进行改革与创新，把现代科学信息技术融入传统的档案管理工作中，逐渐实现事业单位的档案管理信息化[2]。为了提高当前档案管理人员的档案管理水平，事业单位应当注重对相关工作人员档案管理知识与技能的专业化培训。由于传统的档案管理工作人员所具有的专业知识比较落后，缺乏及时的更新，对于电脑知识的掌握程度最多也只能维持在初级阶段，极少懂得更高级的电脑知识与操作技能，除此之外，大多数的档案管理工作通过人工来处理，容易出现差错，效率不高，难以达到现代化的发展要求。为了解决这个问题，事业单位的领导人员应当重视定期培训，对当前的档案管理工作人员及时进行知识更新，为传统的档案管理工作人员带来新的能源与动力，帮助他们更好地适应现代化档案管理工作的需求，把现今的信息科学技术融入传统的档案管理知识当中，给老的档案管理队伍注入新血液。

2.2 加强信息化管理宣传

要想实现信息化这一目标，首先必须做到的是认识到这一工作的重要性，工作人员应当了解文档管理工作的作用和影响，以及做好后的积极结果和做不好的严重后果，只有清醒地意识到这些，才能真正认真地对待这些工作[3]。提高重视意识，必不可少的就是宣传，这也是最有效的方法，在单位加强宣传，让上至上层领导下至基层员工都能理解文档管理的重要性，那么大家自然就会努力做好这项工作，大大提高单位资料的管理效率，有利于创造更多利益。

2.3 强化信息化平台建设

首先，应强化档案管理信息化硬件建设，计算机、数据库、网络设备等是事业单位档案管理信息化建设的必要物质基础，硬件建设的开展离不开资金的投入，对此事业单位应结合实际情况申请政府拨款或自行解决筹资问题，不断完善和优化信息化硬件系统，为档案管理工作的信息化发展奠定坚实的基础。

其次，应强事业单位档案管理信息化平台的安全维护。信息化的档案管理较之普通的档案管理来说具有效率高、耗费时间短、且准确率高等特点。但信息化的档案管理却存在一个问题，那便是其安全意识不强，安全意识的薄弱将会造成信息数据的丢失和泄漏认真研究事业单位档案管理的相关政策，根据信息资料的重要性对档案进行加密处理，积极的做好档案资料的保密和利用工作。对此，事业单位档案部门应强化对电子档案的管理与控制，强化对杀毒软件、防火墙等的有效运用，做好防病毒、防黑客工作，同时应不断完善档案管理信息化工作制度，提升相关工作人员操作的规范性，减少安全漏洞的产生，从而更好地维护档案资源的安全性。

2.4 重视硬件设施建设

要实现事业单位的档案信息化建设，就离不开相应的硬件设施的建设。简单的“三铁一柜”已经不能满足新形势的发展需要。事业单位要加大资金投入，配备完善的档案信息化硬件设施，打造高效、可靠、便捷的档案存储环境。良好的硬件设施要能够对档案资料进行有效的保存，将电子存储的优越性发挥出来，便于档案资料的管理。与此同时，为了防止电子文件丢失，在信息存储和录入的过程中还要选择储量足够大的备份硬件设备对所有档案信息进行备份。

2.5 建立安全科学管理制度

由于档案管理具有服务的性质，尽量地开发其档案信息是对事业单位的档案馆的基本要求，以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能，从而达到档案信息资源共享的目标，建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施是其核心，在各个环节上解决信息虚假的隐患。

2.6 保证档案信息化的连续性

在档案信息化管理过程中，应按照顺序进行信息录入，不得断篇跳章，以保持档案信息的连续性。在进行信息转化更新时，要对旧档案进行整理，并编排成合理的资料进行归档。在复制档案时，要做好备份工作，防止档案变更、失真或流失。在更新升级存储设备或更换时，要提前对档案进行备份管理，对档案进行多次备份。有些单位仍然保持着纸质档案的保存，单位可以对档案进行电子化处理并传到网盘中，便于连续查阅。总而言之，保持连续并多次备份以确保万无一失。

3 结束语

总之，我们必须足够重视事业单位的档案管理信息化建设，并将它视为基本目标全面贯彻与落实，不断加大信息化管理力度，提升信息化管理水平，以此来提升事业单位整体的工作效率，保证其他部门工作任务的高效完成。

参考文献

[1]张新民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2016（13）128-129.

[2]李剑峰.事业单位档案信息化管理建设的方法分析[J].赤子（上中旬），2014（15）244-244.

[3]李咏梅.事业单位档案管理信息化建设的策略分析[J].黑龙江史志，2015（20）163-164.