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浅论新时代秘书的基本素养和能力要求

2018-06-28刘治中

办公室业务 2018年6期
关键词:基本素养秘书新时代

刘治中

【摘要】随着时代的发展进步和高效管理的要求,秘书不再只是端茶倒水、处理办公室日常事务的的服务人员,已逐渐成为领导的参谋和得力助手,是不可或缺的“自己人”。因此,本文旨在新时代环境下,探索秘书应如何培育自己的基本素养和能力,构建新型职场关系,实现工作的高效运转。

【关键词】新时代;秘书;基本素养;能力要求

进入新时代,人的全面发展水平大幅提高,关于人才有了新的定义。就秘书而言,不仅要具有良好的外在形象,在思维方式、思想素质和履职本领方面也“水涨船高”,标准更高,要求更严。2017年10月18日,习近平总书记在党的十九大报告中指出:“经过长期努力,中国特色社会主义进入了新时代,这是我国发展新的历史方位。”在新的历史起点,秘书人员需要跟进时代步伐,不忘初心,提高自身职业素养和履职本领,积极发挥自身价值。

一、新时代秘书的基本素养

(一)提升思想修养,做到忠诚老实。秘书是领导身边的参谋与帮手,在上传下达、办文办会等方面承载着重要作用,其思想活动过程直接关系到工作的效率和结果,因此要不断提高思想文化水平和素养,做一个忠诚的人,老实的人。首先,持之以恒开展理想信念教育,锤炼意志品质,树立正确的价值观和事业观,增强认识社会、认识世界和辨别是非的能力,说老实话,做踏实人,让理想信念之花绽放出灿烂的光芒。其次,提高政治站位,增强政治敏锐性和政治鉴别力,用全局的眼光从政治的高度分析问题、调研工作、解决实事难事,不能“只见树木,不见森林”,要勇于担当,不计较个人得失,认清自己的岗位和角色定位,准确把握领导的意图,请示报告工作不隐瞒、不虚夸、不越位,把责任扛在肩上,把使命记在脑中,把担当刻在心田。最后,要加快知识更新,优化自身知识体系和建立完整知识系统,提高实践运用水平。

(二)强化规则意识,做到遵规守纪。一方面,秘书是政策和规则制度的第一传递者,代表着公司或单位的权威,应严格遵守并不折不扣地执行;另一方面,敬畏规则、遵守规则是每一位员工义不容辞的责任,要把规则意识变为思想自觉和行动自觉,常规范自己的行为,做到自警、自省、自励。同时,秘书要坚持“以制度管人,按程序办事”原则,不怕得罪人,不当老好人,做好日常监督并自觉接受监督,对违反规定和不遵守规则的行为敢于亮剑。

(三)践行礼仪规范,做到文明礼貌。“不学礼,无以立。”秘书或与各层领导及不同人沟通协调,或开展对外活动,也或处理麻烦人麻烦事,其穿着打扮和言行举止均代表着公司或单位的形象,应深谙礼仪之道,慎言慎行,以礼待之。同时,作为秘书还应注重协调好与上司、同事、下属和其他人员之间的关系,用共同的理想信念和价值观凝聚人心形成合力,使之朝一个方向不懈奋斗。

(四)深化服务理念,做到优质高效。习近平总书记指出:“从事办公室工作要实行高水平服务”。作为秘书,一要坚持“身在兵位、胸为帅谋”的理念,做好重大决策部署、重要事项的调查研究,当好领导的参谋助手。二要发挥督查督办职能,超前谋划、统筹协调推动重点工作,确保政令畅通。三要认真细致地做好事后服务工作,不断谋划新思路、探索新路子,切实提高服务水平。

(五)树立保密观念,做到滴水不漏。毛泽东同志1941年为军委机要处题词:“保守机密,慎之又慎”。保密工作是秘书的一项重要的职责,要严格落实保密责任,增强保密意识,自觉做到不该看的坚决不看,不该说的坚决不说,确保秘密安全。

二、新时代秘书的基本能力要求

(一)卓越的自我学习能力。朱熹曾说:“为学,正如撑上水船,一篙不可放缓。”学习不只是工作的驱动、精神的愉悦,更是一种政治责任、一种生活方式,只有持续不断地学习,苦练内功,不断推动自我革新进步,才能贴近领导意图,与领导思想不谋而合。一是认真学习贯彻党的十九大精神,树牢“四个意识”,坚定“四个自信”,切实把思想和行动统一到党的十九大精神上来,用习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑、指导实践、推动工作。二是常怀知识恐慌、本领恐慌意识,优化专业知识结构和技能,改进学习方法,提高学习的效率和水平。三是合理加强时间管理,在实践中坚持,在实践中领悟,在反思中成长。

(二)较强的沟通协调能力。正确认识秘书工作的辅助和协作关系,找准沟通协调工作的结合点和联动点,多请示多报告,不擅做主张,不推诿扯皮,尽职尽责不越权,工作到位不越位;此外,更要分清轻重缓急,明确工作重点,甘当配角,协调各方力量共同完成目标任务。

(三)深厚的语言文字应用能力。文字功底是衡量秘书“办文”工作的重要标准,不论是阅文、办文还是拟文、核文都需有一定文字处理能力,能知其然,更要知其所以然,懂得文字背后真正的涵义,更好地发挥秘书的“笔杆子”作用。当然,要达到熟练掌握文字应用的能力并不是一蹴而就的,也不是通过简单的培训可以建立起来的,是日积月累、不断练习、逐步提高的过程,需要坚持,坚持多读书读好书,坚持多写多研多改,尽量避免一些低级错误和常识错误,如错别字、照搬套用等问题。

(四)驾驭现代信息技术的能力。当今时代,信息技术的成熟运用使得工作效率大幅提高,许多复杂工作流程的运转只需要在协同系统上便能轻松实现,许多统计数据通过借助软件便可轻易生成分析报表。但秘书人员或办公室人员的信息技术却有待提高,除了掌握常规办公软件和硬件外,还要学会圖片、声音、视频的编辑处理,具备一定的设计、排版和编印的能力,在信息的筛选、识别、调用和配置过程中具有独到的敏锐和鉴别能力,建立有效信息机制,能快速为领导提供信息和技术支持服务,做到专心、专注、专业。

(五)工作方法的创新能力和执行力。秘书以办文办会办事为主要内容,工作繁杂琐碎、单调枯燥,不与时俱进,不改进工作方法创新工作方法是无法做好的。要树立强烈的责任意识、大局意识和进取精神,练就过硬的履职本领,锤炼实干苦干的优良作风,充分发挥主观能动性,主动工作,主动服务,创新工作机制和方式方法,发扬“钉钉子”精神,确保每个重大决策和重要事项都落实到位。

总而言之,秘书人员要充分认识自己的角色定位,培养各方面的能力,在党的十九大精神的指引下,甘于吃苦、安于寂寞、无私奉献,全力做好本职工作。

【参考文献】

[1]习近平.决胜全面建成小康社会 夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利[M].北京:人民出版社,2017(10).

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[3]付丙山.浅谈秘书的职业素质建设[J].科技资讯,2008 (08):215-216.

[4]叶勇伟.怎样做好新时代秘书工作[J].今日浙江,2010 (12):60.

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