办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用

彭杏

【摘要】本文结合作者工作实际经验，从调查研究、文稿起草、信息工作、督查督办、自身综合能力等方面，探讨办公室秘书提升参谋助手作用的方法。

【关键词】办公室秘书；参谋助手；自身综合能力

笔者从中文系汉语言文学专业本科毕业后，在国有企业办公室从事了13年的文秘工作，依次担任办公室秘书、办公室主任助理、办公室副主任等职务。13年的办公室工作经历，让笔者清醒地看到了目前办公室工作存在的重要问题：一是缺乏战略性的深入思考，忙于具体事务，对前瞻性、战略性的问题关注思考不够。二是参谋助手作用没有得到真正发挥。

新时期，办公室的职责发生了转变，为领导出谋划策，发挥好参谋助手作用，成为其首要职责之一。面对新的形势和要求，办公室秘书在实际工作中，已不能满足于仅仅做办事员，必须要树立既能办文办事，又能出谋划策的科学观念。应当立足于全局，并站在领导的角度去思考问题，尽可能去领会领导的意图。同时，要能够提出一些有分析和有价值的建议，善于超前思考、超前研究、超前谋划，针对企业改革与发展面临的新问题、新情况给出合理化的解决建议，积极发挥自身参谋助手作用。

一、加强调查研究

做好调查研究工作。这是发挥参谋助手作用的重要方面。调研工作质量的高低，直接关系办公室对领导决策服务水平的高低。调查研究应当既包括深入实际，抓好典型，掌握第一手材料，又包括经常向领导机关其他职能部门了解情况，沟通信息，同时还要搞好各类简报、材料的综合整理。这些都是办公部门调查研究的基本工作方式和主要的工作内容。如果不做好这些工作，就不能准确及时地把握全局的情况和动态，就无法提出有针对性和有价值的意见和建议。

调查研究要尽可能围绕领导决策的全过程进行。在领导作出一项决策之前，要注意收集领导决策所需要的各种情况和资料，提出供参考的意见和建议。在决策执行过程中，又要认真了解执行的情况和反应，针对发现的问题，及时提出相应的补充和调整建议，供领导参考。在决策贯彻落实之后，还要总结决策的执行结果，提出进一步完善的措施，以便进入下一个阶段的再决策、再执行、再反馈。同时调查研究要始终坚持围绕本单位的中心工作、重点工作，紧紧抓住领导关注的热点问题、基层反映的焦点问题和职工群众要求的难点问题，深入调查，认真研宄，才能为提高单位整体工作水平提出建设性、针对性措施建议。这样的调查研究，就一定是领导决策所必须的，也才能为领导起到真正的参谋助手作用。

二、做好文稿起草

积极做好文稿服务，发挥以文辅政的作用。以文辅政是办公室秘书发挥参谋助手作用的重要渠道，是当好领导“参谋部”最直接、最重要的体现。文字材料的写作包括讲话稿、会议纪要、工作报告等方方面面的工作，文字材料对外代表公司的形象，展现企业面貌，对内要体现公司领导的意图，能够部署和指导企业工作。因此文字工作政策性强、理论性强、业务性强、涉及面广，要提高文稿质量就要做到“三个必须”。一是必须准确把握上级精神和领导思路。要通过认真研读上级公司文件，吃透上级精神；通过调研、会议、谈话等渠道，把握好领导的思路和工作实际，全面融入到文稿起草中。二是必须把握好文稿起草的角度。“身在兵位，胸为帅谋”。起草文稿时要注意调整自己的角色，学会“不在其位、学谋其政”，站在企业全局的高度、领导思考问题的角度来谋篇布局，抓住工作重点和关键要素，全面、深刻、准确地阐述问题。三是必须注重日常素材的积累、加工和升华。“笔上一分钟，笔下十年功”。掌握大量素材是文秘工作者起草的基础。辦公室秘书平时要广泛收集素材，围绕文稿主旨进行深度加工，使文稿起草符合企业实际，言之有物，生动流畅，精练简洁。四是必须注重创新。起草文稿最需要的就是思维创新、观点创新、内容创新和文字创新。

