如何提高农机档案信息自动化水平的有效策略

陈海波

随着我国对经济社会发展的重视程度不断提高，各个领域、各个单位的工作任务也越来越繁重，农机局是农机事业发展的重要职能部门，农机设备在我国农业生产过程中具有十分重要的意义，为了提高农业发展水平，必须要积极加强对农机档案管理的创新。农机档案记载着农机局的工作、业务活动，是有保存价值的各种历史记录，也是农机局工作的体现，可以为农机事业未来的发展提供各种理论依据，促进农机事业实现可持续发展。

1 当前农机档案管理存在的问题

1.1 档案信息化管理重视程度不高

在农机事业发展过程中产生的档案信息越来越多，档案管理是农机事业发展过程中的一个重要内容，为了进一步提高档案管理水平，必须要积极完善农机档案管理制度，加强信息化管理。但是当前农机局对档案信息化建设的重视程度不够高，硬件设施和软件条件不充足，因此极大地影响了农机档案信息化发展水平。

1.2 管理流程不规范

档案管理是农机局工作的重点，但是由于传统管理理念的影响，使得很多农机档案管理人员在工作过程中认识不到位，在开展档案管理的时候没有按照规章制度对各种档案信息进行收集整理和处理，档案管理不够规范。

1.3 农机档案数据安全问题

农机档案管理虽然具有一定的优势，但是档案管理过程中依旧存在很多问题和风险，比如在管理过程中对档案资源进行记录的时候一旦出现小的错误，很有可能导致大部分档案资源数据出错，造成严重后果。另外，在存储各种农机档案资源的时候，由于采用计算机和互联网技术，所以存在一定的安全隐患，比如信息存储、传输过程中被盗取，出现信息泄露、信息丢失，而且还可能会出现由于系统不兼容导致档案信息丢失的问题，这些问题都为档案管理带来一定挑战。

1.4 档案管理人员水平不高

科学技术的不断发展，对于农机局的快速改革与发展也产生了重要的促进作用，农机局将很多先进的设备、技术等都引入到管理过程中，因此也需要一支高素质队伍，但是当前农机局档案管理人员的水平不高，掌握的信息技术较少，对档案管理效率产生较大影响。

2 农机档案信息化管理策略

2.1 加强对农机档案信息化管理的重视

在信息技术时代，管理信息化成为农机档案管理的一个必然趋势，在任何一个部门的发展过程中，都积极着手信息化建设，加强对各种信息化设备的应用，开展信息化办公。农机事业是现代农业发展过程中的一个必然趋势，在农机档案管理过程中必须要积极加强对档案信息化的重视。首先，农机局领导人必须要重视农机档案资源管理工作，将档案管理能力提到议事日程上来，重视档案管理能力，在单位内部建立完善的档案管理组织结构，强化档案管理部门的责任，加强档案管理部门与其他部门之间的联系与沟通，在单位内部实施档案统一管理。其次，设立科学的管理结构。在信息化背景下，农机档案成为档案资源的主要形式，农机档案的出现为档案工作带来了便利，同时也带来了挑战。为了对档案管理工作进行创新，可以将档案管理部门分为若干个小的部门，每一个小的部门都应该要分清自己的职责所在，明确单位档案管理的目标和要求，在单位内部开展统一的管理。

2.2 提高农机档案标准化、规范化水平

在农机档案管理过程中产生的档案信息越来越多，要充分将这些档案信息利用起来，为农机局的发展服务。因此在农机档案信息化管理过程中必须要加强对农机档案基础建设制度化工作的重视，根据《档案法》、《保密法》、《农业机械安全监督管理条例》等现有的法律法规，对农机档案保管、保密、利用和归档等过程进行规范，制定相应的规章制度，形成完整的档案收集、移交、整理、鉴定、保管等管理流程，对于一些电子文件，必须要制定明确的管理规范，比如对档案文件进行“只读”处理，确保文件保密、文件保存过程规范，从而提高农机档案的可靠性。另外，为了提高管理的规范化程度，还应该要根据不同的档案制定分类大纲，对不同的档案划分好具体的保管期限，例如对于农机机械驾驶人员档案、农机机械登记档案等进行分类，在日常经营过程中根据新产生的档案信息，对档案数据库的内容进行填充和完善，以提高档案的规范化程度。第三，确保农机档案信息化管理的程序化，对于农机档案的信息化管理，必须要设置专业的技术化管理岗位，加强对计算机、扫描仪等各种仪器的使用，提高档案管理的硬件水平，积极创造农机档案查阅利用的环境，提高农机档案利用环境。

2.3 加强农机档案安全管理力度

随着信息技术的不断应用，在农机档案管理过程中出现的信息安全问题也越来越多，农机档案资源的存储、传输、使用过程中很容易出现信息丢失，对农机事业的发展产生了极大影响。为了保证档案信息资源的安全性，必须要加强农机档案安全管理力度，第一，要确保存储设备的安全性，农机档案管理部门要组建专业的维护队伍，对硬件设备以及软件进行定期维护，尤其是软件的更新升级、漏洞修复等问题，是计算机技术人员的主要职责，确保档案管理系统的安全性，减少由于硬件设备问题和软件问题带来的信息丢失和泄露。第二，要加强对各种信息安全技术的应用，在档案收集、存储、管理、传输等过程中要加强对加密技术的应用，安装杀毒软件，开启身份验证等，防止计算机病毒和黑客入侵，以提高档案管理的安全程度，防止档案丢失、泄露、被盗窃。另外，还应该要定期对檔案信息进行备份，定期做好数据备份，并且将数据存储在云端、数据库中，防止由于物理原因或者人为操作失误导致信息丢失。

在计算机和互联网快速发展的时代，农机档案的管理成为农机事业发展过程中的重要环节，针对当前农机档案管理现状，必须要加强对农机档案信息化管理的重视，组建专业化高素质档案管理队伍，加强对档案管理人员的培训教育，制定科学、统一的档案管理标准，加强档案的安全防护力度，使农机局的农机档案信息变得更加规范、统一，便于对档案进行分类、存储和利用。

（作者单位：231100安徽省合肥市长丰县农业机械管理局）