基于现代人力资源管理看人事档案管理工作研究

成志勇

摘 要：在人力资源管理工作中，人事档案管理是一个关键的环节，用人单位通过对职工进行人事信息方面的记录和存档，能够全面掌握一个人的思想品德、工作能力和工作表现等方面的状况，为人力资源的职位调整提供了着重要的参考。随着现代企业的不断发展，人事档案管理工作也必须做到与人力资源管理相匹配，深入开展变革创新，完善信息收集机制，树立服务意识和竞争意识，加强信息化系统建设，不断提高管理水平。本文主要针对基于现代人力资源管理视角下人事档案管理工作的变革措施进行了研究，以供参考。

关键词：现代人力资源管理；人事档案管理；措施

随着社会经济的不断发展，社会主义市场经济进一步开放，企业之间的竞争愈发激烈，其根本就是人才方面的竞争，要想在这样的背景下赢得生存，做好人力资源管理工作非常重要，其中人事档案管理水平的高低直接体现着人力资源管理能力的好坏。目前我国的人事档案的管理存在着一些问题，比如法制化水平不高、技术手段落后、社会效益低下等，一定程度上造成人力资源的浪费，所以要迫切的加强人事档案管理制度创新，提高管理水平。

1 人力资源管理和人事档案管理的内涵

人事档案能够为用人单位提供较为完整地人才信息，方便领导作出用人决策，更好的发挥人力资源的作用。只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能最大程度上保证整个单位的正常运行。

1.1人力资源管理

人力资源，指的是人在先天的基础上，经过有差别的生活和实践，所形成的脑力和体力方面的劳动能力。相比于物力资源来说，人力资源的侧重点在人，也就是人是创造性的主体，因而具有主观能动性。而以人为主的管理模式目的在于平衡个人与整体之间的关系，并发挥个人能力的优势。而人力资源工作的最终目标在于组建起一支素质有保障且整体性出众的队伍，并在不断进步中形成独特的企业文化。

1.2 人事档案管理

人事档案主要目的在于将个人经历和工作表现等数据进行记录，从而为今后的使用提供重要的资料。人事档案的内容包括个人经历、业绩、性格、工作状态等，且具有高度的机密性和精确性，是企业对于人才培养和人才考察的重要内容，也是企业日常管理工作中不可或缺的部分之一[1]。

2 企业变革期人力资源管理与人事档案管理的匹配分析

当前，业内学者对人力资源管理提出了不同的标准，所以必须有符合实际生产的人力资源管理实践活动与之相适应，将不同生产阶段的实践互相搭配，对比其效果，引出所需的材料，有利于将不同的实践组合有可能会产生的效果进行对比，找出最佳的方案。但因为生产条件不一样、策略方针各异，人力资源管理的具体需要也会发生变化，因此人力资源管理具有较强的场景依附性，对其进行相应的理论研究力度也会大幅度增加，这对未来的发展是具有重要意义的。

人事档案管理是人力资源管理体系中重要的组成部分，是档案管理的重要工作内容，也是企业员工业务审计、绩效考评的首选资料。并且，人事档案资料能够协助企业人力资源管理部门真正以人本思想为指导方针，应用科学有效的手段对人力、物力进行组织与调配，促使其长期处于最佳比的状态中。知识是推动人类发展的重要因素，而人事档案是企业管理的重要组成部分，是人力资源管理工作中不可或缺的理论依据和数据基础。所以在现阶段的单位中，对于人事档案管理工作也一直高度重视。两者就好比鱼和水的关系，人力资源管理需要人事档案提供内容，而人事档案工作的目的是为人力资源管理服务的。两者就好比鱼和水的关系，两者是密不可分、唇齿相依的，彼此发展的情况对对方均会产生一定的效应[2]。

3 基于现代人力资源管理视角下人事档案管理工作变革的措施

3.1 完善人事档案信息收集机制

从现代人力资源管理视角出发，人力资源档案不能只包括员工基本信息资料，同时还需要能够通过人事档案反映出人员所具备的隐形知识，如职业技能、职业素质、职业道德等状况，这些有关信息就需要经过人事档案管理人员活跃搜集，不断开掘。为深度开掘这些隐形信息，档案管理人员可对人员进行定时考评，考评内容应包括职业技能水平、工作完成状况、职业道德等方面，并将查核成果归纳到各人员的人事档案中。在人力档案管理的工作中，不但要全部搜集人员的基本资料，还应在此基础上，搜集使用人员关于事业单位具有积极意义的信息及意见，从而为管理层管理决策的拟定提供重要參阅，促进事业单位形成一种不断优化的良性循环机制。这就需要人事档案人员加强和各级人员的沟通，积极听取人员的工作意见，并加以收集、整理、汇总、保存[3]。

3.2 提升服务意识和竞争意识

人员的服务意识是人事档案管理工作质量提升的关键。在未来，人才必将成为各大企业竞争的主要因素，所以人事档案的管理人员也要从自身的观念入手，从态度上做到端正，从而改变一直以来的被动服务模式，提升服务意识。这样一来可以使人事档案工作更好地为人力资源管理服务，促进人力资源管理水平的提升[4]。另外，知识经济时代下，知识的作用性被进一步放大，而档案管理工作也需要体现出企业的工作效率。这就要求人事档案管理部门首先要将信息准确、及时地提供，并加强与其他部门的密切合作。在这一过程中，管理人员要具备竞争意识，将人力资源管理的理念深入人心，在竞争中加强目标的管理。

3.3 构建人事档案信息管理系统

传统的人事档案主要采用纸质媒介，面对大量的人事档案，这些纸质档案不但增加了保管难度，在查找、提取、分析等方面也带来了极大困难。基于此，很多企业和单位都通过现代信息技术，构建了人力资源信息管理平台，将传统纸质媒介的人事档案移至网络媒介中，不但节省了档案保管空间，还可实现快速的信息收集、查询、传递等，并利用网络信息共享技术，满足不同部门以及管理人员对信息的利用需求 [5]。比如，某单位积极引入信息技术，构建信息化人事档案管理系统，系统以Web的B/S模式作为构建框架，通过网页浏览器就能连接人事档案管理的客户端，大大方便了使用。档案管理系统，设置管理权限，分为管理员和用户，管理员账户由档案管理人员登录，员工可以用户账户登录系统，上传、查询个人资料。管理人员可设置用户的使用权限，并管理用户，同时还可以对用户进行某种功能的授权。这项工作虽然这需要一定的人力、财力的投入，但通过系统录入后，大大提升工作效率，从远期利润角度来看，利大于弊。

4 结语

总之，在未来的社会中，知识将成为促进人类发展的重要因素，而人才将成为社会发展的关键。人力资源管理工作对企业发展具有重要作用，对人事档案管理有直接影响。广大企业和各行政单位要全面深入地开展人事档案管理工作的变革，改变档案管理工作中的缺陷，加强对人事档案的管理，推动其朝着科学化、信息化、高效化的方向展，从而促进人力资源管理和人事档案工作的有序结合。

参考文献

[1]王海唐.浅议现代人力资源管理视角下人事档案管理的变革趋势[J].机电兵船档案，2015（04）：63-64.

[2]李玉兰.基于现代人力资源管理看人事档案管理工作的探讨[J].现代经济信息，2016（10）：128.

[3]蹇岚.从现代人力资源管理分析人事档案管理工作[J].环球市场信息导报，2017（02）：50-51.

[4]王林敏.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].办公室业务，2017（07）：80-81.

[5]韩晓霞，李国胜.人事档案管理系统的构建与实践[J].企业改革与管理，2014（18）：62-63.