基建档案管理之我见

刘剑

摘要：基建档案不仅是工程建设过程中的重要依据，而且在工程竣工、使用、改扩建等方面也有着极其重要的作用。目前基建档案管理存在的问题及措施。

关键词：基建工程 档案管理 问题及措施

随着改革开放的不断地深化，与国际各项事业接轨的步伐不断加快，我国各项事业也如雨后春笋般地快速发展起来。很多单位为了能够与国际接轨，更加适应社会发展的需要，不断地扩大规模、改善设备，单位的各项新建、改建、扩建项目不断增加，从而在此过程中所形成的有关基建的档案资料也随之增多。基建档案应该同人事档案、财务档案一样，都属于档案管理及科技信息工作的范畴。

一、基建档案对于单位各项工作的作用

（一）基建档案是对建筑物进行改扩建的重要凭据。基建档案承载着单位基建建设的大量信息，如上级的工程立项、土地、消防、抗震等相关批文，真实记录了建造时的各类建筑物、构建物以及地上、地下各类管网等的具体情况，而这些资料都是今后办理房产证、处理各类工程事故等事情的依据和凭证。

（二）基建档案具有历史记录的作用。单位基建档案记载着学校内各建筑物、构筑物的具体位置以及其基本构造，真实地反映建筑物的建设全过程，它包含征地、地质勘查、基本建设规划、招投标、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收等各类文件签证、图表、数据等第一手资料。所有这些资料与文件对于各类的统计报表、维修修缮、改扩建等工作都有着不可小觑的作用。

（三）基建档案具有不可低估的增值参考作用。完整系统的基建档案能够为建造方提供详实的建设资料。随着时间的推移，当单位实施管网维修的时候，技术人员就必须要查阅历史资料，汲取精华、去其糟粕。

二、单位在基建档案管理中普遍存在的若干问题

（一）管理意识不强

由于档案管理人员和工程管理人员对归档立卷認识水平、重视程度以及要求的不同，造成工程档案收集不全，相关图纸资料磨损、破旧不堪以及污染很严重的情况时有发生，有些资料甚至经过多次涂改导致面目全非，很多资料不符合归档规范的要求。

（二）基建档案管理缺乏专业的管理人员

基建技术人员多数对档案管理知识和技能不熟悉，对资料不能正确地进行整理、立卷、归档；而工程参建单位相对较多，人员情况复杂，所以导致在基建工程完成后部分工程施工资料会出现不完整甚至是丢失的情况。

（三）基建档案材料收集时不够全面、不够完整

基建工程由于审批的部门繁多，建设时间跨度大，涉及专业广度大，参与建设单位多，投资规模大等因素，致使基建档案在种类和数量都很庞大繁杂；参与工程建设的各单位一般对于工程进度、工程质量等硬性指标比较重视，对于表示工程形象进度的阶段性资料的收集和整理一般不及时、不全面；对于施工过程中发生的临时变更事项，变更程序不规范，数据资料反应不准确；而这些情况的出现都会影响到基建档案资料制作、收集、整理和归档的效果。

（四）基建档案的管理和使用手段不能适应现代化管理的要求

现阶段，传统形式的基建档案在材质上一般是纸质的，而且其载体是实物。运用传统方法开展基建档案管理往往不利于使用者反复查阅或借阅，重复使用还容易对基建档案造成损坏或丢失。在现代化计算机技术以及网络技术不断推广应用的背景下，基建档案管理在管理手段和技术设备上也有了高速的发展。但是目前很多单位的基建档案管理人员在计算机技术应用素质方面，与现代化管理要求存在较大差异。因此，单位在基建档案的管理方面仍然采用传统的纸质、实物管理模式，无法实现对基建档案管理的现代化。

三、加强学校基建档案管理的措施

（一）增强基建档案管理意识。在加大宣档案管理传力度的同时，单位领导也要加强对档案工作的重视和支持。只有领导从思想上认识到基建档案管理的重要性，建立基建档案管理制度体系。由于基建档案员大多是由一般的档案员兼任，所以作为档案员还应不断强化与基建工程管理相关的理论知识学习，并在实际工作期间对管理理念进行及时更新，大力开拓信息开发资源，从根本上提升基建档案的综合管理水平。

（二）构建约束机制，完善制度体系。工程档案的质量关键在于约束机制和制度体系的建立。基建档案一般情况下具备严谨性以及系统性等特点。要在单位的档案管理机构中设立专门化的基建档案管理组织或者是部门，明确岗位职责。具体来说，在工程建设的整个过程中，需要基建管理部门设置专门的基建档案，并完善标准化的管理制度，增强基建档案管理科学性以及规范性，保证每个环节中的工作都可以有章可循。

（三）基建档案管理必须要实现与基建工程之间的同步发展。通常情况下，基建档案资料在收集过程中，往往是基于整个工程建设过程收集的，为了从某种程度上增强档案搜集质量，实现档案工作以及建设工作的同步发展，保证工程进度发展到哪一步，则资料收集就应该跟踪到哪步。实质上，基建工程刚刚开始的时候就必须要建立起科学完整的档案，随着工程建设项目的开展，更好保证竣工资料以及相关数据资料的统一整编，实现资料的同步审定。当工程正式竣工验收的时候，需要共同提交合格的施工验收图，保证基建工程的有序开展。

（四）提高基建档案人员综合业务水平。从某种程度上讲，基建档案管理必须选配既能熟练掌握档案管理知识又懂得基建工程建设专业知识的人才担任管理人员。此外，要注重档案管理人员的教育培训，掌握必要的档案管理手段，增强档案管理实效性。

总而言之，基建工程档案是单位档案工作的宝贵财富，同时也是单位基本建设工程的原始历史纪录，它能够反映出单位基本设施的整体水平。基建档案工作是一项技术性、持续性并具有艺术性的管理工作，同时也是单位档案管理工作中十分重要的一部分。所以，我们应从档案管理事业的发展趋势来加强单位基建档案管理的现代化、信息化、网络化，以适应新形势的发展，不断地满足单位发展的需要。

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（作者单位：济南市技师学院）