文字材料写作涉及层面高，要求高，范围广，重要性强，复杂性强，对秘书经验、能力、素质方面都有较高要求，办公室秘书应该不断提升文字工作的基本素质，及时跟进领会领导的新思想，新意图，了解企业发展动态，才能更好地发挥好秘书辅助决策、服务决策等职能。

三、做好信息工作

信息工作是领导决策的重要依据，信息如同领导的“耳目”。对内服务决策、指导基层；对外反映情况、树立形象。要发挥好参谋助手作用，办公室秘书必须发挥好“信息库”的作用。一方面要千方百计通过各种渠道扩大信息源，准确掌握、第一时间报告企业的内部情况和相关外部信息，全方位地了解各项工作进展情况。办公室秘书要注意从办公室上传下达流转环节挖掘信息，从材料中筛选信息、讲话中理清信息、会议中捕捉信息，并及时收集整理编报，提高信息的针对性和时效性，向领导反馈最重要的时效信息。另一方面，又要加强对信息的筛选、分类和综合工作，从中找出带有普遍性和倾向性的情况、经验和问题，提高信息的使用价值。以“领导需要知道的”和“需要领导知道的”为重点，力求在最短的时间内把信息提供给领导，充分发挥信息服务领导决策的作用。

四、抓好督查督办

加强督查督办，发挥好协调员的作用。扎扎实实做好督查督办工作。三分决策，七分落实。督察督办工作是直接为领导服务，为提高执行效力和实现决策目标而开展的一项工作，是公司领导决策和管理活动的重要一环，也是办公室秘书辅助领导决策与管理，发挥参谋助手作用的重要职责。从一定意义上讲，督查督办工作是领导职能的延伸，是协助领导抓好工作落实的有效途径。

办公室文秘要善于督办提升执行力，为领导当好参谋助手。一是要敢于督查督办。二是要提高督查督办效果，关键是要抓住工作重点，围绕企业决策部署落实情况、久拖不决的问题和关系职工利益的急事，全程跟踪落实情况，及时督促、协调相关部门进行处理，确保执行效果。三是勤于督查督办。办公室秘书要增强督查督办工作的主动性，不仅要对领导交办的事项进行专项督办，还要针对企业决策部署和各类会议安排的工作，跟踪了解落实情况，采取书面督办，电话督办，会议督办等灵活多样的督办方式，实现会议决策事项、批办文件等领导布置工作的传达贯彻和有效执行，更好地推动各项工作开展。

五、努力提升自身综合能力和水平

新形势下，办公室工作对秘书的综合能力要求越拉越高，努力提升自身综合工作能力和水平刻不容缓。要切实提高个人自身综合能力和水平，继而推动参谋决策水平的提升。学会走出去，学习考察，拓宽视野，善于学习和借鉴他人成功的经验和做法，提升队伍整体素质。同时也要学会沉下去，多深入基层，多深入一线现场，多学习掌握生产知识，提升业务能力水平。办公室秘书要打消那种认为自己水平有限、参谋不上的顾虑，应增强主动性。出大注意当然好，即使出不了大主意，也能为领导及时提供有关的情况、数据、典型等等，都是决策所必须的，从人成长进步的角度来讲，也是非常好的方式。

多参加各类会议，争取多听领导的讲话，及时记录领导的思想火花，会议不仅是全面了解公司情况的最直接途径，在会上领导展现的思维方式、战略眼光和领导艺术，也都是难得的学习范例。多跟随领导下基层了解情况、进行调查研究，从中捕捉到领导关注什么、思考什么、提倡什么、反对什么，悉心领会、准确把握领导的工作思路和决策取向，是参谋到点子上的关键。同时针对企业领导在不同时间、不同场合的讲话中提出的一些不系统的新思想、新观念、新理念，办公室秘书要注意整理，并进行总结、提炼、完善和发展，形成符合企业实际的、系统化的工作思路，指导各项工作的开展。

新时期，办公室人员必须紧跟企业发展趋势，勇于创新，锐意进取，求真务实地做好本职工作，不断提高工作质量和工作效率，充分发挥参谋助手的作用，更好地服务决策、服务大局、服务发展，为企业各项工作的正常运行作出积极的贡献。

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