论人事档案的数字化管理

王欣童

摘 要：档案作为现代化人事管理工作中的重要内容和资源，对于单位深化人力资源管理、提升管理效率具有很大的功能。随着数字化管理技术的不断发展和完善，将数字化管理理念和方法运用到人事档案的管理之中逐渐成为一种发展趋势。而作为一项技术性的管理方法，数字化管理在档案管理中的应用要通过一定的条件才能够得以开展，基于此，有必要对人事档案的数字化管理问题进行针对性的研究，以探寻适合本单位实际的人事档案数字化管理路径。文章首先对人事档案数字化管理的价值功能进行分析，强化对人事档案数字化管理有效性方面的认识度和认同感，然后对如何推进人事档案数字化管理提出相关的建议，以期促使数字化管理方法在人事档案管理中的良好应用。

关键词：人事档案；数字化；管理

人事檔案作为现代化人力资源管理中的重要内容之一，是对人才资源各项信息进行记录和反馈的主要途径，对于人才的科学、合理使用和价值的最大化发挥具有十分重要的价值。而人事档案内容的多样性和复杂性决定了传统的档案管理方法无法适应现代化人力资源管理工作的需要，人事档案需要借助相应的数字化技术来加以推进，从而更好地服务于人力资源管理工作，提升人事档案管理的效率和效果。同时，在研究和实践中也发现，人事档案数字化管理工作是一项长期性的工作，不仅需要通过数字化管理系统对现有的人事档案信息进行有效的管理，同时还要根据发展的需要来对信息进行更新，并根据人力资源管理的需要对档案管理内容和方法进行优化升级，这就说明人事档案数字化管理工作的研究要通过常态化的形式开展，以解决现代化档案管理工作中的问题。

1.人事档案数字化管理的价值分析

对于人事档案的数字化管理问题研究来说，充分掌握这种管理方式所发挥的功能是深化此项工作发展的重要前提和基础，只有对人事档案数字化管理所产生的管理效果具有高度的认同感，才能够保证数字化管理理念和方法的深化工作能够有效开展。具体来说，人事档案数字化管理的价值主要表现在以下三方面。

1.1人事档案数字化管理能够极大地提升档案管理的效率

与传统纸质的档案管理方式相比，数字化的档案管理方法注重通过数据库将大量的档案信息按照一定的标准进行电子形式的管理，档案信息需求者只要在数字化管理系统中输入相应的关键词，就可以轻松地获取相应的人事档案资料，这样既节省了档案管理的空间资源，同时也提升了档案信息获取的效率。

1.2人事档案数字化管理能够很好地提升档案管理的使用价值

档案作为记录人才在成长和发展过程中重要信息的载体，是对人力资源进行科学管理的关键内容。同时，对于已经存在的档案，只有充分将其利用起来才能够发挥出应有的价值，而且人力资源管理工作的发展表明档案是辅助人才管理的重要信息资源，越来越多的主体尝试通过档案来获得尽可能多的有用的信息资源，以提升管理的效果。再者，大数据技术的推广极大地丰富了数字化档案的应用方式，可以根据对档案信息的技术分析来把握人力资源管理规律，从而促进档案管理工作价值的最大化。

1.3人事档案数字化管理能够为整体管理工作的优化提供强用力的支撑

现代化社会的快速发展促使各项管理工作的效率和效果有了很大的提升，而为了适应社会发展的需要，档案管理工作部门和人员除了高效地开展自身的工作内容以外，还要从单位发展全局的角度来挖掘档案信息的价值，以发挥档案在助推各项工作发展中的积极功能。通过人事档案数字化管理可以将人事档案与单位内部信息资源库实现有效的对接，实现人事档案信息的共享化，为优化单位内部管理工作提供重要的信息支撑。例如管理者可以根据员工的档案信息来对其工作表现有一个综合的判断，以此作为职位和薪酬待遇调整的重要依据。

2.推进人事档案数字化管理的措施

通过上述分析可以看出，人事档案数字化管理作为一项重要的管理内容，对于档案管理效率的提升和档案价值的最大化发挥乃至单位整体管理工作的优化有着明显的价值和功能，而这些功能的充分发挥却需要我们投入更多的时间、精力和技术来加以支撑。就目前来看，虽然多数单位借助数字化管理方法来对人事档案进行管理，但是所真正取得的成效并不明显，需要进一步深化人事档案的数字化管理工作。

2.1正确理解人事档案的数字化管理

人事档案数字化管理是随着人事档案管理工作和数字化技术的融合而产生的一种有效的档案管理方法，在采用数字化管理方法之前，首先要对人事档案数字化管理工作的内涵有所理解和认同。首先，要明确人事档案数字化管理的价值在于促进人事档案管理效率和效果的提升，提升人事档案工作与其他工作之间的匹配度，即人事档案数字化管理的最终目的是为了方便人事档案的管理和使用；其次，要正确对待人事档案和数字化管理之间的关系，避免出现诸如只注重档案信息的录入，而忽视对信息的整理、分析和使用。

2.2注重人事档案数字化管理效果的巩固提升

在实际的人事档案管理工作中发现，更多的单位在管理方面容易出现只注重人事档案信息的获取、整理，而缺乏必要的深层次重要信息挖掘，导致那些本可以发挥更大价值的信息资源被埋没，影响人事档案管理效果的提升。因此，要通过多种方式来优化人事档案数字化管理，切实发挥其应有的价值。一方面要通过人事档案数字化管理信息系统信息共享的方式来为更多的人获取人事档案信息提供方便，使更多的人能够接触和使用档案信息；另一方面要借助大数据技术来对档案信息进行相应的分析，以提升相关决策的准确性和实效性。

2.3创新人事档案数字化管理方式

虽然数字化管理是借助信息技术来对人事档案进行高效管理的重要方法，但是这种方法只有与当前人力资源管理工作相匹配才能够发挥其应有的价值，因此，在日常的工作过程中，要对人事档案数字化管理过程中的问题和缺点进行深入地研究，通过管理手段和技术手段来加以创新性地解决，从而促进数字化管理系统的不断完善，以迎合现代化管理工作的需要。

3.结语

综合来看，人事档案数字化管理是现代化人力资源管理工作中的重要方法，也是提升人事档案管理价值的有效途径。而对于在日常管理工作中出现的问题，要通过相应的优化措施来加以妥善处理，确保人事档案管理工作效率和效果的有效提升，发挥人事档案服务人力资源管理的价值。

参考文献

[1]姚春华.人事档案数字化管理探讨[J].兰台世界，2016（S1）：118-119.

[2]刘洋，王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理，2016（21）：111+113.