浅谈办公室的“窗口”和“枢纽”作用

尹宝霞

摘要：办公室是企业规范运转的重要部门，如何做好办公室工作一直是企业管理的重要课题，本文阐述了办公室的“窗口”和“纽带”作用，同时提出了做好办公室工作，提高工作效率的几点建议。

关键词：办公室；效率；窗口作用；枢纽作用

行政办公室是企业的标配部门，在很多人眼中，办公室没有生产部门的业绩鲜明，也没有后勤部门的忙碌辛苦，但却似乎有着高高在上的地位。事实上办公室的工作看似简单、重复，却又充满了学问和艺术。如何做好办公室工作一直是企业管理的重要课题，笔者结合自己在办公室的多年工作经验，在此谈谈体会和建议。

一、充分认识办公室工作的重要地位

1.办公室是企业的形象窗口。一方面，从办公室的地位来看，办公室是综合性办事部门，是保持一个公司正常运转的关键，大量地、经常性的联系工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位通常被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，人们也是从这个“窗口”来看待和评价公司工作的。另一方面，从提高办公室的整体效率来看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作各个环节合理、准确、及时地衔接，都要靠办公室综合协调、处理和解决。业务部门的单一性要靠办公室来完成，办公室人员不仅要掌握自己办公的职能，还要懂得各业务部门的业务准则，只有认识、找准行政管理工作特定的位置和职能，才能树立全方位为民服务的观念；只有积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务，才能以良好的“窗口”形象树立起办公室的威信，提高办事效率，促进办公室各项工作有序、稳定、正常地开展。

2.办公室是企业的核心枢纽。从行政管理的角度来看，办公室的工作主要是上级部门以及本公司下达的各项行政工作，是整个公司规范运转的核心。办公室的枢纽作用体现在以下几个方面：一是助手作用。办公室对上级机关的部署结合本公司领导的意见贯彻执行，并组织实施和检查落实执行，对加强机关管理、维护工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的作用。二是参谋作用。办公室人员要经常深入工作一线，了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导的参谋。三是协调作用。办公室在管理工作中需要负责协调工作，以维持正常的工作秩序，及时转达传送上级主管部门以及本公司领导的各项指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的作用。四是保障作用。办公室既要保证上级主管部门以及本公司分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同公司内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务[1]。

二、做好办公室工作的几点建议

1.转变工作态度，提高办公室工作效率。做好办公室包罗万象的日常工作，要求办公室工作人员要有良好的工作态度。首先，是提高工作积极性和创新性，转变一味接受和老牛拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心，不怕苦，不怕累是对办公室人员的基本要求，但是一味接受，只顾埋头工作不做思考就变成了毫无思想的“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性，要有独立的见解，在认真工作、踏实干事的前提下，多动脑筋、不断思考，创新工作方法，提高工作效率和质量[2]。其次，提高责任意识和竞争意识，转变得过且过、盲目乐观的态度。办公室是连接上下级的纽带，如果抱着得过且过，当一天和尚撞一天钟的想法就会误事。在工作取得了一定的成绩，也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识，提高警觉性，经常自我反省，发现自己的优点，找出不足，不断完善，及时落实领导安排的工作，认真、负责、高效的完成工作任务。

2.提高综合素质，迎接办公室工作新挑战。办公室工作纷繁复杂，也面临越来越多的新挑战。因此，做好办公室工作，对于人员的综合素质要求较高，必须依靠过硬的综合素质和强大的工作能力。？首先，要有坚定的政治素质。这要求办公室工作人员要有坚定的政治立场，在重大原则性问题上立场坚定，坚决执行领导的决策部署。在处理工作事务和协调关系时能够做到公开、公平、公正。其次，要有过硬的业务素质。办公室工作内容多，责任重，节奏快，要求高，要求工作人员不仅要有本事、能干事、会干事，最重要的还是要能干成事。要想干成事就必须具备“三个能力”：文字能力、协调能力、办事能力。文字能力可以依靠平常加强学习，积累知识经验和写作技巧。协调能力就既要立足协调的高度又要拓宽协调的广度，还要正确把握协调的深度。办事能力要求办公室人员牢记“办公室工作无小事”，坚持做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为[3]。

3.增强服务意识，提高工作责任感与使命感。办公室的整个服务工作主要就是为单位服务、为领导服务、为职工服务。这不仅是办公室工作的根本出发点和落脚点，也是办公室工作的立身之本。这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识，把服务融入工作的全部，贯穿于办公室工作的始终，做好一个“服务者”。？首先，办公室人员要有良好的服务形象。在工作中要衣着大方得体，待人处事热情周到，特别是对基层职工反映的问题要认真倾听、调查、分析，切不可一副高高在上的姿態。其次，办公室人员要充分发挥主观能动性，当好领导的参谋，为领导做好服务。为部门和基层服务，要充分发挥协调综合作用和督促检查职能，协调好部门间的关系，如实反映基层的意见，更好地做好领导、部门、基层职工之间的联系。再次，办公室人员要增强责任感和使命感。做到脚踏实地，客观严谨的做好每一个细节，切忌浮夸。在遇到突发事件时，能够牺牲休息时间，加班加点完成任务，以良好的服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙。

4.改进工作方法，增强工作针对性。办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要讲究工作方式和方法，理清思路，分清轻重缓急，既要抓住重点，又要统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。改进工作方法，要多在求实求效上下工夫。俗话说：“光说不练假把式。”改进工作方式方法，在一定程度上就是要改变“说得多、干得少”的不良风气，要“说得少、干得多、干得好”。取得实际效果是我们一切工作的落脚点，也是检验我们工作做得到位不到位的重要标准，尤其对于注重工作结果的办公室，能不能做到求实求效更为重要。对工作中遇到的矛盾和困难要善于思考，一是思考工作中出现的失误，思考哪里做错了，哪里做得不到位，哪里还有欠缺；二是“三思而后行”，每一项工作都尽可能的考虑周到慎密，不断寻找创新之路。

总而言之，作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动公司和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。

参考文献：

[1]白莉.浅谈办公室行政管理工作，第一论文网，2015（9）.

[2]王勇.关于如何做好办公室工作的几点体会[J].商业文化：上半月，2012，04：40.

[3]杜亮.新形势下如何做好办公室工作[J].科技信息，2011，18：451.