关于企业办公室管理创新的思考

张静

摘要：办公室是企业经营运作的重要场所，企业必须重视办公室管理。基于此，文章阐述了企业办公室管理的内涵，介绍了新时期企业办公室工作的特点，通过分析企业办公室管理存在不足，總结了相应的优化措施。

关键词：企业办公室；管理；创新

引言：办公室是企业经营运作过程中的综合性、全局性管理和服务机构，其管理效果直接决定着企业的运行效率和经营成效，还能够反映出企业的运营能力和综合实力，办公室管理在企业运营过程中发挥着重要作用。同时，随着社会的快速发展，市场竞争日益激烈，因而企业必须积极寻找强化办公室管理的措施，为管理人员更好地进行经营决策提供保障，保证各项事务的正常运行，进而实现企业的稳定、长远发展。

1企业办公室管理的内涵

1.1辅助领导决策

办公室是企业的综合管理机构，具有接触工作面广、信息范围大等特点，能够通过搜集信息提出多种备用方案和建设性参考意见，为企业的管理部门提供全面、详尽的决策依据，为提高企业的整体工作效益提供保障，做好企业管理者进行科学决策的参谋和助手。

1.2协调职能

办公室在企业高效工作、有序进行中具有协调作用，其主要负责与外单位和企业内部各部门进行沟通、协调，为及时传达各级领导的指示精神提供保障，以促进企业的正常运转和工作的全面发展，为实现各项计划目标提供保障。其主要包括协调与上级单位、平级单位等与企业之间的关系，为企业的可持续发展提供良好的外部环境，还包括企业内部各部门之间关系的协调，为企业的稳定、和谐发展创造良好的外部环境。

1.3信息沟通

现阶段，企业接受的信息量比较大，其管理目标是有效地控制和管理接受的信息。良好的信息沟通机制能够为信息传达的及时性和畅通性提供保障，进而有效地保证企业的决策和执行力。同时，在企业内部控制活动中，有效地实现沟通、完成经营管理的目标是提高信息的透明度和反馈程度，并且，企业办公室还应该改善沟通环境、健全沟通机制，建立现代化、科学化的信息网络。除此之外，企业办公室不仅需要培养素质良好、开拓意识较强的信息人才队伍，还应该通过信息沟通机制，建设并不断强化企业的内部控制，并制定与企业经营目标相结合的信息管理制度，明确各个工作人员的岗位职责，并予以监督考核。除此之外，在信息沟通过程中，企业应该利用现代化科技降低信息不对称的不利影响，企业办公室应该合理地把握信息的客观真实性，为信息的准确性、安全性和畅通性提供保障，为企业的经营发展服务。

1.4提高管理效能

企业管理人员应该清楚、准确地认识管理职责，有效地发挥出办公室的管理职能。同时，办公室不仅要完成企业管理人员的各项计划工作任务，还要与企业内部各个部门建立和谐的工作关系，并在管理的同时加强沟通，避免因空白管理和重复管理造成时间、人力和成本的浪费，进而有效地提升企业管理的效率。

2新时期企业办公室工作的特点

在行政管理过程中，企业办公室的工作主要是面对领导以及企业内部各个部门的工作人员，并有效地完成上级部门及企业领导下达的各项行政管理工作。现阶段，企业办公室的管理职能主要具有以下特点：

2.1参谋性

通常情况下，企业工作人员需要深入工作一线，为进一步听取群众意见、了解基层情况提供保障。同时，企业在关键时期，还需要在此基础上总结相关经验，并据此提出具有建设性的参考意见，及时向企业领导进行汇报，为领导的决策提供参考。

2.2协调性

办公室在企业管理过程中，主要负责协调和沟通，维持企业办公室工作的正常运行，并及时向各级领导传达指示精神。

2.3保障性

企业办公室不仅要为及时、有效地完成上级主管部门及企业领导布置的各项具体工作事务提供保障，还必须与企业内部各部门建立良好的工作关系，以达到充分调动工作人员积极性，同心协力完成工作任务的目的。

3企业办公室管理存在不足

3.1管理观念缺乏创新

现阶段，企业办公室管理不仅要体现出信息化、网络化管理，还强调人性化管理，工作人员往往不会受机器束缚，还应该拥有弹性的工作时间，以提升工作人员的积极性和主动性。目前，我国很多企业一直延续传统的管理观念，在办公室管理遇到瓶颈期时，自身难以得到发展和壮大，比如，很多企业采用家族式、小作坊式经营模式，其管理一直固守传统思想，尚未实现科学化、人性化管理。

3.2管理水平有待提高

在企业办公室管理过程中，往往一个细小的失误都有可能造成严重的不良后果。因此，企业只有建立起一整套科学高效的管理制度，不断提高办公室工作管理水平，才能确保办公室日常工作的有效展开，并提前做好公文收发、公务接待、公务督办、客户商洽、信息收集等这些琐碎的工作，才能充分地发挥办公室的职能，并使其功效达到最大化。因此，新时期背景下的企业办公室人员要根据工作实际，摒弃旧制度、探索新方法、发掘新潜能，用科学的思想和办法高质量完成工作。

4创新办公室管理的具体措施

4.1创新管理理念

现代企业办公室管理的核心是为企业发展大局服务，保障各部门工作的顺利推进。因此，办公室管理必须创新工作思路，改进管理方法，挖掘不同岗位的潜能，调动员工的积极性与创造性，通过制度约束的力量保障管理创新的方式落实到位。同时，企业应调整优化企业文化及制度规范，为企业运营、管理和发展提供保障。

4.2规范办公室管理制度

通常情况下，在企业运营中，工作的流程比较复杂，其涉及面比较广，在一定程度上增加了办公室管理工作的难度。因此，企业在具体的工作过程中，需要建立一套严格的规章制度，避免在工作中出现盲目工作的问题。比如，企业有重大会议时，需要和其他的单位相互联系和沟通，在这种工作的环境中需要企业有很好的管理办法。除此之外，企业要想优化工作流程，就要在工作中做好工作计划，并保证整个工作内容具有可行性。

4.3协调和处理好各个部门之间的关系

办公室是企业发展中的重要工作枢纽，工作人员的综合素质是协调和处理企业各个部门之间关系的重要影响因素。因此，办公室人员应善于动脑思考，并灵活处理工作事宜，同时还要掌握企业各个部门的工作，掌握工作人员的岗位职责。同时，在企业工作协调过程中，办公室人员必须积极主动做事，并对企业领导传达的会议精神及时转告给各个部门员工，同时还要将员工的意见及时上报。

结束语：综上所述，现阶段，为了强化企业办公室管理创新及方法创新，企业办公室人员应该站在时代发展的角度上考虑问题，根据企业经营发展的实际情况，不断学习新知识和管理方法，还要在工作中不断摸索出企业办公室管理创新机制，在日常工作中做好自身的本职工作，提高企业办公室管理水平，进而实现企业办公室管理的创新发展。

参考文献：

[1]何春燕.关于企业办公室管理创新的思考[J].办公室业务，2016（08）：18+20.

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[3]高忠礼，张占洋.新时期企业办公室创新管理问题的思考[J].全国商情·理论研究，2013（20）：33-34.