现代化企业档案管理工作探讨

摘 要：我们国家现在绝大部分国企甚至私企在企业档案管理上任然不是非常重视，档案管理模式仍然延续以前的模式，主要以纸质档案为主。但随着社会、经济的不断发展，企业的不断创新，以及现代企业追求的效率问题，计算机技术的普遍使用，企业档案工作也随之科学化，正规化，也随着时代的发展而改变，但电子档案现在正处于发展阶段，实际面临一些问题，现阶段，电子档案和纸质档案相互搭配取长补短成为最好的选择，随着社会不断发展技术不断创新，未来企业现代化、信息化的管理模式会根据企业实际需求而改变，提高企业数字化档案管理技术的含量成为了大趋势。

关键词：现代化 企业档案管理 电子档案

企业中文件、档案在企业不断发展进程中发挥着不可替代的重要作用，主要体现在公司的对外业务效率和企业的发展自我服务中，对外有效的提供准确的资料在企业长期稳定发展中尤为重要。在现代化公司中，投标成为常态，能够有效、准确的提供相关工程的基本资料以及提供公司的资质证明，在投标竞争中会占据有力的地位，提高公司中标几率。现如今，各个行业之间竞争尤为激烈，想在竞争中胜出，拥有高素质档案管理人才，成为越来越被重视的因素。

1 现今我国企业档案的状况

我们国家现在大部分企业仍然在档案管理上不采取主动创新、放任自如的状态，对企业档案管理不予重视，导致很多企业仍然延续以前纸质档案的管理模式，但随着社会、经济不断发展，企业不断创新，以及现今社会认为时间就是金钱，谁都不愿在基础准备工作上浪费大量时间和经历，更愿意在起跑线外一较高下。如何不输在起跑线内成为企业内部管理的基本要求。电子文件也有不可避免的问题，例如公司法人签字、营业执照用途确认签字、各种文件的确认签字等，都存在着不得不电子文档与纸质文档共存的局面，很多公司有不成文的规定，重要文件一定要保存纸质版，有几个原因，怕计算机出现问题损坏文件、纸质签名后的文件更具备法律效率等原因，如何进一步改善这种问题，也成为企业内部管理进一步优化的问题。

2 档案管理在企业中的作用

2.1企业的档案管理在公司运行中起着非常重要的作用。

公司的稳定发展在于内外兼备，对外提高业务数量与质量，对内提高效率，对着公司业务量不断加大，公司内部运转效率就变得尤为重要，公司的档案管理是否存在问题，不久就会体现出来，纸质档案在此时显然跟不上公司运行速度，从大量纸质文件中翻找出需要的文件，需要大量的人力和时间，而且会严重拖慢对外业务的实施进度上，所以大部分公司现在重视企业档案管理，从纸质文件演化成用电子信息文件代替，电子文件无论在储存空间上还是提取速度上，都比纸质文件有着更好的表现，在对外业务上也不会因为资料问题拖慢进度，使得公司内外监管有序。一个现代化的公司需要在档案管理上提高水平，来适应现代化社会的发展需求。

2.2如何提高小企业生存能力

我国因为近些年社会不断发展，经济水平不断提高，参差不齐的大中小企业如雨后春笋，一夜之间遍地开花，几个人的小公司也不在少数，这些企业在某些管理意识上滞后，导致公司发展缓慢，服务质量落后其他公司，随意性比较严重，公司运行度缓慢，甚至导致公司运转不利而关门大吉，这种公司在我国现阶段不在少数，如果能有效的提高企业档案管理水平，跟上公司运转速度，也许情况会大为改观。企业创始人应该在公司发展初期就重视档案管理对于企业的重要性，在企业档案管理方面进行大连投入，开发适合自己公司发展模式的企业档案管理系统，实现企业数字化管理，实现数据网上传输，上传财务管理档案、人力资源运作档案、财务报表的整理与分析、业务发展的进度档案等。企业现在竞争越发激烈，档案管理在企业运作中的地位也越来越明显，利用现代化手段管理企业会让企业走在健康稳定的发展道路上。

3 完善的档案管理模式提高企业竞争力

3.1 提高企業档案管理水平可以提前抵御风险

在现今全球化时代背景下，知识产权的地位越来越高，特朗普近期对华发动的贸易战中，就曾多次提到保护知识产权的问题，对我国知识产权的“不够重视”进行恶意攻击，毫无证据的指责。可见知识产权问题的高度不仅仅是在企业与企业的较量中，还存在与世界上国家与国家的较量中。知识产权是各个企业的核心利益，为核心利益建立完善的档案管理系统并上传，能有效防止企业知识产权被窃用，防止核心技术和商业机密流失与泄漏，能够更有效的维护与企业的核心利益。

3.2 提高档案管理水平可以提升业务量与服务水平

提升档案管理系统可以有效的服务于客户，维持客户关系，提高业务量，比如开展业务，给客户建立完整的档案，从而，哪怕只有一次合作的客户，都有完整的档案信息，以备下次再度合作，对于客户而言，建立完整的档案会让客户再次合作时体会到企业的精确服务体系，让客户对企业的规范化管理感到亲切，对公司实力感到满意，会极大促进企业与客户之间的信任度，大幅度提升再次合作的可能性。

4 企业如何做好档案管理工作

企业如果想做好档案管理工作，其中非常重要一点就是需要吸纳专业的高素质档案管理人才，专业的档案管理人才会提高企业档案管理的水平，人才是重中之重。企业的领导也需要重视档案管理重要性，很多企业认为档案管理难度不高，做的只是存档提取的工作，所以对于企业其他部门而言，档案管理相关部门得不到领导的重视。其实不然，档案管理的工作内容有很多，在企业发展中也非常重要，公司发展所用到的很多数据都是从档案管理部门提取出来加以归纳总结，从而得以实践。所以企业领导需要重视起来，领导的重视对于档案管理的工作有着莫大的帮助，领导漠视，无论有多优秀的人才也无济于事，努力的结果得不到重视，工作的成果得不到赞许，做与不做差别不大，恶性循环下会导致档案管理系统变的缓慢而迟钝，对于整个企业来说都是一记慢性毒药，千里之堤毁于蚁穴，内部系统的瓦解是企业最大的敌人。

人才的引进可以依靠教育的力量，与学校做联合，从学校引进高素质可培训人才，稳扎稳打从基层做起，为师生提供实际操作的机会，也为企业带来新的血液，使企业充满生机，从而能不断发展，扩大企业规模。

5 总结

企业档案管理中，纸质档案存在很多弊端，气候因素就是其中一项，例如南方的空气潮湿，对于纸质档案管理带来很大挑战，而电子档案管理却能够很好的解决这个问题，电子档案管理系统的正确运用，可以提高企业运转速度，对于提升业务量有很大的帮助，对于企业的健康发展也起着举足轻重的作用，但是电子档案管理系统也有不符合现阶段情况的问题，比如社会承认度比较低，重要签名签字如果是电子输入会得不到承认，现在仍需要在纸质文件上签字，然后扫描成电子档案存储。很多重要的场合和合作项目中，纸质文档仍然作为主体，作为认真负责的体现，而且这些纸质文件更具有法律效力，这些则需要社会慢慢的改变与认同，在经济不断发展的未来，企业档案管理工作也许会变得越来越正规化，但这需要社会和企业共同努力。

参考文献

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作者简介

黎珊珊（1988-）。女，汉族，广东省广州市，本科，哈尔滨师范大学，研究方向：档案管理。