会计电算化环境下怎样做好会计档案管理

王晓丽

摘要：随着科技的发展，企事业单位实施会计电算化后，进行会计档案的信息化管理已经是社会发展的大趋势，也是社会发展的必然要求。进行企事业单位会计档案管理工作信息化系统的建立，不但能够减轻财务人员的负担，还能够切实提高财务人员的工作效率，让监督更加有效。笔者主要分析了电算化环境下会计档案管理存在的问题，并找到了一些问题解决策略，希望能够帮助会计人员切实做好档案管理工作。

关键词：会计电算化 档案管理 问题

随着科学技术的进步和发展，在档案管理中，计算机技术应用的也愈加的广泛，这也给企事业单位财务工作更好的进行带来了很大的帮助。笔者主要分析了会计电算化环境中会计档案管理存在的问题，并找到了一些问题解决策略，希望能够帮助企事业单位提高会计档案管理水平。

一、会计电算化环境下档案管理存在的主要问题

（一）无法体现会计档案载体本身的完整性

现在很多单位领导以及财务人员，对于电算化会计档案管理相关工作的理解没有到位，并且进行会计档案管理的经验比较欠缺，仅仅将那些打印出来的纸质档案存档，没有将计算机中的相关信息进行备份和归档，这也会给会计档案完整性造成很大的影响。

（二）会计电算化设备无法达到相关要求

现在很多单位会计电算化需要的硬件设备和软件设备无法很好的到位，这也会给会计档案载体质量造成很大的营销，并且有些单位没有保存会计软件的系统和板式，在进行电算化软件升级后，有些版本的会计数据无法进行调用。并且《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并且规定了保存的期限，但是现在有些单位没有进行打印设备的升级和更新，直接导致打印和输出的纸质会计档案无法满足保存期限的需要，也有些单位因为磁盘介质存在质量问题，或者是没有把存储盘和备用盘分离开来进行存放，直接导致了电子数据出现损坏或者是丢失。

（三）会计档案管理制度不够完善

由于电子文件规范制度不够完善，现在电算化会计档案归档工作很难有序的进行。进行归档的时候，还是选择以往手工管理归档的策略，仅仅进行纸质文件的归档，将以往的报表和账簿，转变成为了计算机打印出的报表和账簿。

二、电算化环境下做好会计档案管理工作的策略

（一）加大软硬件设备方面的投入

首先，应该加大软硬件设备设施方面的投入，在进行电算化会计软件选择的时候，应该选择符合本单位需要的软件，并且软件最好具备档案管理辅助方面的功能。其次，需要进行系统安全防护功能的强化，做好定期维护工作，避免因为电脑安全问题或者网络安全问题导致会计档案泄密，或者人为的进行恶意的修改。再次，需要配备高清晰度打印能力的喷墨打印机或者激光打印机，并将其作为纸质会计答案输出的工具。最后，需要对硬件设施建设进行完善，确保环境的温度、湿度以及清洁情况符合会计档案室建设的需要。此外，还应该做好会计档案存储盘专用防磁柜的建设。

（二）重视电算化环境下会计档案管理制度完善

1.进行电算化会计档案立卷归档制度的建立

需要根据审计和税务等管理部门的相关要求来进行账簿报表的打印和输出，对于记账凭证、总分类账、现金日记账以及银行存款日记账也应该进行书面材料的答应，并及时的做好立卷工作。在没有进行会计数据的打印和输出前，需要保管好相关的数据，并且还应该保留副本。并且，我们必须认识到，会计电算化系统无论是开发还是使用，都需要全套的文档资料以及软件程序，对于这些也应该和会计档案一样，做好保管工作。

2.进行电算化会计档案保管制度的建立

根据国家档案局的相关标准来进行电算化会计档案保管制度，在备份会计档案数据的时候，应该使用质量比较好的磁盘介质，并且对于备用盘以及存储盘应该分开存放，并且做好防尘、防压、防光以及耐腐蚀方面的工作，并根据顺序来做好著录和分类编号相关的工作，进行档案管理文件卡片的制作。

3.制定严格借用制度

若是需要进行会计档案的查阅，需要相关部门负责人的批准，并且需要根据档案管理的相关要求进行借阅手续的办理。其他单位进行本部门会计档案的查阅，需要具有单位介绍信，并且需要财务本门和主管领导部门的负责和批准。

4.进行定期备份以及维护制度的建立

在电算化会计档案管理的时候，应该定期的将相关会计数据备份到磁性介质中去，并做好登记工作，登记的时候需要详细的写好备份数量、时间以及保管方式等一些细节。并且，由于磁性介质本身便比较的特殊，管理人员需要定期的做好档案复制和检查方面的工作，避免出现会计信息损坏的情况。

5.进行分权调用制度的建立

在进行电算化会计档案管理的时候，需要根据内容的实际情况来制定不同的使用权限，对于那些普通的数据，可以在比较大的范围内进行共享。对于那些涉及到单位机密的内容，仅仅给特定人员使用[5]。对于数据结构文件以及设计源程序文件则只有程序开发人员以及主管人员才能够使用，权限的设置，能够保证档案的安全，避免出现人为修改的情况。

三、结语

对于单位而言，电算化会计档案管理是进行会计工作的基础，需要各个部门互相协调和配合来完成。实行会计电算化之后，我们还需要从档案管理稳定和安全出发做一系列的工作，从而切实做好档案管理。

参考文献：

[1]李冰岩.会计电算化环境下的财务档案管理[J].办公室业务，2013，（17）.

[2]张伟.浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性[J].黑龙江史志，2013，（15）.

[3]魏双跃.关于会計电算化档案管理的思考[J].黑龙江档案，2012，（05）.

[4]胡小燕.会计电算化环境下的会计档案管理[J].城建档案，2011，（12）.

[5]郭玉红.试论会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性[J].现代经济信息，2011，（15）.

（作者单位：吉林省有色金属地质勘查局六0三队）