小型档案室信息化建设的思路与对策

程秋平

【摘要】档案信息化是数字时代在档案管理领域的投射，也体现了档案事业发展的内在要求。小型档案室只有深刻把握信息化时代美好机遇，改善工作条件，改变工作方法，才能切实提高档案管理质量。为此，要以进一步开发档案资源、充分利用档案产品、提升档案内涵建设为宗旨，以对策研究为抓手，着力提升专兼職档案员的创新能力和实际工作水平。

【关键词】小型档案室；信息化；思路；对策

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，按照档案管理的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。以小汇大，这是档案工作特有的性质。本文针对各级企事业单位的小型档案室，讨论如何充分利用“大数据”时代信息技术发展的有利条件，细化档案建设与管理，建立一套系统完备、严密高效的运转体系。

一、档案信息化建设的背景及意义

（一）档案工作是企事业内部一项极为重要的工作。档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。《档案法》自1988年颁布并实施以来，已经历了三次修订，各级机关、单位越来越意识到档案工作的重要性。档案可以准确细致地记录过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验。它是一个政府、机关单位连续工作必须查考的凭证，也是一个单位未来发展必须参考的依据。任何一个单位存在至今，都经历了一定的发展历程，兼收并蓄，锐意改革，才会开创出今天的局面。在建设与发展过程中，每一件档案都是记载历史、传承精神的重要资料。它记载着影响该行业历史走向的重要事件，保存着该单位发展史上的优秀成果，对研究既得成绩、规划未来发展提供了丰富的第一手资料。档案工作是管理水平提升的重要组成部分，也是衡量办公现代化的重要指标之一。

（二）档案信息化是各单位档案事业发展的必然要求。档案信息化是信息化社会对档案事业发展的必然要求，是“大数据”时代的缩影。档案内容庞杂，保存要求较高，工作程序繁琐，只有提升档案信息处理效能，对传统档案管理模式进行变革，才能体现新的时代需求。数字档案与传统档案相比，“有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点”，这些优势是传统档案无法比拟的。现代信息技术的发展，大大提高了信息传递和处理的质量和速度，达到了信息存储、传递、处理、利用的一体化和自动化，开启了档案工作数字化的新时代。在“互联网+教育”的进程中，各单位应积极推进档案信息化建设，作为档案管理规范化、精细化、科学化的途径和手段，作为争创“四星级”档案室的重要指标，作为“一体两翼、三方共建、四维互动”的一体化数字建设的组成部分。各单位在追求“管理水平提升”的过程中，其中一项重要的内容就是“管理信息化水平的提升”，它不仅指办公手段的信息化、人事管理的信息化、绩效评价的信息化，还应该包含档案工作的信息化。

（三）档案信息化对策研究针对小型档案室工作的实际需要。同时，信息化建设研究也是小型档案室实际工作的需要，有利于解决档案存用过程中的一些困难。比如在大型编研过程中，需要汇编多方资料。发现档案查阅不够便捷高效，一些原件褪色、发黄，甚至隐藏太深无法查到。一些照片档案由于时代久远，照片时间、地点、人物等信息标注不够完整。针对早年的纸质和实物档案，要通过服务外包的方式，将纸质档案转化为电子文件，将文书要件、人事档案、照片档案、荣誉档案、基建图纸等资料逐步扫描入库，这同样是一个较为庞大的工程，过程中势必出现种种问题。因此结合实际工作的需要，不论从档案的重要性，还是从档案信息化的重要性，都有必要对数字化建设提出一些设想。不仅解决意义和必要性的问题，而且深刻分析形势，对小型档案室的数字化建设进行理论和实操研究，为档案工作迈上新台阶提供科学指导。

二、档案信息化建设的总体思路

“档案信息化是在国家总体规划和系统组织下，采取现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。”档案信息化建设应坚持五个主攻方向：

（一）把握新的发展机遇。“纸器时代”的历史篇章即将翻过，迎来无纸的文明时代，而数字化成为实现这种过渡的方法和途径。尽管纸质媒介在数字媒介的巨大冲击下已显出颓势，但它不会很快退出历史舞台。因此不能忽略纸质档案的有效性，而是顺应时代潮流，开拓信息化新平台，使纸质媒介和数字媒介双轨并存，相互补益。

（二）梳理新的研究对象。虽然信息化研究对象明确，然而范围较广。随着技术革新，往往出现许多基于“电子”“数字”的新名词，如电子文件、数字信息资源、机读文件、元数据、公文流转、系统引用、管理维护等。档案工作人员要将这些新名词一一熟识并掌握，结合档案基本理论，进行系统疏理，作为对策研究的基础。

（三）预见新的发展问题。机遇与挑战并存，电子文件的形成、办理、流转、归档、整理、利用及存储、传输、保管等方法均与传统的文件档案不同，信息化将伴生许多新问题。同时，档案信息化也有明显的缺陷，首当其冲的是信息安全。在充分利用信息化各项优势的同时，也要注意规避不足，努力达到系统优化的效果。

（四）掌握新的政策法规。电子文件的出现使档案记录方式发生了根本改变，从多方面对以往的法规内容提出挑战。上世纪90年代我国档案信息化建设进入快速推进阶段，1999年发布了《电子文件归档及电子档案管理方法》，同年发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。档案室要在研究中丰富和发展固有的规章制度体系，注重明确和落实新的规范要求。只有标准先行、法规保障，才能解决档案信息化的专业性和复杂性问题，消除各项信息隐患。

