企业档案管理的经济效益

黄莹莹

1 档案管理的内容综述

档案管理工作，是档案部门直接对档案档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。当前，越来越多的企业都开始认识到了档案管理的重要性，档案管理在企业管理中的地位也越来越重要。

2 档案管理的效益

1）从档案的作用看，可分为社会效益和经济效益。社会效益就是档案利用过程中的资证和教育作用，如利用档案资料著书立说或举办展览，可以起到前人之鉴后世之师的作用。经济效益指的是档案在利用之后可以起到知识传播或技术转让作用，一方面可以使后人少花费代价应用前人成果，另一方面可以使后人开拓事业，产生灵感，创造出前所未有的业绩，产生经济效益。

2）从档案的价值大小看，可分为宏观效益和微观效益。微观效益是指从多方面满足社会人的多种需求，例如一项技术成果救活一个企业，一个项目上马受益一方。宏观效益是指多方面满足国家及其系统工程的需求，国家各项政策的制订，西部开发战略的实施。卫星上天，导弹发射，长江三峡工程的设计与方案实施，无一没有对档案资料的参考和借鉴。

3）从档案信息的时间性来看，可分为瞬问效益和潜在效益。瞬间效益是指在短时间内表现出来的结果，潜在效益是指需要较长时间才能表现出来的结果。

4）从档案的信息开发看，可分为直接效益和间接效益。直接效益是指档案信息直接用于生产科研等方面所产生的效益，如利用档案资料开展技术革新，提高了生产效益，经济效益显著增长。间接效益是指档案信息经过曲折复杂的演变、漫长的周期、繁杂的环节转化为一定的成果，创造出新的效益，这种间接效益不能排除档案信息的原始效能，这些成果又会转换成新的档案资料，循环往复，永无止境。

总之，无论那种效益，都是靠各级各类档案信息机构开发档案信息资源为其提供档案信息来保证实现的，同时各种效益都被包含在国家机关、团体、企业、事业单位总效益之中。 随着现代企业制度的不断完善，档案管理对企业发展中的作用越来越突出。高效、有序以及规范的档案管理可以提升企业经济效益和管理水平，但不可否认的是，目前，在我国一些企业的档案管理中仍然存在着一些问题和不足，这些问题恶化不足不仅制约了企业档案管理工作质量的提升，更影响了企业经济效益的提升。下面就档案管理的经济效益进行一些浅显的分析和探讨。

3 产生经济利益的措施

3.1 提高对档案管理的认识

在一个企业中，企业管理主要包括有：财务管理、生产管理、质量管理以及人力资源管理等多个管理方面，这些管理对企业经济效益的提升是非常明显的，而档案管理就不同了，档案管理对企业经济效益的影响是长远和隐性的，因此，在一些企业中企业管理者和领导者都不太重视企业的档案管理，而是更加重视可以为企业带来明显经济效益的企业管理，因此，要想充分发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的作用，就必须提高企业管理者和领导者对档案管理的认识。一是提升自身的认识。企业领导者和管理者的认识对档案管理工作有着至关重要的影响。企业的领导者和管理者应当不断学习，提高对档案管理工作的认识，从思想上认识到档案管理工作对企业的发展是有利的；二是提高员工对档案管理的认识。企业领导者和管理者只提高自身的认识还是远远不够的，还需要提升企业员工特别是企业档案管理员工的认识，毕竟企业的档案管理工作都需要企业员工来执行，因此，這时候，企业领导者和管理者就必须充分发挥出自身在企业管理中的核心和主导作用，通过自身的影响来提升企业员工对档案管理工作的认识。

3.2 加强对档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质

企业档案管理人员的素质直接影响了企业档案管理质量，而档案管理质量又影响了档案管理对企业经济效益作用的发挥，因此，企业要想最大限度的发挥档案管理对企业经济效益的作用，就必须加强企业档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。为此：

坚持每月学习制度。企业要提高档案管理人员的素质，就必须要求企业档案管理员工不断地学习，在不断的学习中不断提高自身的素质和对工作的熟练度。学习内容包括《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。长期坚持下去，企业档案管理员工的素质必然会有一个质的提升。

加强对档案管理员工的培训。培训是老板送给员工最好的礼物。培训不仅可以提升员工的素质，更可以留着员工。随着社会经济的不断发展，新技术、新事物以及新理念层出不穷，这就要求企业加强对员工的培训，使其可以不断适应企业发展的需要，如当前企业档案管理的信息化趋势不可逆转，基于计算机技术和网络技术的信息化档案管理系统，对企业档案管理员工的素质提出了更好的要求，不仅需要企业档案管理员工熟练的掌握各种档案管理方法和方法，还需要精通计算机技术和各种网络技术，这都需要企业加强对员工的培训。当然，培训必须根据集团公司档案管理系统建设和运行维护的有关要求来进行，只有这样，培训才是有意义和作用的。

3.3 严肃纪律，确保档案安全。

档案安全不仅关系到企业档案工作的质量，更关系到企业的安全，因此，在企业档案管理中，必须充分重视档案安全工作，把档案安全看着档案管理的重中之重，为此，企业要想保证企业档案的安全应该从以下几个方面入手：一是严肃纪律，制定完善的档案管理制度。完善的制度是保证企业档案安全的基础，只有不断完善企业档案安全管理制度，才能确保企业档案的安全。企业可以根据企业实际情况和企业档案工作管理现状，制度切实可行的档案管理制度，如对于具有查考利用价值的文件材料，应该进行一次全面自查，建立目录，按规定时间向公司行政人事部提交备份、可以定期或者不定期的对企业档案进行检查和抽查等。对于制定好的管理制度，企业各个部门或者个人都必须严格执行，一旦发现有违法档案管理制度的行为，必须严肃处理，以维护制度的严肃性；二是提高企业档案管理人员对档案安全工作的认识。从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，牢固树立”安全第一，预防为主” 的思想，时刻牢记”档案安全，责任重于泰山”，在工作中要具有高度的责任心和使命感，确保企业档案工作的安全。