基于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略

刘景洋

【摘要】档案管理是档案现代化建设中的主要任务，积极实现档案信息数字化，这对档案信息质量的提升起到了关键作用。本文将档案建设作为此次探讨的主题，重点对档案管理数字化建设以及档案安全保密实施策略进行具体分析。

【关键词】档案管理建设；数字化发展；安全保密策略研究

档案模式开始于20世纪80年代，当前我国的档案工作正处于数字化发展的关键时期，历经多年发展实现了数字化。在传统的档案管理中主要是借助计算机系统进行一些辅助性工作，因此信息查阅速度慢，检索效率低。在信息技术的大力支撑下，档案工作积极实现了数字化和信息共享，并能够进行远程操控，在档案信息共享的基础上，有效节约了资源，利用数码相机进行拍摄，并使用激光三维立体对其进行扫描，不仅保证了档案信息的安全性，还促进了档案现代化建设的快速发展。

一、数字化档案的主要形式以及特征

数字化档案指的是通过使用摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备来对纸张、胶片、磁带等多种介质载体的内容进行有效的数字信息处理，从而将其及时转换为计算机系统能够快速识别的数字文本或者数字图像。数字化档案与传统的最大区别就是，档案信息的安全性高，保密性强。数字化档案处理过程中一定要做好防火、防潮等工作，避免档案老化。

二、数字化建设与安保控制实施策略

（一）明确数字化档案质量监控的内容。1.明确档案质量监控内容。及时制定合理有效的数字化档案管理计划，认真做好数字化档案的分类处理与统一管理，确保档案管理计划内容的科学性与合理性。2.合理使用数字化档案管理软件。作为档案工作者要正确选取数字化软件，不同的数字化软件都有自身特色，因此要对其进行合理选取，谨慎选择数字化软件。需要提前进行市场调研，以市场需求为主要参考，充分考虑数字化档案管理软件的质量。3.认真做好数字化档案的质量验收。对数字化档案的质量进行严格管理和控制，把好档案质量关，并及时展开数字化档案的评估工作，利用网络系统来对数据库建设进行全程监控，积极落实数字化档案的管理工作。在数据库建设的管理过程中主要包括人员管理、过程管理和设备管理这三个方面，有助于及时发现在数据库建设中存在的问题。实际工作中要对使用的软件进行安全性能检测，避免因为软件安全问题从而影响到数字化档案的质量。为了促进数字化档案建设的顺利进行，需要做好全程监视，从而使先进管理手段的实时性和可靠性得到充分发挥。

（二）重视人才选拔。定期进行技术人员培训，人员是数字化档案建设的核心，也是档案管理工作中的主体，因此必须要重视对人才的培训和教育。重视人才选拔，不断提高人员专业技能和操作水平，这对档案工作人员的综合素质提升起到了很好的促进作用。定期将档案部门人员组织起来进行集体培训，着重强化人员的档案意识和安全意识，对档案管理制度進行及时明确，从而让员工提高对数字化档案管理制度的正确认知。

（三）积极推进档案数字化建设。严格规范档案工作人员的行为，加强安全教育，有效避免不理智行为的出现。利用网络平台来给员工进行档案安全管理以及保密控制教育，有效增强人员的档案意识。在档案数字化建设中主要对档案调卷、整理、拆卷、档案信息扫描、数据质量检测、数据备份、数据连接等过程进行科学严格的管控，指定专人来负责档案馆库的管理工作，及时将需要加工的档案运送至现场，并对档案数量进行核实，认真完成档案交接，在确定以上工作无误后方可进行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔细检查是否存在漏页、错编等现象，对于字迹不工整的档案，及时将其实际情况上报档案保密控制人员，保持档号不变，统一采用卷号、卷次的格式，对于新添加的案卷要及时添加目录，保证每个案卷对应一个目录。

（四）创新档案保密控制手段。保密工作是数字化档案管理工作的一部分，加强对档案的保密控制，有效增强档案信息的真实性和安全性，避免档案信息遭到泄露。创新档案信息的保密控制模式，及时对档案保密控制中的不安全因素做出分析，并对其进行探讨。依据数字化档案建设中环境，人员和设备等多种因素，建立详细、完善的数字化档案保密控制制度，构建数字化档案管理与保密控制体系，有效避免数字化档案信息泄露情况的出现。确立网络计算机安全保密管理方案，积极推进数字化档案建设的快速发展，认真做好数字化档案的使用、维护、备份和管理，及时形成全新的数字化档案安全保密体系。

三、结束语

为了推进数字化档案建设的稳步进行，要求档案工作者认真做好本职工作。严格落实数字化档案的管理与安全保密控制措施，严把档案质量关，从而在确保数字化档案安全性的基础上，有效增强人员的档案意识。

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