药检业务人力资源建档与应用研究探讨

2018-06-28向金莲王伟

办公室业务 2018年6期

向金莲王伟

【摘要】本文从论述药品检验业务人力资源档案建立的必要性，到其人事档案的内涵，针对建档、查询管理应用中存在的问题，提出针对性的对策与建议。

【关键词】药检业务；人力资源；建档；应用

一、药检业务人力资源档案的必要性

地方级、省级及国家级食品药品检测机构是国家药品、食品监督保证体系的重要组成部分和技术支持部门，食品药品检测机构中心工作是质量监督和药品检验。检验人员技术档案是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，是反映药检机构检验实力的佐证。药检机构具有第三方公正性、权威性和仲裁性，这就要求检验人员具有强烈的工作责任心、相应的业务能力和资质水平。药检机构检验实力主要由检验人员、仪器设备、相关管理制度确定，而在影响药检公正性、權威性、仲裁性水平和能力的几个因素中，检验人员的责任心、业务水平和能力是主要的关键，而要发挥和应用好检验人员的业务能力，提高检验人员的业务水平，必须知晓检验人员的专业知识、水平，业务经历与业绩、培训和科研状态，以及其责任心、主动性等等，就必须建立检验人员业务的动态的人事档案，从检验人员学习、工作、科研、培训等方面的历程和业绩的技术档案的详细记录来判断、管理检验人员，提高检验人员的药检水平和能力。但是关于检验人员人事业务档案的建立、管理与应用还没有相关文献进行关心和讨论。

检验人员的一般人事档案，如学习简历、参加工作时间、工作简历、政治面貌、学习和工作的奖励与处分等均由人事部门建立、更新、完善与保管。但是，进行食药检测的检验人员必须具有一定的医药知识、仪器设备的操作技能和药检的工作简历、科研水平，而且检验人员的业务水平也是一个药检单位的总体技术水平和资质考核的基本组成单元，检验人员的业务档案是药检单位药检水平和资质晋升的主要考核依据，也是检验人员技术职称晋升的依据，是药检单位人员业务工作安排与调度、培训计划安排的主要参考，也是药检单位科学技术方面及药品检验工作的历史，它不仅真实地反映药检单位药检技术水平与科技活动的现状，而且还可说明整个药检工作的历史过程，是珍贵的科技资源，药检单位的技术档案可对药检单位的工作查考、科学研究、发展规划等提供依据和参考，药检单位技术档案可为计划及决策的制定和实施以及编史修志提供科学依据和参考资料，不仅能够为当前的业务工作以及科研工作的开展提供服务，并且还能够为今后的发展规划等各项工作提供服务。伴随着药品质量监督检验工作的开展，进一步强化药品检验人员档案管理工作，是有效管理药品检验工作的重要基础。加强检验人员技术档案的管理是药检工作中的重要环节，搞好检验人员技术档案工作不仅具有现实意义，而且还有深远的历史意义。必须重视和加强检验人员业务档案的建立、维护与管理。

二、药检业务人力资源档案的基本内涵

药品检验人员的主要责任是执行监督药品生产质量、检验分布、使用药物和其他方面。药检技术档案是药检单位在药品检验、医药科研、培训和管理活动中直接形成的，是药检单位和检验人员的检验能力和检验水平的佐证，属于科技档案范围。药品检验人员的技术档案在药检档案中是相当重要的组成部分，和其他档案相同，都有着“自然形成”“历史记录”“使用价值”的属性，但是同时其还拥有了普通文件以及科技文件的合一性，和其他的药检档案是不可分割的，并且具备了产生的持续性等自身的特点。药品检验人员的技术档案包括检验人员的毕业院校及专业、业务培训、业务成长、科研水平、能力确认、资质认定及其科研内容。就需要建立药检单位的技术档案，按照一定的建档、归档和完善制度，通过收集、整理、归档和补充完善等程序形成完整的药检技术档案。考察和分析检验人员技术档案工作的历史和现状，大体存在以下问题：

