试论信息技术在档案管理工作的运用

孙沛睿

摘 要：随着近年来我国经济快速发展，社会科学技术不断进步，信息技术已被广泛应用于行政办公领域，它不仅能最大化的节省人力开支，还有助于提高办公效率，增强信息交互性及数据传输效率。档案信息作为现代社会重要的数据资源，利用信息网络建立多向互动系统，有助于档案管理人员推进本单位信息化建设，建立综合化网络管理系统，对各种档案信息数据采集、分类、存储。

关键词：信息技术；档案管理工作；应用模式；问题研究

随着自动办公技术及信息技术快速发展，信息管理模式发生了巨大变化，例如文件的签发、信息数据采集、档案信息归档、数据分类、文件起草都以信息网络为基础实现无纸化操作。随着近年来计算机网络快速普及，档案管理模式也发生了变化，大量信息工具被使用到档案信息管理中，不仅提高了档案管理效率，而且提高了社会各单位的信息化建设水平，对促进档案信息管理模式进行数字化转型有着重要意义。

1 信息技术的内涵及发展

在互联网时代，信息数据已成为重要的生态资源，无论是企业发展，亦或是行政办公都离不开信息数据的支持。随着近年来我国社会物质财富不断增加，使社会人力资源、物质资源、生产资料、管理系统、信息网络都处在高速运转环境中，我国当前档案信息管理逐渐进行信息化改革，信息技术在档案管理领域应用的越来越广泛，传统以人工为主的档案管理模式逐渐退出了历史舞台。数字化、信息化的档案管理模式已成为必然趋势。

信息技术是指依靠信息网络及互联网工具进行数据传递、信息搜集、信息资料整理、信息加工以及数据资源挖掘的技术总称。现代信息技术是以计算机网络为基础，通信技术为辅助，对结构化、异构化以及半结构类型的信息数据进行综合搜集、分类、整理。借助现代信息技术能实现各种档案信息资源分类整理及全面整合，利用社会科学网络以及互联网创新工具能实现大范围、高密度的信息数据管理与维护，在满足人们信息查询、资源获取的同时，改变信息资源的应用形态，提高档案信息服务效率。

因此以计算机终端为核心的信息技术在档案信息管理领域有着十分明显的作用，计算机有着较强的信息处理能力，能够针对不同类型的数据集中优化处理，能够在满足人们信息资源利用以及知识获取的前提下，保证信息数据高效率使用，改变传统的档案信息服务方式。

2 信息技术对档案管理的优势作用

相对于传统的人工档案管理模式而言，信息技术可以促进档案信息数据高度共享，实现跨领域传播。资源共享性是信息网络的明显优势，结合不同的移動数据终端，信息网络可以促进档案信息数据高效率传播。计算机应用到档案管理系统中能够打破传统档案管理的封闭性环境，促进不同部门、不同机构实现档案信息连通，既能满足档案信息共同获取，共同管理的需要，也能逐渐深化档案信息系统建设，保障档案信息数据高效率使用。

其次，在现代档案信息管理中利用信息网络技术可实现档案信息资源可视化检索。信息检索是计算机网络的基础功能之一，把信息技术广泛应用到各个单位档案管理中，能够让管理者和信息查询者借助搜索引擎检索信息资源。一方面提高了档案信息检索时间，另一方面有助于信息搜索引擎根据关键词特征为档案信息管理人员提供更有价值的参考信息，完善档案信息数据库建设和信息资源储备。

最后，信息技术的广泛应用促进档案信息规范化管理。档案信息资源除了文字、表格、照片之外，还有其他的录像、语音等资料种类多样，对档案管理系统有着较高的要求。在传统档案管理中，由于胶片被多方面使用且使用频率较高，在后期档案信息资源管理中会出现信息失真问题，甚至因为后期管理不规范导致信息资源流失或信息文件损坏。采用信息技术对档案信息资源进行规范性管理可有效避免这些问题，能够保障档案信息资料长期保存和规范化管理。计算机数据库有着较大的存储空间，能够保存更多的档案信息，至于音视频资源，只需进行格式转换或是采用专业的录入存储器就可满足信息数据规范化管理的需要。因此，以计算机为主的信息技术可以为特殊档案信息资源保存提供平台，便于信息管理员以及用户进行资料查询和信息检索，提高档案信息资源使用管理效率。

