基于云计算基础上的档案管理服务研究

肖世强

摘 要：当前云计算技术取得了快速发展及并在各行业广泛应用。在档案管理工作中引入云计算技术，可以有效的改变档案管理理念和档案管理方式，实现档案管理服务的创新，为档案利用者提供优质、高效的档案服务，更好的发挥出档案的重要价值。文中从云计算概述入手，分析了基于云计算档案管理服务的优势，并进一步对做好云计算档案管理服务的强化措施进行了具体的阐述。

关键词：云计算；档案管理服务；优势；强化措施

档案管理工作的最终目的是为了能够为用户提供优质、高效的服务。在实践工作中，由于档案服务质量直接关系到档案管理工作的发展，因此在加快推动档案管理服务的创新，充分的运用云计算机来推动服务空间的开发，全面提高档案管理服务的质量和水平，更好的满足社会发展过程中对档案信息的需求。

1 云计算概述

云计算技术自身的特点十分明显，如虚拟化、灵活定制、动态可扩展性、高可靠性和性价比、安全性、强大的计算和保存能力等，通过运用云计算机，可以利用软件来虚拟化管理硬件资源，可以针对不同用户的需求来为基定制各种服务资源。同时自己的服务器也能够随时加入到服务器群中，提高云处理能力。对于云计算服务器端，可以为用户提供数据保存中心，有效的保证数据的安全。而且在运用云计算技术过程中，其对硬件设备没有过高的要求，只需要使用定制软件和服务模式即可，具有巨大的存储空间，能够有效的保证数据的安全。

2 基于云计算档案管理服务的优势

2.1 云计算档案管理服务更加完善

在当前信息化环境下，档案管理工作的重要性越来越被大家所认知，因此 需要加快推动档案管理工作的创新发展。通过在档案管理工作中运用云计算技术，可以有效的提高档案管理的服务水平，合理配置档案机构和人员，实现档案管理软件的有效应用，整合档案信息资源，为档案对档案信息的查阅和检索提供更多的便利，进一步完善档案管理服务。

2.2 云计算档案管理更具有可持续性

在传统档案管理工作中，档案则会在固定的地方进行储存，一旦发生突发事件，则会无法对档案进行查阅，影响档案的完整性，给档案保存工作带来较大的影响。但基于云计算基础上的档案管理，其运用集群的方式对档案进行储存，即在不同的服务器存储档案，不仅为档案查阅提供了便捷性，而且任何一个服务器出现故障，则可以通过另一个服务器来对数据进行恢复，确保档案管理工作的可持续性，全面提高档案管理服务的水平。

2.3 云计算档案管理更具有操作性

在传统档案管理工作中，不仅存在硬件问题，同时具体的规章制度也不完善，这就对档案管理工作的开展带来了较大的难度。通过运用云计算技术来对档案进行管理，有效的降低了工作量，提升了服务质量，而且档案管理人员的更易于操作和管理，有效的提高了档案管理工作的效率。

2.4 云计算档案管理服务的主要任务

档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。

3 做好云计算档案管理服务的强化措施

3.1 推动云计算档案管理的制度化发展

基于云计算基础上进行档案管理服务，则需要重视档案管理制度的建设，构建完善的档案管理网络，并运用网络技术来提升档案管理服务的水平，及时上传档案数据，使用户在第一时间内即能够查询到自己所需要的信息，为客户提供更加优质和高效的档案服务。而且运用云计算技术后，进一步丰富了档案管理工作的内容。因此要加快构建一支专业化的档案管理队伍，加大对档案管理人员的日常培训和再教育，努力提高档案管理人员的专业化水平，构建完善的档案数据库，更好的推动档案管理和利用工作的有序开展。

3.2 灵活运用，实现档案信息资源共享

云计算技术的使用，使档案管理人员可以将数据等信息全部上传到云计算中去，利用云计算本身的优势做到信息共享的最大化。在档案管理期间，要对服务进行灵活创新，根据用户实际情况调整服务策略，保证资源完备性和实现用户共享，从而为用户提供最满意的服务，使其能够随时通过云计算服务平台了解信息数据等资料的查询，实现资源利用率最大化。

3.3 整合平台，确保档案信息存储安全

檔案信息安全是信息时代的重要课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，将档案管理服务中的各个平台整合起来，共同发挥作用，更好为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，在多个服务器中进行储存，有效的保证了数据的安全。可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务的同时，确保数据的安全性。

3.4 提供智能的推送服务

由于云计算自身具有高智能化的跟踪服务平台，因此档案管理人员可以针对用户的实际需要来为其提供智能化的推动服务。同时档案管理人员还可以针对单位自身的数据业务来构建档案服务网站，将单位内部所有的档案数据信息和资源都涵盖其中，确保网站浏览方式的便捷性，这样用户在任何一个客户端则能够及时获取到自己需要的档案信息，实现档案信息的实时查询。

3.5 开展移动终端个性化定制服务

利用云计算技术还可以提供个性化档案信息定制服务，可以由用户自己驱动。依据不同用户的信息需求、知识层次和兴趣爱好等，有针对性地为用户提供定向化预订信息服务。在云环境的有力支持下，可以向用户提供各种服务终端设备访问接口，依据广大用户的需要，从丰富的档案资源中筛选出用户需要的信息予以定制，按照用户定制的学科专业方向和知识门类自动选择，创建用户需要的知识信息定制模型，从而将个性化定制数字信息推荐给特定用户，满足不同用户的个性化需求。

4 结束语

在当前信息化环境下，在档案管理工作中各种先进技术手段不断应用，这有效的提高了档案管理服务的水平。通过将云计算技术引入到档案管理服务中来，可以进一步完善档案管理服务水平，全面提升档案管理服务工作的质量。在当前档案工作中，还要加快完善档案管理制度，实现档案信息的安全储存，加快推动档案信息资源的共享，从而为公众提供智能化的档案管理服务，并通过开展移动终端，为用户提供个性化的定制服务，更好的满足档案利用者的档案服务需求，确保档案管理服务质量的全面提升。

参考文献

[1]刘振鹏，张宁，卞昭玲.云计算技术在档案馆中的应用探讨[J].兰台世界，2010（16）.

[2]马林山，赵庆峰，何燕.云计算环境下基层图书馆服务创新研究[J].四川图书馆学报，2012（01）.

[3]薛四新，黄萃.云计算环境下电子文件管理研究综述[J].北京档案，2011（09）.