浅谈事业单位档案管理的现状及对策

吕游

【摘要】事业单位档案管理对于事业单位的发展而言具有重要的影响作用，主要因为档案内容中包含事业单位的发展进程内容，且对事业单位的发展与进步具备重要作用。因此，档案管理部门需制定完善的方案，针对档案内容进行严格的管理，保证在实际发展中，提升档案管理工作效果，为其后续发展与进步奠定基础。

【关键词】事业单位；档案管理现状；对策

当前，事业单位改革在不断开展和深入进行，而事业单位各项事务的平稳、秩序、高效开展都离不开档案作为基础依据，从而档案管理也面临着自身改革和创新。近年来，信息化的飞跃发展，无纸化办公给传统的档案管理工作带来了新课题和新挑战，如何实现事业单位档案管理创新是我们面临且应当重视的问题。加快推进事业单位档案管理创新对于事业单位未来发展有着重大意义。

一、事业单位档案管理的现狀

（一）对档案管理工作的重视程度不够。在事业单位中，从领导到职工都普遍存在不重视档案管理工作的思想。一方面，部分职工认为档案工作无非就是分类、整理和保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能为单位创造经济效益或是创造绩效，是不太重要的工作。另一方面，领导对档案管理工作重视程度不够，未把档案管理工作列为单位重点工作之一，在发展中，只能流于形式，不能制定完善的计划方案，无法将档案管理落实在每个工作环节中，甚至出现被动应付的现象，不能针对档案管理工作进行严格的协调与控制。

（二）缺乏专职管理人员，且业务素质不高。一是在大多数事业单位中，并未配备专职档案管理员，档案管理工作大部分处于分散管理的状态，部分工作人员兼职管理档案工作，往往没有经过培训，不熟悉档案整理标准，大多数甚至不能分辨什么是档案、什么是资料，为了应付工作往往把觉得是档案的放进盒子保管起来。二是配备有专人管理档案的单位，大多数档案管理人员专业水平和管理素养水平不高，缺乏基础理论和专业意识，实践经验不够丰富，对档案的收集、整理、装订等工作程序缺乏工作规范，容易导致工作中产生各种疏漏，形成不规范的档案，不利于档案规范保管和有效利用。

（三）科学化、信息化管理程度不高。当前，很多事业单位的档案管理依然采用传统的档案管理模式，这样不仅会增加档案专兼职工作人员的工作量，而且档案在利用过程中效率低下，不利于高效解决工作中遇到的问题。办公硬件和软件越来越好，但管理档案的软件硬件更新换代落后，技术水平低下是普遍存在的现象。档案管理工作人员不能针对档案进行合理的备份管理，在实际管理期间，甚至不能明确数据文档的备份位置，严重影响工作效果。其次，在日常管理期间，经常会出现档案管理方面的疏漏问题，无法明确档案物质载体的管理要求，例如：光盘档案载体出现随意放置的现象，不能进行妥善的保管。同时，在电子文档管理工作中，未能树立正确的安全观念，无法提升电子档案信息数据的保密性。最后，档案管理的硬件设备与软件系统落后，在实际使用期间，不能及时开展更新与维护等活动，难以创建科学的管理体制，使得在电子档案接收或是发送期间，容易侵入病毒，或是出现泄密等问题，严重威胁档案数据信息的安全性。

二、事业单位档案管理的对策

（一）建立健全档案管理制度。对于事业单位档案管理工作而言，完善的法律法规较为重要，且健全的制度可以促进各方面工作的良好实施。要有效改变档案管理不清晰、不规范的现状，必须依法建章立制，建立统一的档案管理标准，确保单位档案管理工作有法可依、有章可依、有迹可循，才能进一步完善和规范档案管理工作。要结合各单位的不同工作，根据实际工作中出现的具体问题，制定和调整相应的制度和规范，使单位的制度规范具有灵活性、可行性和可操作性。同时，在日常工作中，拟定科学合理的档案管理工作计划，确保单位档案管理工作有条不紊地开展。