（五）领会新的技术策略。由于电子档案动态变换特点，需要对现有的技术空间进行适当梳理、归纳，总结出一个可供参考的技术体系。为此，要针对提高业务过程效率的各项关键技术，致力于电子文件长期保存的可用性研究，提高电子文件管理软件的适用性，以期在档案信息资源的开发利用上提供科学的技术指导。

三、档案信息化建设的实施策略

各单位档案信息化应根据自身特有的条件，针对不同的子项目进行研究，将目标任务进行细化。涉及信息化的两大关键领域，即管理系统和技术手段研究；涵盖多数单位档案建设的中坚环节，以文书档案为重点。同时，不可忽视安全管理策略研究，在自动化的利弊分析中突出信息安全的重要性。

（一）以文书档案为重点，推进文档一体化建设。在档案信息化进程中，文档一体化是必然的趋势和发展方向。档案信息化不单单指档案存储和使用的无纸化，或是简单的“双套制”管理，还有很重要的一方面就是实现文档一体化。信息化的实质在于互联和沟通，突破时空的限制，实现基于网络平台的无缝对接和畅通流转。因此，档案信息化也不是局限于综合档案室一个部门的事，应是包括文书部门、信息办等多方合作的成果。文档一体化正是将办公自动化和档案信息化融为一体，借助办公软件、电子政务、信息系统和网络平台，将文件从办理到归档进行有机结合、全程管理。作为提高办公效率不可或缺的重要手段，打破文档分治的管理模式，更能够保障电子档案的真实性、完整性、及时性和有效性。文档一体化以文书档案管理为重点，首先要解决人员的配置与分工问题。即打破传统文档分离的格局，由文书人员与档案人员互不干涉转变为合作互兼的管理模式。要扩展业务素养，延伸责任范围，培养双方工作人员的学习意识、合作意识、责任意识，确立新型的广义的文档管理理念。依托“智慧”平台，加强文档一体化的全自动过程管理，建立一套涵盖文档全局的统一、严密、高效的运转体系。

（二）坚持数字化标准，加强技术路径与信息系统维护。档案信息系统是档案信息化必然依靠的技术力量，是电子档案管理的基础平台。一些单位尤其是高校，使用的是“南大之星”档案管理软件。该软件由南京大学研发，集档案全文录入与检索，图像、录音、录像等多媒体档案管理，档案信息统计，档案借阅利用等多功能于一体。在享受档案信息系统提供的便利的同时，我们也要意识到，任何一款信息系统都会面临安全因素的困扰，如信息网络自身的脆弱性、系统软硬件故障、通信协议漏洞、外部恶意攻击、误操作、其他事故与灾害等。档案专职人员是系统的使用者，也是系统的维护者。要抓住具体的信息系统的特点，充分地使用好该系统，并坚持定期维护升级与危机防范。各单位除了购买和使用现成的档案信息系统，还具备创新技术手段的自主权。以信息通信技术为例。ICT是全面利用现代信息化手段，对档案信息资源进行整合、处置、管理，从而更好地为社会提供服务的一种技术路径。信息通信技术融合档案服务功能，从传统档案实体转向以档案信息为重点，从手工检索转化为计算机搜索，沟通本地查阅与异地调阅，是推进档案数字化建设、构建“智慧”平台的重要渠道。因此，要遵照档案数字化的目的与要求，利用良好的技术手段保障档案信息系统的运行，在档案信息处理中兼具规范性与灵活性，不断提高数字化工作能力。

（三）着眼于安全管理，构建档案信息化的安全保障体系。档案信息不同于一般信息，是单位正常运转过程中形成的内部资料。档案中有相当部分的内容包含敏感信息，具有保密性和利用限制性。在由传统的以人工为主的管理模式往自动化管理方向发展过程中，在追求便捷高效的同时，安全性是必须严格考虑的问题。档案资料记录了单位与行业发展的历史，包含建设过程与日常的诸多细节，在挖掘服务利用功能的同时，信息保密至关重要。档案信息化的安全管理看似基础，实则是一个涉及人防、物防、技防多管齐下的相对复杂的问题。不仅涉及诸多档案政策法规，而且在实际操作过程中，技术手段起着重要的把关作用，档案工作人员也要有意识地加强防范。要立足于档案安全管理新视角，“遵循预防为主、及时处置、依法管理、灵活应变、适度控制和科技优先的六大原则”，建立档案信息安全预警预控机制。既要在管理上采取严密手段，保护信息及信息载体和传输设备的安全；又要加强利用信息技术，确保信息系统自身的安全。将“制度管理”与“技术管理”相结合，两者缺一不可。

在与社会发展同步、与时代发展同行的过程中，档案管理享受着现代化信息技术带来的种种变革，文件中心、数字档案馆等都是在此基础上建设起来，也是对现代社会发展变化的积极回应。与此同时，档案管理作为开放时代的有机体，在发展过程中也会或多或少地遭受各类危机的影响。本文着重提出了实施文档一体化、强化数字化技术与系统维护、细化信息安全管理三大策略。档案信息化是一个长期的建设过程，不可能一蹴而就，所以围绕档案信息化的研究和实践也将不断深入下去。

【参考文献】

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