浅谈如何做好企业会议管理工作

吴昊

【摘要】企业要具备强大的竞争力就要集众人之所长，这就意味着企业的协调沟通工作变得十分重要，因此企业的会议管理工作在这其中发挥着十分重要的作用，为解决企业的问题提出有效的解决方式，对有效管理企业起着十分重要的作用。本文就企业会议管理工作的重要性和需要做好的方面及解决的措施进行阐述。

【关键词】企业会议；管理工作

一、会议管理的重要性

（一）联系企业内外部，使得各部门得到沟通。企业内部需要加强与企业外部的联系，企业内部各部门之间的信息也需要及时沟通，信息能够公开化共享。这样管理的人才能综合各部分信息做出最正确的判断。提高效率，促进企业的稳步运行。

（二）规范企业，规划进度，统筹全局。当问题出现时，要解决这个问题就需要集众人之所长，这就需要会议去综合各个方面，得到最有效的方法。一个企业正常的运行需要各个部门有条不紊地进行工作，不能耽误工作的进度，会议管理工作很好地解决了这个问题，将保证工作合理得到安排。

二、做好企业会议管理工作的具体内容

（一）完善会议管理规范制度，提升工作质量。规范制度的目的是使企业得到标准化的管理，可以规范员工的行为，规范管理企业是每个人在制度面前人人平等。如果有全面完善的制度，内部的工作人员可以积极地进行工作。有了制度的规范，在遇到一些纠纷和争议的时候依照制度来办事，没有规矩不成方圆，有了规矩就能起到这样的作用。

（二）应对大型会议，组织、调动公司各部门协同高效合作。企业会议的管理工作，还要包括协调组织公司的各个部门的运行和合作，每个部门都有自己专属的领域，但是他们之间没有很好地沟通，这会让企业的工作很难有效地开展，因此沟通和协调公司的各个部门是非常重要的。

（三）采取措施或備用方案应对突发事件以保证会议顺利召开。有的时候当会议的进行遇到某些情况会发生一些突然的情况，这个时候就需要会议企业的管理者有预备方案来应对紧急突发的事情，保障会议的顺利进行，即使再有突发事件的情况下也能顺利进行。

（四）合理安排、制定会议计划。召开会议的时候，一般都由特定的会议管理工作者合理制定会议的议程，根据时间根据人员来安排会议的内容。控制节奏，把握进度，合理占用时间发挥好会议组织的作用，使每一个环节都能适当占用适当的时间取得合理的效果，确保会议的内容得到有效的解决。

三、提高企业会议管理工作质量的措施

（一）加强会中的管理监控，有效杜绝违反会议规定的情况出现或减少违规现象。会议前，可以采用随机抽取参会人员准备工作的方式进行监督，审核人员要检查与会者的准备文件以及其他方面准备工作。在会议进行的过程中，首先通过人员或机器设备的有效监控来对参加会议的人的行为和发言内容进行有效监督。其次对会议进行一定程度的记录，与会者的发言不能是“朗读文件”的形式。此外，纪检部门的工作要对参加会议时人员的纪律进行规范和监督。最后还要进行集中总结。例如：南昌供电公司的措施，每年年底前，由办公室、财务资产部共同对公司总部会议计划执行情况进行检查，形成分析报告，向总经理办公会议或有关会议报告。

（二）违规现象一旦出现进行处罚，起到惩戒的效果。针对监控中出现的种种违反制度规定的行为，进行一定的处罚，根据行为的严重程度进行不同程度的处罚。迟到或会议准备不充分这样的低级错误要进行较为严重的处罚，比如绩效扣分或一定程度的金额扣罚。另外对于不积极参与的人员，或者被查到没有做好准备工作的工作人员进行处罚，处罚方案参照公司规定。在这个过程中，纪检部门做好监督的工作。

（三）提高会议的组织能力和会议服务水平。提高会议的组织能力和服务水平的关键在于组织者及其相关的人员。会议前对会议的内容要清晰，准备要充足，要能把握住进度和节奏，把握住会议进行的方式。比如，会议以一种什么样的方式进行：展示PPT，抛出问题群策群力找到解决方案。会议需要的文件要及时准备。会议进行时，及时与会议人员做好沟通，记录相关事宜。会议后，对会议产生的文件等进行整理，以备不时之需。

四、结束语

现代企业会议管理工作仍然存在着一些问题，这就需要我们提前采取一些措施来应对，比如明确会议的主题，安排合理的进程，条理清晰，促进工作完成情况需要监督推进统筹规划各部门，保证会议的质量，总结会议的要点，会后还要进行整理文件。管理者对过去的经验进行改革，通过创新来开拓新的思路，使得在各个方面都取得了有效的进步并且积累了经验。总之，会议需要有效的进行来保证企业的发展，只有这样企业的管理者才能很好地对企业进行掌握，把握企业的方向。

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