分析现代企业制度下企业档案管理

齐晔

摘 要：随着全球经济步入到二十一世纪以来，市场经济逐渐成为世界经济的主体，各企业之间的相关的经营的竞争逐渐激烈，企业的经营模式逐渐趋向于走向市场，成为现在的现代化管理方式。在这转变的过程中，企业不断地对经营的方式进行相关的调整，保证其能够适应现在的市场竞争。其中能够让企业能够对于经营的相关信息及时获取和记录的工作就是档案管理，档案管理的现代化改革是时代所必须的。

关键词：现代化；档案管理；企业；相关措施

在现代的企业发展的过程中，存在很多的企业对于档案工作的管理不够重视的情况，现在是信息化的时代，档案管理实际上就是对信息的管理，不重视这一工作无疑会对企业的发展造成相当大的束缚。企业的档案工作会将企业的所经历的所有事物都进行记录，这当然包含企业在发展中自己独有的一些技术创新以及所作的重要举措等，这些都是反映企业灵魂的事物，所具有的作用当然不是一星半点。

1 现代企业制度中的档案管理的含义

档案管理工作就是对企业或者单位等由于经营产生的信息档案化，对于这部分的信息进行整理和管制的过程或者手段称为档案管理，是档案相关工作人员或者部门对单位中的关于档案的各种信息的规划与使用的所有的工作内容的统称，是档案事业中必不可少的一环。而在新时代到来以后，科学技术产业的崛起，信息技术与网络技术成为时代的两大领军技术，各行业的发展都向这两大领域靠近，档案管理工作为了更好地发展也要将信息技术融入到档案的管理中，实现档案管理的信息化，从而帮助档案管理事业的工作水平有一个巨大的提升。使档案管理工作能够做到条理清晰、效率极高。

2 目前企业的档案管理工作中出现的纰漏

2.1相关部门与人员的重视程度不高

在目前来看，我国国内的许多相关人员依旧没有对档案工作管理的意义有深刻的认知。对于档案管理工作重视性不高，大部分的人都以为档案工作的管理只是在背后的整理工作，不能够有什么过高的难度和意义。因此改变人们的这种错误的认知，让大部分人尤其是从事相关行业的人员能够清楚地了解其根本的意义和作用，从而能够让工作者对于工作的重视程度提升，使其能够为单位的生产提供助力。此外由于这项工作被充分的低估，相关的从业人员也越来越少，对于档案管理工作的开展也加大了难度，导致恶性循环。许多人认为从事与之有关的工作不能够一展抱负，甚至存在一些人以为档案管理是时代进步的阻碍，这些因素统统使得相关部门的人力资源的缺失。

2.2档案管理产生的效果微乎其微

由于新时代的到来，商品经济的高速发展，许多行业的经济重心也從国家转移到人民的市场需求上，经济格局的变动也间接的促成了档案管理这一行业的小的调整。市场经济的发展也让人力资源具有不稳定性。因此许多人对于档案管理工作的作用不太在意，更在意其工作本身是否繁复、枯燥，在意从事相关工作后对于自身的影响。这样的意识充斥在民众的认知中，使得档案工作的管理变得更加难以实施，无法发挥其本身的价值，对于档案工作以后的发展也是不利的。

3 现代企业制度下的档案管理需要进行的措施

3.1对档案工作认知的改变

加强相关人员对于档案管理工作的理解，改变他们的思想模式。改变普通群众对于档案工作的抱有的原有观念是指以对策实施的关键。在相关的部门中，以上层的管理人员作为倡导的先驱，加深工作人员对于工作的了解程度，并且在日常的工作环境下也能让从业人员保证其思想觉悟。还要专门设立对档案管理工作的监察部门与人员，让监察人员能够对日常的工作中的一些纰漏进行督促与指导，保证管理工作的实施。此外为了改正工作人员的思想，由政府或者上层领导机构对从业人员实施相应的培训工作，不仅能够改正不良的思想意志，还能够有效的提高他们的专业水平，使其能够在工作中的错误率也大大的减少。同时还要培养档案管理工作者对于市场的了解和相关的服务，方便以后档案工作的发展，让档案管理工作可以顺应时代的潮流，使这一行业能够逐渐走入人们的视野。

3.2完善档案管理的信息化建设

由于时代的不断进步，信息化是档案管理发展道路上必须要跨越过去的一步，由于目前的信息传播速度的不断加快，时效性是人们往往关注的重点，档案管理与信息是紧密相联的，对于时效性的重视程度也不亚于其他行业，所以对于管理系统的信息化、系统化和规模化是能够保障这一特点的关键。通过将档案数据进行数字化，将庞大的数据导入至数据库，并将数据库连接至网络中，使得信息在连接网络后能第一时间转达于各处，对于但按惯例提供了难以想象的便捷。

3.3加强技术资源的雄厚

在加快档案的信息化建设过程中，将系统应用到相应的工作过程中以及一些意外情况的发生时，深厚的技术储备才是改革中的坚实的后盾。在技术达到指标的同时，拥有与之对应的硬件设备，专业素养高的开发或者工作人员，将这些已有的资源充分的让他们发挥功效，最终制成一个具有联系三方资源的特色系统。在这个系统成立以后，日常工作中也需要定期的对系统进行检查。随着需求与所拥有技术的变化，对硬件设施以及软件都需要更新它们的功能，将新的技术再加入到档案管理的系统中。从而最大限度的发挥硬件设施与软件处理的运用程度，使其能够在系统中显著作用。

3.4增加档案数据库的规模

若是档案的数据过少，那么便无法形成一个具有管理体系的系统，不能够将各种数据通过信息网连接起来，那么对于档案信息不论是管理还是运用都有一定的困难。若能将传统的记录信息的方法取代，将档案信息的记录靠数字化记录，将原来保存所有档案信息的仓库转变为在信息系统网络中的数据库，实现档案的时效性与应用性。因为过去的所有档案信息都保存于一个仓库之中，想对某一指定信息的查找极为不便，在连接信息网络后，就不需要到指定地方进行盲目的寻找，只需要连接至网络中，便可以提取数据库中的各种数据。增加了数据管理的使用能力与便利。等到日后管理的档案数目增长到相当庞大时，运用数据库的管理也不会造成多大的不便，反而能将数据管理的井井有条。

4 结语

综上所述，现代企业制度中的档案管理工作是掌握企业发展命脉的一项重要工作，与企业的经营效益有极大的关联，在新世纪的企业竞争的过程中，企业的档案管理能够让企业突破自身所处的困境，为企业的竞争过程中增加一定的筹码，让企业能够及早的在市场中占据一定的地位。

参考文献

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