（一）认识不足。在药品监督检验工作中，有一部分人员把药检技术档案工作视作可有可无的工作，与药品监督检验的业务工作分割开来，把药检业务人力资源档案与单位人力资源档案简单混为一体，甚至出现轻视或排斥技术档案工作的现象；认为药检档案的建立和管理耗时费事，而且需要一定的资金和时间精力建立和维护管理，对药检工作没有帮助或没有多大的帮助；有的干脆不设技术档案，使技术档案处于无人收集、整理和更新完善的状态。

（二）存在短期行为现象。缺乏检验人员技术档案长期维护和更新完善，缺乏对技术档案工作长远负责的思想和意识。不关心检验人员技术档案对现在和今后工作的指导、佐证、核查等方面的作用，甚至不把个人业务与单位业务联系，把个人发展与单位发展相联系，缺乏实时更新和完善的恒心和耐心，未建立长效机制。

（三）技术档案设施落后。大部分药检单位档案因办公场地、场所限制的客观因素，未设药检技术档案专库或专柜，技术档案存放随意；大部分技术档案还是纸质档案，档案破损、残缺严重，查找不变。缺乏现代化和信息化管理，有的药检单位虽然已经有药检档案网络和计算机管理，但缺少药检技术档案管理、更新的功能，建立、完善和查找药检技术档案困难、检索步骤复杂、检索操作不可逆等。给技术档案的检索、查找、利用带来诸多不便。

（四）档案管理人员力量薄弱。档案管理工作不仅仅具有较强的政策性，并且其专业性、技术性也非常强。在培养药检人员时，很多都只是注重药检技术人员的素质改善以及继续教育，而对于档案管理人员的继续教育并不重视，缺乏完善的计划以及安排，导致很多档案管理人员水平仍然停留在过去传统的档案资料收集、检索上。档案管理专业人员队伍在政治素养、专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与现代药检档案管理维护的要求悬殊较大。在工作人员力量的配备上，有的单位档案工作人员因一人多岗，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事检验人员技术档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了检验人员技术档案管理工作的持续性、稳定性和完善更新。

（五）药检技术档案资料收集整理不够规范、齐全。没有药检技术档案的统一、规范管理的制度和方法，整理时没有制订统一的分类方案、归档范围和保管期限，很容易造成药检技术档案的缺失，给药检技术档案的收集、立卷、保管和利用都带来了不小的影响。在日常管理药检技术档案工作中存在各自为阵的现象，致使档案工作人员在收集和整理检验人员技术档案材料时，往往收不齐，收不到，致使一些有价值的必须归档的检验人员技术档案资料被遗漏，给药检技术档案工作造成损失。

三、药检业务人力资源档案的管理与应用

药检单位应当认真研究和解决药检技术档案中存在的问题，采取针对性的对策措施，加强药检技术档案的建立与管理，便于查询利用。为此，提出以下研究意见和建议：

（一）更新观念，注重协同。正确理解药检单位技术档案管理与药品监督检验间的依存关系，药品监督检验工作属知识、技术密集型行业，确保检验人员业务水平、工作能力、工作责任心是药检工作质量的重要保证，检验人员是整个药检工作的主体，而药检单位技术档案管理工作是保证药检工作效率和工作质量的一个重要条件。在工作中，药检单位技术档案管理工作应与其他档案工作并行，既各自独立，又相互配合，互为补充。