（二）加强检查档案质量的事中控制与管理。各单位应定期或不定期对档案管理进行检查。且在实际检查的过程中，需转变传统的事后管理模式，将事前预防与事中管理作为主要内容。在此期间，需在事前进行合理预防，并在事中严格检查与控制，及时发现档案管理问题，并利用合理的措施进行预防，明确安全隐患具体情况，采取科学的措施提升档案管理工作效果。在此期间，需针对档案管理行为进行严格的管理，统一工作规范要求，采取科学的方式提高档案管理工作的适应性与可靠性，并在收集档案资料的过程中，明确分类标准，提升管理效果。

（三）配足人员，提高档案管理人员专业素质。档案管理是一门涉及面较广的学科，档案管理人员不仅仅是一名保管者，还应该是一个具有较高的档案管理知识并且能随着科技的进步革新管理技术，提高档案管理水平的技术人员。因此，事业单位的档案管理人员不仅具有工作能力和文化水平，还应掌握档案相关的法律法规、行政事务知识、管理经验、计算机知识等。在日常的工作中，应增加档案管理人员学习和培训的机会，提升专业素质和综合素质。因此，一方面可以通过招聘优秀的档案管理人员来负责单位的档案工作，尽量做到专岗专人专职；另一方面要加强对事业单位人员的素质教育，提高事业单位工作者对档案的重视，强化档案管理人员的质量意识、保密意识和安全意识，定期对档案管理人员进行培训，促使他们加强自身学习，提高档案管理人员的道德素质。

（四）制定信息化档案管理方案。对于档案管理的信息化发展而言，是全面提升档案工作不可缺少的手段，近年来，各事业单位正在大力推进档案信息化管理，力图使事业单位档案工作效率得到有效提高，推动档案工作的进一步发展。

1.需针对硬件系统进行合理的建设。事业单位在档案管理的过程中，需合理建设硬件系统，根据档案管理工作要求与目的，提升档案存档的稳定性，保证硬件系统的严谨性，提升档案管理的安全性。在此期间，应加大资金的使用力度，并保证硬件设备的先进性，配备完善的档案信息化硬件设施，将高水平技术渗透到档案管理工作中，营造良好的档案存储氛围。对于硬件系统而言，需合理开展档案资料的保存工作，并充分发挥系统的电子存储优势，保证档案资料管理工作效果。同时，在电子文件管理期间，需保证文件的安全性，并结合信息存储工作要求，增加其中的存储量，做好档案数据备份、有条件的要开展异地备份的方式。

2.需针对软件系统进行合理的开发。事业单位在实际发展的过程中，需针对软件系统进行合理的开发，根据市场实际发展情况，合理使用软件技术方式。在此期间，还需针对档案管理工作，筛选最佳的软件技术方式，并提升档案管理工作效果，制定完善的统筹规划机制。在此期间，还需创建行业管理系统平台，逐渐提升档案信息数据的共享效果。

3.保证档案信息的安全性。在档案信息化建设期间，信息安全性的管理工作较为重要，需合理预防风险问题，增强档案信息安全管理的效果。首先，需针对网络信息风险问题进行预防，结合互联网开放情况，预防黑客与病毒，规避档案时候数据丢失问题。其次，需针对硬件系统的风险问题进行预防，针对硬件系统设置防火墙，并安装病毒的防范软件，保证可以建立安全性较高的隔离体系，在此期间，需针对系统风险问题严格控制与管理，提高档案管理工作效果。

三、结语

随着时代的进步，事业单位改革在不断深化，档案管理工作也将面临更多的挑战与创新。采用有效的措施改善事业单位档案管理问题，根据自身发展需求，开展档案管理创新活动，制定完善的管控制度，并积极创建先进的软件系统与硬件系统，结合当前工作情况改革管理方式，积极探索现代化自动化办公设备与系统，注重高素质管理人才的培养与引进。

【参考文献】

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[2]曹洋.事业单位档案管理的创新探讨[J].经贸实践，2017 （23）：201.

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