浅析事业单位档案管理工作的方法

王玉墁

【摘 要】 事业单位对现在社会的影响力越来越大，它的快速发展与它科学合理的档案管理分不开。电子信息时代的来临，使信息变得越来越重要，人们对信息也越来越依赖了，档案的管理也变得很重要。但目前社会上很多的事业单位都不重视档案管理，缺乏专业的管理人才，亦缺乏完整的管理体系，没有先进的设备，导致事业单位的发展缓慢。为了更好地推动事业单位档案事业的发展，理应采取科学合理且符合事业单位本身特点的管理模式来促进其发展。

【关键词】 事业单位；档案管理；方法

随着信息化建设的不断推进和完善，社会的经济在不断发展，事业单位的档案管理工作也被逐渐的重视起来。在信息时代的今天，传统过时的事业单位档案管理模式及方法并不适用于不断发展着的现代社会的需要。本文在据实分析事业单位档案管理工作现状的基础上提出了事业单位档案管理中存在的问题，并对提出了有效可行的方法。

1 现今事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1 事业单位对档案管理工作未得到足够重视

档案管理工作与事业单位管理能力的高低有很大联系。档案管理中的主要内容包括有相关单位中各个员工的个人信息资料和单位发展历程中的各种信息材料记录，是对单位进行集中系统的管理，可以给事业单位的后期档案管理工作提供准确详细的参考数据，进而对事业单位真实的管理水平得出合理客观的评价，并制定出切合实际的有利于单位发展的决策，来提高事业单位的竞争力，促进其持续发展。然而现阶段的事业单位对档案管理工作不够重视，使档案管理工作变得流于形式，没有起到其真正的作用，档案管理工作的质量很难得到提高。正式因为事业单位对档案管理工作的不重视，从事档案整理人员专业水平不高。档案收集工作较为草率，收集到的数据可能不够全面详细，收集到的资料档案也仅仅是做了简单的整理，没有对资料进行进一步的系统的分类整理。这样不完善的档案整理流程不能发挥档案管理真正的作用，在后续的调取研究时会有了困难，很难保证档案管理工作的连续性。

1.2 事业单位负责档案管理缺乏专业型人才

事业单位唯有任用专业性的发展型人才才能保证档案管理工作的系统性进行，才能使事业单位顺利健康的发展，拥有更强的竞争力。但是档案管理的工作长期以来未受到人们的重视，多数人认为档案管理的工作薪酬较低，没有什么前途，因而导致事业单位里专业性的档案管理人才并非专门从事档案专业学习，大多事业单位更是没有设置专业的档案管理部门，例如部分企业中的管理工作仅是由企业领导的秘书来完成的。

1.3 事业单位用于档案管理的设备落后

档案管理工作的不受重视使得其可申请使用的资金有限，不能随着时代的不断更新发展来购买更先进、功能更全面的机器，使得档案管理的软件硬件条件不能得到保障。很多事业单位的设备硬件仅仅是电脑、打印机的基础机器，用传统的纸质来记载保存相关的档案资料。也有一部分注重档案管理工作的事业单位已经建立了完善的档案管理系统和档案存储室，但因为档案管理专业人士的缺乏以及对其不够重视的敷衍了事的态度，使这些先进的档案管理系统在实际工作中无法体现其真正的作用。而这些完好全新的硬件设施经长时间的放置不使用会不断老化，并在社会前进更新的过程中被逐渐淘汰。且很多单位不会为档案的存放专门设立独立封闭的环境，更不会时刻对资料进行汇总和检查。诸多因素很容易使纸质档案在整理存放的过程中受到损坏，使收集到的信息材料变得不完整，影响后续工作的调查使用。

2 有效加强事业单位档案管理工作的方法措施

2.1 加强事业单位对档案管理工作认识的重要性

档案管理作为事业单位快速发展的基础和根本，或许不能直接为事业单位带来利益，但对事业单位来说确是至关重要、不能缺少的。因此加强单位各级领导和职员对档案管理工作事业的高度重视是首要的任务。在加大对档案管理工作的重视力度，不断提高档案管理的重要意识的同时，还应该加强对相应的专业知识及法律法规的不断学习，在学习中创造出一套科学合理的档案管理方案。同时事业单位的领导班子也应该注意对档案管理工作宣传力度的加强，强化相关工作人员对档案规范化管理重要性的意识，可以制定奖罚分明的制度来引导工作人员，定期举行评比评优的活动，以调动工作人员的工作热情。

2.2 培养新时代的、高职业素养的人才

时代在不断发展，事业单位也在不断增多，档案管理专业的人才的需求量亦在增加。但檔案管理以前的不受重视使得学习档案管理的人很少，造成了专业型人才的缺乏，严重影响了事业单位的发展。为解决专业性技术人才的缺失，应先改变人们对档案管理工作的传统印象，更新他们的思想，广泛的宣传档案管理工作的重要性和就业前景，引导学生学习这方面的知识。更要注意这方面专业课程的科学性和实用性，可以切实培养学生参加工作的能力。

2.3 配套现代化设备，改善档案管理环境

现代化进程下，电子信息技术不断更新发展，计算机也越来越普及，新技术和新设备也已经应用到了档案管理的工作中。现代化的科学技术和设备可以用计算机对档案进行保存、分类等操作，可以对繁杂的数据进行更清晰更有条理的归档，系统的给单位决策人员提供更全面的信息，提高档案的管理效率。因此先进的硬件对事业单位档案管理的高效率开展有着重要意义。电子信息库的建立可以使信息资料的储存有传统纸质改为计算机线上的保存整理。越来越先进的科学技术允许人们利用计算机建立档案的共享平台，可以随时随地对档案资料进行整理查询和利用。档案资料亦可用文字、影音、图像或视频等多种形式进行储存，使档案信息变得更加清晰形象，简单易懂。这少不了档案管理部门对一些必要的先进的档案管理设备进行资金投入，及时更新技术和设备，改善储存环境，促进档案管理工作的数字化、网络化和现代化，以提升工作的质量和效率。

3 结语

档案整理工作是事业单位一项重要的工作内容。目前事业单位的档案管理工作的改革力度在不断加强，且在改革过程中面临着不同程度的挑战与机遇，一些本质问题也暴露了出来。因此，我们应该完善规范归档的范围，加强对归档文件的整理，建立健全的档案管理制度等方式，并利用互联网计算机技术等新的科学技术，用开创性思维和方来不断完善档案管理工作，促进事业单位档案管理工作的高效开展，促进事业单位档案管理工作的科学化和规范化。

参考文献：

[1]林晓芳. 浅析事业单位档案信息化管理的重要性[J]. 农场经济管理，2017（07）：59-60.

[2]栗子路. 浅析事业单位档案管理的创新[J]. 科技经济导刊，2017（33）：176.