大数据时代背景下企业档案工作的思考

冯淑婵

摘 要：大数据不仅变革了公共卫生、商业领域，它更是改变了人们的思维方式，颠覆了人们使用数据的方式，引起人们对数据前所未有的重视。本文尝试从大数据对企业档案工作的影响入手，探讨企业档案工作应采取的应对之策，为企业提供更好的服务，发挥档案的价值。

关键詞：大数据；企业档案工作；影响；对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）08-0242-02

1 前言

随着大数据时代的来临，计算机分析海量数据的能力越来越强，数据已经成为了一种商业资本，一项重要的经济投入，可以创造新的经济利益。企业档案作为数据的主要组成部分，在新形势新环境下，企业档案工作者应采取何种新的管理方式，让企业档案管理水平更上一层，为企业发展大数据奠定良好基础，是我们亟需探讨的课题。

2 大数据的含义和作用

2.1 大数据的含义

大数据，顾名思义，就是信息爆炸时代产生的海量数据，无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，需要加工处理后才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。

2.2 大数据的作用

大数据时代的来临使人类第一次有机会和条件，在非常多的领域和非常深入的层次获得和使用全面数据、完整数据和系统数据，深入探索现实世界的规律，获取过去不可能获取的知识，得到过去无法企及的商机。大数据的出现，使得通过数据分析获得知识、商机和社会服务的能力从以往局限于少数象牙塔之中的学术精英圈子扩大到了普通的机构、企业和政府部门。大数据之所以可能成为一个“时代”，在很大程度上是因为这是一个可以由社会各界广泛参与，不仅仅是少数专家学者的研究对象。数据被称为“新的石油”，越来越多的政府、企业等机构开始意识到数据正在成为组织最重要的资产，数据分析能力正在成为企业的核心竞争力。可以说，谁抢占了数据的高地，谁就能在激烈的市场竞争中脱颖而出。

3 大数据时代对企业档案工作的影响

大数据时代对各行各业都产生了较大的影响，企业档案工作也不例外。大数据时代对企业档案工作的影响是机遇与挑战并存，无论是机遇还是挑战，只有掌握形势，才能主动出击，应对大数据时代的考验。

3.1 大数据时代背景下企业档案工作面临的机遇

（1）企业档案的重要性显著加强。大数据的核心是预测，通过把数学算法运用到海量的数据上来预测事情发生的可能性。大数据为我们认识世界提供了一种全新的方法，未来企业的决策行为将日益基于数据分析做出，而不是像过去更多凭借经验和直觉做出。在不久的将来，世界许多现在单纯依靠人类判断力的领域都会被计算机系统所改变甚至取代。例如麦当劳、肯德基等旗舰专卖店的位置都是建立在数据分析基础之上的精准选址；电商如卓越亚马逊、淘宝等则通过对海量数据的掌握和分析，为用户提供更加专业化和个性化的服务。但是，实施大数据策略的前提是有“海量的数据”，数据的规模越大，能从中挖掘的价值就越多。企业档案记录了企业生产、经营、管理等大量数据，是企业数据不可或缺的重要组成部分，而且企业档案的真实性、可靠性最高，可大大提高企业数据分析的准确性，更加彰显了企业档案在企业中的重要性。

（2）企业档案的利用效率将大大提高。无处不在的信息感知和采集终端为我们采集了海量的数据，以云计算为代表的计算技术的不断进步，为我们提供了强大的计算能力，这就让人类分析海量数据的能力成为了现实。大数据与云计算是一个问题的两面：一个是问题，一个是解决问题的方法。借助大数据分析技术，对企业档案数据进行挖掘分析，将大大提高企业档案的利用效率，释放出档案更多潜在的价值。同时，通过分析用户的查询数据，掌握用户的档案需求，从而更有针对性的优化档案的管理，提高档案服务水平。