（二）重视技术档案工作，形成制度化管理。药检单位技术档案管理要以提供利用、服务为根本目的。药检单位技术档案管理工作要转变重事轻人，重物轻人，重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有检验人员技术档案的价值，建立覆盖所有检验人员技术档案资源的体系。在职工中加强药检技术档案工作重要性的宣传，从而激发引导每个相关人员都参与到检验人员技术档案管理工作中，积极配合并主动更新和完善药检单位技术档案资料，成为企业文化的一部分；药检单位技术档案管理工作的效果直接与单位的重视程度有关，单位重视将有利于改变药检单位技术档案管理工作的地位，增强药检单位技术档案管理的意识。其次，做好药检单位技术档案管理的基础是建立健全药检单位技术档案管理制度，用制度规范管理，使药检单位技术档案得到有效的建立、完善、保存和利用，这些制度应包括有药检单位技术档案范围、内容、保管期限、完善制度、保管制度和销毁制度、利用制度、保密制度；修订和完善档案员岗位职责、药检单位技术档案整理归档、保管保密、查阅利用、库房安全保卫、鉴定与销毁等一系列药检单位技术档案管理制度，做到药检单位技术档案管理有章可循、有据可依，从档案收集、整理、管理和应用等各个环节建立药检单位技术档案管理的制度，促进档案管理工作的科学化、规范化和制度化，建立药检单位技术档案汇编制度与方法，对药检单位技术档案进行不断的完善和更新，将药检单位技术档案工作纳入日常工作中，将检验人员技术档案纳入药检档案的归口统一建立与管理，检验人员技术档案的建立与管理一般设在行政后勤办公室的综合档案室，或者是单独的档案室负责管理。再次，提高药检单位技术档案利用率，让药检单位技术档案不再被忽视，不再沉睡。

（三）加强档案管理专、兼职人员的业务水平和工作责任心。档案管理人员要具有强烈的事业心、高度的责任感、较高的政治鉴别力和严格的纪律性，要积极思考如何更好地开发利用药检单位技术档案信息资源，提高药检单位技术档案利用效率。药检单位要充分调动档案管理人员的主动性、积极性和创造性，让药检单位技术档案管理真正有人管，有人负责，并且要列入对档案工作业绩的考核内容；要求档案人员在敬业精神上热爱药检单位技术档案管理工作，牢固树立服务意识，使药检单位技术档案管理更好地为业务工作服务。档案人员要注重平时药检单位技术档案的收集工作，积极主动地实施药检单位技术档案收集，以便及时将药检单位技术档案立卷归档，统一管理，对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。

（四）坚定树立药检单位技术档案管理工作的长远意识。因检验人员的知识、能力、业绩是不断成长变化的，需要不断更新和完善检验人员的技术档案，药检单位技术档案管理工作必须具备长远的、可持续的观念，药检单位技术档案管理必须有为“查考使用”服务的意识。

（五）提供完善的档案管理条件。按照档案管理要求配备必要的软件和硬件设施，切实改善药检单位技术档案保管条件，确保药检单位技术档案与其他档案资料的安全。

（六）研究药检单位技术档案的特点，做好档案管理工作。根据药检单位的工作特点做好药检单位技术档案的收集、整理、分类、组卷、标识、编制索引，保证其完整性、准确性和系统性，在药检单位技术档案资料归档后，必须妥善保管。

（七）完善档案信息管理系统。单位将检验人员技术档案制作成电子档案和纸质档案，设定人事档案的修改完善级别和不同权限的检索查询，编制多角度、全方位的检索工具，这不仅可解决药检单位技术档案的真实性和完整性，又可以解决用户利用的广泛性和网络资源的共享，实现电子档案和纸质档案的优势互补。

四、结语

药品检验人员业务能力是决定药检质量、水平的关键因素，单位技术人员技术档案是检验检测机构人员情况的真实写照，记录了每个检验人员的业务成长过程，对人员管理工作的完善起着重要的借鉴作用，是充分发挥、利用、调动与培养检验人员工作能力和业务水平的重要基础条件，为了管理和应用好检验人员技术档案，必须认知其位，并建立其长效机制，提供良好的环境条件，坚持信息网络化发展的道路，注重实时的补充、更新和完善，强化保存、检索等环节管理。

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