高校档案去向管理系统研究

2018-06-19武汉轻工大学

传播力研究 2018年14期

武汉轻工大学

档案去向是大学生毕业后最需要知道的事情，学校建立档案去向查询系统，方便学生查询自己的档案去向，档案去向的信息直接关系到学生的切身利益，关系到高校办学质量和声誉。为进一步完善高等学校档案管理制度，提高工作效率，维护高校毕业生离校后的档案去向信息很有必要。

一、建立档案去向管理系统的需求现状

在很多高校，大学生毕业后，根据其工作地和个人要求，需要将其档案邮寄到相关用人单位或回原籍。由于档案不随个人带走，这样，往往是毕业生到单位工作后，对于档案的事情会遗忘，有的几年甚至十几年都不问档案的事情，直到遇到问及档案的时候，才想到问高校，如果时间较长，曾经经办的老师都已不在岗位或换了其他管理人员，使得档案信息很难查到。还有些毕业生实在查不到，就回学校重新补办，开证明等。建立一套方便管理者管理，又能更好服务学生的档案去向管理系统，在现实工作中存在必然的需求。

二、建立档案去向管理系统的现实意义

目前，信息技术发展迅速，信息技术带动了现代社会深刻的变革，也为教育的信息化带来了重大影响。在高等学校里，实行教育信息化进行各项工作的管理，将是提升工作效率重要的一方面。档案管理是高校学生工作中不可或缺的一部分，将档案管理进行信息化的实施和推广，有利于促进和推动高校学生事务性管理的工作。信息化不仅可以提高档案管理工作的效率，更可以加强档案管理工作规范，便于数据工作的管理与对接。随着信息化发展，大数据时代的日趋成熟，做好档案去向管理工作，为深化档案管理改革添加助力。

三、档案管理系统设计的相关环境

本系统采用的是网络化管理模式，只需要对服务器做必要条件的要求就行了。也可采用单独服务器来进行。为了保证各项功能协调进行，需要将达到一定的配置来满足系统所需软件的安装和正常需求，建议部分硬件配置要达到以下标准：

处理器：兼容处理器或更高速度的处理器，建议1GHZ或更高；

内存：建议2GB或更大；

操作系统可以安装winxp/win7/win8/win10或更高版本，必须安装相应的iis(internet信息服务，iis的版本可以根据对应的操作系统进行选择)

作为后台管理，建议安装ftp下载软件。

四、系统开发工具和技术

本系统的设计基于asp环境的B/S架构，其客户端是标准的浏览器，后台数据库采用Access或SQL数据库。

五、档案管理系统总体设计

根据对档案管理系统功能的分析，按照软件工程中的模块化程序设计和“自顶向下”的原则，本系统分成三大模块，即系统用户、管理员用户和学生用户。系统业务办理流程：首先是系统用户设置管理员，对管理员用户进行分配用户权限，对数据进行分类，按照工作流程涉及到新增，批量添加和数据导出以及编辑等模块。管理员用户根据用户名和密码登陆，就可以进行录入学生档案去向信息数据，对以往的档案信息数据进行维护以及备份操作。学生用户根据自己的姓名和身份证号登录，登录成功后就可以查询自己档案去向的具体情况。如果不是管理员用户，将不能进入系统。仅仅管理员用户才能对数据库中的数据进行修改，学生用户不能对数据进行修改，确保了数据的完整性、准确性以及安全性。

六、档案管理系统数据库设计

本系统采用Access作为数据库。根据系统管理员，管理员和学生三类用户，系统要完成相应的功能模块，如系统管理员分配管理员账号，编辑管理员的账号信息等；管理员用户收集毕业生去向数据，在系统通过新增或导入进行录入，编辑学生档案去向信息并加以说明等，学生用户查询个人基本信息，了解档案邮寄单号，档案所在地址，联系方式等。所以在进行设计具体的数据库前，首先要设计其逻辑结构，然后再进行建立和关联具体的数据库，将该数据库设计为以下表文件：用户数据表，毕业生数据表，档案信息数据表等。

七、档案管理系统详细设计和实现

本系统按用户可以包括三大主要模块：学生用户、管理员用户和系统用户。不同的用户对应显示的内容不同，大致划分为(如图1)：

八、结论

目前管理系统的设计已经比较完备，主要是采用单机版的安装模式，在信息化管理模式下，档案管理人员不能仅仅在本机上进行操作，这样数据获取不及时，往往造成漏报，错报等现象。本系统根据web系统设计的特点，采用网络管理模式，能准确的获悉毕业生档案变更信息，并将处理结果能及时反馈给相关部门，简化了档案管理人员的工作程序，使得档案管理工作效率大大提高。