3.2 大数据时代背景下企业档案工作面临的挑战

（1）大数据时代对企业档案管理提出了更高要求。巨量的数据是大数据分析的基础，这就要求企业应尽可能多地收集档案数据，当数据规模足够大时，量变引起质变，才能从海量的数据中发掘宝藏。目前，企业办公越趋于无纸化，各类系统、邮件产生了大量的电子档案，传统的纸质档案只是占很少一部分。如何更好地收集企业产生的电子档案是企业档案工作者面临的难题，主要原因有二：一方面企业各业务系统都是孤立的，不具备接口连接企业档案管理系统，各业务系统的数据无法整合到一起；另一方面企业电子文件归档管理滞后，没有制定相应的规章制度予以规范管理，难以确保电子文件的真实、完整、可靠、可用性。

（2）大数据时代对企业档案管理人员提出了更高要求。大数据是技术进步的产物，随着大数据时代的到来，企业产生的数据越来越多，对档案信息的利用需求、方式越来越多元，原有的档案管理模式已不适用，而档案管理方式的转变，对企业档案管理者的管理理念、理论、专业能力、档案数据的收集、分析、处理技术等都提出了更高的要求。

4 大数据时代背景下企业档案工作的管理对策

（1）企业的档案数据尽可能全部保留。在大数据时代下，数据的规模显得尤为重要。大数据技术就是通过对过去的数据进行分析，预测行业未来的发展趋势和走向，数据越多，预测的准确性越高。虽然数据存储必然加大企业的成本，但这一举措是值得的。在大数据时代，数据不是包袱，而是等待人们挖掘的财富。企业档案工作者应该开创新思路，从传统的管理模式跳出来，重新认识档案价值、重新审视纸张时代形成的档案鉴定观、价值观，以包容的心态，尽可能保留企业形成的所有档案数据，为企业在大数据时代中，奠定良好的数据基础。

（2）所有纸质档案均应数字化。有些企业档案管理者认为十年以前的档案没什么价值，不需要数字化处理。但事实证明，大量过往的文件也有重大的利用价值。19世纪中叶，莫里通过分析旧的航海日志数据，提取出有用的数据，为当时的海员提供了更有效的航海路线，他所绘制的图表帮助商人们节省了一大笔钱，因为航海路程减少了三分之一左右。庞大的数据库有着小数据库所没有的价值，莫里中校是最早发现这一点的人之一。大数据的核心就是挖掘出庞大的数据库独有的价值。就像奥伦·埃齐奥尼对Farecast所做的事情一样，用航空业过去的价格信息催生了一个大有赚头的新公司。因此，企业过去形成的数据犹如待挖掘的宝藏，如果与现在、未来产生的数据整合在一起，也许会有惊人的发现。为此，企业档案管理者应该拥有大数据的思维，企业所有的纸质档案均应数字化。

（3）提高档案管理人员专业水平。很多企业领导认为档案工作无非就是把文件整理好，提供查借阅就行，不需太多技术含量，随便找个人管理就行，不一定非要档案管理专业人员，这种想法是不合时宜的。企业档案工作者不仅仅是企业档案的保管者，更是企业档案价值的挖掘者、发现者，企业档案工作者的专业水平决定了企业档案管理服务的质量，尤其是在当下计算机技术高速发展的时期，对企业档案管理者的要求只会越来越高，因此，企业更应该重视档案管理人员的培养，定期对其进行培训，让其具备与时代发展相适应的档案专业技能，及时更新知识结构，提高档案管理者的专业化水平。同时，作为企业档案工作者，应该化被动为主动，加强企业经营管理、电子文件管理、计算机、大数据等方面知识的学习，形成一个既有全面的档案理论知识，又有计算机技术的复合型档案管理人才。

5 结语

大数据时代给企业档案工作带来了机遇和挑战，但无论时代背景如何变化，企业档案工作者的使命始终如一，那就是以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作者只有顺应时代发展，不断提高自己的专业水平，用大数据的眼光和思维来管理企业档案，守护好企业形成的档案数据，并加大开发利用档案信息资源，发挥档案数据的价值，才能真正的为企业服务。

参考文献

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