论档案管理现代化的有效途径

胡金全

摘 要：随着经济社会的不断发展，档案管理在企业、单位、团体中发挥的作用越来越大。它整合了一个单位的人事变动，给单位的发展指明了前进方向。当前，实现档案管理现代化是当前科技发展与信息技术对此提出的新要求，为了更好满足生活生产的需要，相关部门要从现存的问题出发，探索出实现档案管理现代化的有效途径。

关键词：档案管理；现代化；途径与方法

档案中包含了大量的个人信息，无论是读书还是入职，我们的信息都会在档案上有所记录。换而言之，查看档案可以在短时间内了解一个人的成长轨迹。但在当前的档案管理中还存在诸多问题，为了更好地促进档案管理现代化，满足日常需求，本文试通过简要分析档案管理的现存问题，试探索促进档案管理现代化的有效途径。

一、档案管理现代化的概念

档案管理现代化是指运用科学思想、现代化的管理设备对档案进行高效管理，使得档案管理更符合社会发展要求。在档案管理的过程中，管理人员要积极主动地改进传统档案管理中的不足之处，借助部分高科技手段，使档案管理变得智能化与信息化。例如：可以借助电脑设备完成部分的鉴别、筛选；利用缩微照相技术对一些重要的纸质档案进行缩微复制等。

就当前而言，科技的发展促进了档案管理的现代化。特别是电子计算机的广泛使用，已经为档案管理提供更为便捷的管理工具。档案管理现代化具有传统档案管理无可比拟的优点，它储存信息量大、占用实体空间小、工作效率高、保存时间长以及运行速度快等。这些优势更进一步促进了档案管理现代化的步伐。

二、档案管理当前存在的问题

就当前而言，档案管理还存在诸多问题。首先，档案管理标准化程度不高。档案管理的标准化在一定程度上影响了档案管理现代化的进程。但是，由于档案自身的复杂性，使得我国档案管理中缺乏了统一性，不同地区不同单位往往根据自身的技术与条件采取了不同的档案管理方法。使得档案管理数据分享成为了一大难题，不利于实现档案管理的现代化。其次，档案管理人员素质不高。档案管理现代化需要具备专业知识的高素质人才，他们不但要拥有较强的理论知识，还必须具备根据档案管理实际情况制定相应管理方式的实践能力。但当前大部分的档案管理人员仍处于过去较低水平，缺乏专业的理论知识指導，这种现象大大延缓了档案现代化的进程。最后，档案管理现代化的资金投入不足。档案管理的现代化必须借助部分高端设备，但是当前部分领导部门并没有意识到设备的重要性，不愿意投入大量资金促进设备的更新换代，使得当前大部分档案室相当简陋，不仅基础条件差，而且部分档案室建设不规范，影响了档案现代化的进程。

三、档案管理现代化的重要性

档案管理现代化具有深远的意义。第一，档案管理现代化有利于合理调配人员。档案中所包含的个人信息有利于管理者了解人员的优势与不足，更好安排人员的工作岗位与任务，使每位成员可以发挥出自己最大的能力。第二，档案管理现代化有利于数据存储，更好分析社会发展动向。现代化的档案管理借助于互联网等高端设备将大量信息分门别类，可以更好的察觉出社会发展的趋势，为企业发展占得先机，更好参与市场竞争。第三，档案管理现代化便于传输，更好提高工作效率。现代单位通常是由多个部门共同组成，相互独立但相互联系。档案管理的现代化有助于管理者可以及时在聊天平台分享传递数据，一定程度上突破了时空限制，提高了工作效率。

四、实现档案管理现代化的有效措施

1.意识到档案管理现代化的重要性

想要加快档案管理现代化进程，必须先在思想上意识到档案管理现代化的重要性。当前，部分单位只看到了眼前利益，忽视了档案管理的长远化建设。特别是在招聘管理人员时，忽视了对其专业素质的测评。使得部分工作人员缺乏耐心与细心。因此，管理者要消除自身对于档案管理的部分偏见，看到档案管理现代化对企业的长远影响与益处。

2.加大资金投入，引进信息技术设备

相关部门要加大资金投入，引进部分高新信息技术设备，为档案现代化进程添砖加力。就传统的档案管理而言，其收集模式陈旧，不仅信息储备占据空间大，而且不便于信息的查找。此外，传统纸质保存容易发生潮湿、腐烂的现象。因此，相关部门要投入大量资金，建立专门的信息档案室，并利用计算机的存储、管理技术对信息做到筛选分类，为今后的档案信息查找提供方便。

3.加强人才培养，提高管理人员素质

档案管理人员在档案管理现代化中扮演了至关重要的角色，他们可以接触到一些机密文件，因此，在挑选档案管理人才时要十分慎重。他不仅需要具备较强的专业知识储备，还要具有较强的责任心、细心与耐心。此外，档案管理人员还要具备较强的自主学习能力，能够积极主动的接触学习新技术，并且举一反三，将这些新兴技术运用到档案管理上来，提高自己的业务水平与能力，促进档案管理现代化进程。

4.多种管理方式相结合

现代化的档案管理方法具有许多优势，包括内存大、所占实体空间小等，但是由于是软件系统管理，也具备部分的风险。其中，软件的不稳定性可能造成存储信息的丢失或损毁。因此，档案管理部门要将现代技术与传统方式相结合，不仅在电脑上做到电子信息的存储，也要保存纸质信息的原始档案，防止档案信息丢失场面的出现。此外，档案的管理还要做到分工，不能一人掌握所有信息，各个管理人员要做到各司其职，不可越俎代庖，切实保障档案信息的安全性。

五、结语

随着社会的不断发展，档案信息的存储也在不断发生着改变，从以往的传统储存方式过渡到如今的现代化存储，这一改变极大的便利了人们的生产与生活。但在当前，档案管理现代化还存在较多问题，无论是管理人员素质较低还是管理存储设备较简陋，都对档案管理现代化的推进产生了部分影响。因此，相关部门要采取部分有效措施，包括加大资金投入、挑选高素质人才、结合多种管理方式等，从多个方面提高档案管理现代化的技术与水平，为经济社会的发展增添动力。

参考文献

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