提升电子档案利用效率的有效策略研究

陈学峰

摘 要：在电子档案管理工作中，电子档案资源的有效利用是最终目的，要判断电子档案管理工作是否达标，在一定程度上取决于现在的电子档案利用效率。通常情况下，电子档案利用效率会对于整个社会产生影响，所以具有一定的时代性，文章通过和笔者自身工作经验相结合分析了如何提高电子档案利用效率，为相关的工作人员提供合理参考和借鉴。

关键词：电子档案资源；利用效率；提升策略

电子档案和纸质档案不同，它是指具有一定现实使用价值的电子材料，在现在的档案管理工作里，电子档案的数量较之过去有了巨大的增长，所以对于任何一个档案管理部门来说，必须加大对于电子档案管理工作的重视力度，不断提高电子档案利用的效率。伴随着互联网技术的不断发展，档案管理的电子化水平越来越高，不过，由于拘泥于传统的管理思想和手段，导致现在的问题越来越突出，所以必须致力于提高电子档案利用效率，下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。

1 电子档案使用的主要途径

电子档案在使用过程中不仅比较方便，而且也很快捷，和纸质档案存在很大的差别，而且其准确率也比较高，不过，要想利用电子档案必须发挥信息技术的作用，具体来看主要有以下几种使用途径：

1.1 提供拷贝。对于电子档案来说，其主要的作用是拷贝，这样一来可充分保障其权威性，对于档案部门来说，必须向档案信息需求者提供拷贝载体，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

1.2 通信传输。通过电子档案可以跨越地域限制将资料传递给信息需求者，一方面可以节省时间，另一方面还可以节省财力资源。通信传输实际上就是借助于网络传递材料，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

1.3 直接利用。直接利用这一方法就是通过档案部门在网上寻找有关的资料，这一直接利用的途径可以让多个信息需求者共享信息资源。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

2 提升电子档案利用效率的重要意义分析

2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在过去，档案管理工作是一些繁琐的纸质材料，而且很容易破碎，所以必须耗费巨大的时间和人力去妥善保管，在这样的状态下依然很容易破损，不过，伴随着计算机的不断发展，网络的应用程度越来越高，一方面可以更好的进行归档，另一方面也有利于快速传播信息，极大地降低了工作人员的工作压力和难度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量

对于档案管理工作来说，其最终的目的是给信息需求者提供需要的信息，优化电子档案管理，实现信息资源的电子化，进一步提高整个电子档案管理服务水平。对于电子档案来说，可以更好的实现实物资料的信息化，将一些重要的原始档案储存在计算机当中，借助于网络快速传播，可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

伴随着社会的不断发展，档案信息需求者的需求越来越大，相应的电子档案必须实现其多样性，一方面，信息需求者要看最原始的文字图像材料，另一方面还要看视频材料，过去的档案模式很难满足信息需求者的这些需求。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，在一定程度上呈现出动态性，所以必须加大对于电子档案利用效率的研究，有利于满足这一多样化需求。

3 提升电子档案利用效率的几点措施

3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源

通过完善的档案利用制度可以更好的规范档案管理工作，对于有关的信息需求者来说要利用档案必须经过严格的审批制度，通过档案利用管理制度，进一步借助于网络技术进行合理的收集和利用，实现电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，有利于提高电子档案利用效率。

3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失

对于整个电子档案利用工作来说必须严格遵循相关的原则，同时按照信息需求者的实际情况进行分析，结合电子档案的实际内容做好科学的管理工作。通常情况下如果其内容不是完全开放性的不要使用拷贝形式，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3 建立“双套制”模式，确保重要信息完整

这里所提及的“双套制”就是指不管是电子档案还是纸质档案都要做好保存工作，通过这样的制度可以提高电子档案利用效率，但是对于相关的档案工作人员来说具有新的工作要求，所以必须和时代发展相适应，掌握一定的计算机技术和通信技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，节约相关的资源同时做好档案信息保存工作。

3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识

从现在来看，电子档案的利用方式越来越多，同时对于技术的要求越来越高，在这样的背景下，必须加大对于档案人员的管理，做好其思想工作以提高其意识，同时还要提高其技术水平，充分利用电子档案信息资源，保护档案信息资源，只有这样才可以保障电子文件的真实性。所以，伴随着互联网的应用，电子档案的数量越来越多，必须通过工作人员的综合素质提高来满足现在的电子档案利用效率需要，立足点要实，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

4 结束语

综合上面的分析可以得知，由于最近几年来人们的电子档案意识不断提高，电子档案资源利用已经不再是封闭式的了，必须做好电子档案信息共享工作，为整个社会谋福利，进一步满足人民群众的生活需求，促进电子档案工作的多元化发展。在新时期下我们必须要进一步深入挖掘電子档案资源，主动为社会经济发展服务，让电子档案资源的潜在价值得以充分的发挥，除此之外，必须通过多种电子档案信息资源来做好开发利用工作，实现电子档案事业的发展，有利于推动整个社会的和谐发展。

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