关于事业单位人事档案信息化管理的思考初探

姜永强

摘 要：本文简单分析了信息技术在人事档案管理的作用，针对事业单位人事档案信息化管理发展展开了深入的研究分析，结合本次研究，发表了一些自己的建议看法，希望可以对事业单位人事档案信息化管理工作的开展起到一定的参考和帮助，强化档案管理的法规建设，更好的满足事业单位在人事档案管理方面需要，促进我国社会经济发展进步。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理；思考

事业单位人事档案主要是记录事业单位工作人员基本信息，包含工作人员思想政治面貌、学历水平、工作业绩、个人经历等，使事业单位对每个员工的工作状况和个人情况有详细了解和把握。人事档案在人才信息方面发挥着载体作用，能够很大程度上提高人才资源的开发利用有效性。在信息化时代，人事档案管理工作模式发生了很大的转变，从之前的纸质档案管理转变为计算机档案管理，采取计算机档案管理方式，档案管理成本有很大下降，便于档案的查询、储存和修改，同时还能很大程度上降低档案管理工作强度，使档案管理工作效率和准确性有显著提高。因此，人事档案信息化管理对于事业单位管理质量的提高有着非常重要的意义和作用，本文就此展开了研究分析。

1 信息技术在人事档案管理的作用

人事档案记录个人从事各类社会活动，能够使事业单位人事管理有效性有显著提高，为各项工作的顺利进行打下良好基础，在事业单位优秀干部选拔、人才队伍建设、党政管理开展等有着非常重要意义和作用。利用信息技术展开人事档案管理，通过对档案信息资源的分类、提取、分析，能够使档案工作效率有显著提高。相比于传统档案资料，数字档案管理保存、查询更为方便，档案信息利用网络传递，档案利用率有显著提高，档案管理成本明显减少。人事档案信息化管理需要在人事档案管理过程中应用先进的计算机信息技术，在人力资源管理改革中有着非常重要作用和意义，能够很大程度上促进事业单位人事科学、高效化管理，信息技术在人事档案管理中的作用主要表现在以下几个方面：

首先，能够促进人事档案管理科学化，人事档案信息化管理，主要利用信息化技术，将人事信息按照一定的规律整理，保存在系统程序中，使原本复杂、繁琐的信息变得科学、规范，具有条理性；其次，能够提高人事档案管理水平，随着全球信息化时代的到来，人事档案信息化管理，不仅能够更上当前社会和时代发展，同时还能使人事档案管理水平得到有效提升，将人事档案信息在事业单位方面的价值最大限度发挥出来；最后，人事档案管理工作效率有显著提高，档案信息化管理，管理人员从之前繁杂的手工操作中解放出来，提高档案管理的效率和水平，使人事信息查询、保存等更加规范和条理，使人事档案管理整体工作效率有显著提高。

事业单位人事档案信息化管理水平的提高，需要做好以下几个方面工作：

第一，健全人事档案管理机制，信息化时代，事业单位人事管理工作需要从纸质档案资源保管、硬盘等档案信息载体管理等方面出发，建立完善的管理制度，另外，定期做好档案备份工作，避免因为计算机故障或者介质损坏等导致档案出现丢失和损坏。对档案管理信息化制度进行完善，在档案检查过程中严格按照相关制度展开，使档案安全性和完整性得到保证。

第二，加快硬件建设，信息化建设过程中，有完善的硬件设置作为支撑，能够为事业单位人事管理信息化建设工作的顺利进行打下良好基础，从网络时代背景出发，以网络为依托，将信息化管理优势充分发挥出来。在实际操作过程中，硬件设施建设需要从两个方面出发，一方面是计算机系统硬件建设，结合事业单位人事管理工作需要，完善硬件设施；另一方面是网络硬件建设，有内部局域网建设、互联网硬件建设等方面内容，在内部局域网建设方面，事业单位人事管理关系到每一个员工的利益，通过对局域网的完善，能够将各类资源有效整合，提高人事管理效率，在互联网硬件建设方面，随着市场竞争日益激烈化，在事业单位人事管理方面的要求越来越严格，利用硬件建设，使人事信息能够有效融合至网络环境，打破传统人事管理限制，更好的满足市场发展需要。

第三，完善软件系统，当前市场上多数人事管理软件系统都集中在企业二方面，很难满足事业单位人事管理工作实际需要，事业单位需要做好對专用信息化软件平台的开发利用，更好的满足自身实际需要，在实际工作中，一方面推广规范化人事信息代码，使不同事业单位在人事管理方面相互整合，实现信息资源共享；另一方面做好现代化信息技术的引进，从事业单位本身人事管理特点方面出发，做好信息平台开发，满足人事管理需要，建立完善的阿全防护机制，加大在机密信息方面保护力度。

2 强化档案管理的法规建设

2.1 积极推进依法制档活动的开展

一方面，档案法治建设需要严格按照相关规章制度展开，在档案信息化管理中融入法治理念，提高档案管理的合理化、系统化和规范化，充分发挥出档案管理的价值和作用，能够更好的为事业单位各项工作的开展服务；另一方面，事业单位档案管理部门需要与自身实际情况结合在一起，制定规范化操作流程，对档案管理工作不断改进和调整，提高档案法规制度工作的完善性，另外，还需要将现代媒体的优势和作用充分发挥出来，法治时间教育与日常档案管理相结合，并在整个档案管理工作中得到落实。

2.2 树立依法治档思想，深化法制观念

信息化档案管理必须要以法制为依托，实现对档案管理工作的规范和协调，提高档案信息完整性和安全性。档案管理工作能够实现对事业单位实践性活动的客观、真实反映，日常档案管理工作职中，提高在依法治档工作重视度，使档案管理相关法律法规得到严格落实。首先，在规定时间内完成档案管理的整理和归纳，合理分类并保存；其次，做好档案设备的管理，对于档案柜等设备严格规范，当有不规范、不合理案卷出现时，及时返工，按照相关标准要求开展档案组卷工作；最后，在档案组卷时，当有不规范、不合理情况出现时，及时犯规，按照固定要求展开组卷工作。另外，档案管理过程中，做好问题分析，坚持违法必究、执法必严原则，保证答案信息准确性，严禁有泄密或者破坏等情况出现。

2.3 加大法制和监督检查力度

做好执法检查执行工作的落实，定期炸开档案安全、信息化建设等方面检查，对档案管理程序和细则严格规定，保证执法公正性和客观性，为事业单位档案管理信息化工作的开展打下良好基础。

3 结束语

人事档案管理工作能够为人力资源各项工作的顺利开展打下良好的基础，加强事业单位人事档案管理，将人事档案管理在事业单位日常工作中作用充分发挥出来。当前信息化建设已经逐渐成为事业单位人事档案管理工作发展的趋势，相关单位需要加快信息化建设进度，提高人才管理和使用方面有效性，更好的发挥出事业单位的职能和作用，为我国社会经济可持续发展打下良好基础。

参考文献

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