3 档案信息管理中信息技术的应用

在档案信息管理中应用基于计算机的信息技术，能在一定范围内促进工作软件高效率运行，使各方面信息数据得以全方位保存。在档案信息管理中较早应用信息技术的包括各项计算和辅助管理工作，除档案信息管理系统、信息分类系统、综合数据采集及分析系统等，如办公系统可对单位内产生的一切信息资料进行规范化保存和科学化利用。在档案管理中快速推进以信息技术为核心综合管理系统的应用，能取得良好的管理效果。如人事资料长期保存、社交信息资源分类存储、数据资源分类、用户信息管理等，取得了较好的应用效果，能够达到档案信息高效管理的预期目标。

4 档案信息管理中信息技术的应用途径

4.1 建立综合性信息管理系统

档案信息资料管理与普通资料管理有着本质的不同，一方面要根据单位日常行政办公管理特征建立信息自动化搜集机制，包括利用传感技术、IC卡读取技术、自动存储媒介、信息交互技术，Web2.0工具、信息网络及网络互通系统等，全面促进信息技术与档案信息管理相结合；另一方面，档案信息资料管理是一项综合的系统工程，既要有相应的引擎爬虫抓取技术支撑，也要建立相应的大数据分析机制，根据档案信息资料本身特点以及档案信息管理体系构建多元化、全方位的信息管理系统，促进档案资料得到全方位保存与管理。

4.2 档案信息管理要与办公系统多网络平台共建

档案管理部门每天要处理海量的信息资源，要针对不同类型的档案信息资源分类存储和长期保存，需要多个机构或部门协同配合，要对各种结构化和半结构化的信息数据有效收集和分类，如信函、通知、会议记录、财务报告、生产采购信息等，大部分信息传播依靠网络系统，虽然内部管理网络有着较好的数据交互性和内容连续性，但其信息管理机制不够完善，难以满足管理系统建设需求。因此，档案管理部门应协同多网络平台共建信息传播机制，引导多元主体参与其中，大量应用OA办公系统，实现内部管理，网络互联互通，针对有价值的信息资源全面搜集、管理及整合。正如美国伯纳德信息中心的调查显示，社会机构档案信息管理中3%～5%的工程问题是由信息资源匮乏及信息失真导致的，因此要全面建立OA系统，实现自动化办公和结构性调整，保障档案资源高效管理及规范化应用。

4.3 基于信息网络实现档案信息对接管理

在档案信息管理中，信息资源的使用以及系统的对接开发极为重要，从本质上影响着信息资源的使用以及价值性信息挖掘。档案管理部门应以互联网技术为基础，大量构建基于因特网的创新工具的数据资源库以及信息联系机制，保障数据资源可直接获取及利用。同时，借助信息技术工具进行信息资料管理，要全面考虑到网络系统与硬件设施的兼容问题，结合信息技术的发展趋势及信息资源利用方法，建立多种信息资源整理搜集机制，在全面满足信息系统综合应用的前提下，保障信息管理系统能对信息数据产生的每个环节、每个步骤进行针对性的资源管理与信息搜集，保障档案数据能可靠利用。

综上所述，随着我国科学技术快速发展，信息技术已被广泛应用到社会生产生活的各个领域，其中信息网络作为依托互联网工具形成的信息管理机制，将其全面应用到档案信息管理中，可实现信息数据多维度利用，高效化管理，有助于提高档案管理部门信息化建设水平，减少档案管理人员的工作压力，提高档案信息管理效率。

参考文献

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