新时期中等职业学校档案管理工作的思考

林东

摘要：本文结合了中等职业学校档案管理工作在新时期面临的实际问题进行了档案管理工作对策的详细分析：新时期中等职业学校档案管理工作必须以严谨的档案管理工作态度为基础，坚持精细化的工作原则；不断强化档案管理工作的规范性，且完善档案管理监管工作；落实声像档案管理工作，加强中职学校档案管理工作实效。

关键词：新时期；中职学校；档案管理；工作；对策

学校档案管理工作记录了学校的产生、发展以及变化的全过程，是学校未来发展的重要信息资源。本文结合了中等职业学校档案管理工作在新时期面临的实际问题进行了档案管理工作对策的详细分析。

1.档案常规化管理要严谨

学校档案管理工作记录了学校的产生、发展以及变化的全过程，是学校未来发展的重要信息资源。在新时期的背景下职业学校档案管理工作的改革创新，是适应新形势发展的必然要求，但是任何改革创新工作与思路都必须以严谨的档案管理工作态度为基础，坚持精细化的工作原则。新时期中等职业学校严谨的档案管理工作要从档案收集工作开始，从档案工作的管理之初就行动起来。具体做法包括：第一，实现对需要收集的信息的预设，对中职学校的工作计划方面就开始进行档案的收集，并且对于一些有着重要意义的档案工作更是要及早做出各项准备工作。第二，要针对档案收集的范围进行针对性地收集。中职学校档案是在中职学校教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。中职学校档案具有所有档案的共性，同时又具有自身的特点，所以要针对性地收集各类资料，例如：科研资料的内容就应该与相应的实验记录等结合起来；党政各类资料则是要与中央的讲话精神等结合整理收集。档案严谨化的管理还需要对档案鉴定进行明确规范：第一，档案管理部门要对档案的真伪性作出明确地判断，联系各部门主管和相应的工作人员进行核实。第二，要根据档案的内容具体判定档案材料的价值，确定其保管期限，挑出无保存价值的档案，在本人同意的情况下进行销毁。总之，中职学校档案管理工作记录了学校的成长，还能为学校树立良好的形象提供有效的依据，这就直接有助于学校的招生与学生的就业。

2.完善档案管理监管工作

目前，随着社会的迅速发展及信息时代的到来，大数据时代也随之而来，档案管理工作也面对很多实际问题，因而需学校不断强化档案管理工作的规范性，且完善档案管理监管工作，以期完善中职院校的档案管理工作，让其高效发展。首先，中职学校的档案管理工作人员必须要熟知我国各类档案管理方案，例如：国家出台的《机关档案工作条例》《科技档案工作条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等一系列档案法律、法规，各级政府结合所辖区域的档案工作实际，出台的相应的档案行政法规、地方档案法规、规章和规范性文件等，这些内容档案管理工作人员都应该系统化地学习，争取对文件与法律法规内容能够吃透、明确、学会运用。其次，监督管理工作要经常性地开展起来，例如：采取全面检查与抽查的形式相结合；接受教师、学生的来信来访，依法维护教职工和学生利用档案权利；通过网络的渠道，规定档案工作部門定期汇报档案工作情况等。另外，要建立档案工作的内部监督组织，内审部门负责人要经常督促、检查内审档案管理人员的工作，使他们及时做好立卷、归档工作，不断提高内审档案的管理水平。同时，因为档案工作向着电子档案的方向前进，所以电子档案的监督管理要与互联网的安全管理相结合，构建内部监督控制体系，建立有力有效的行政许可实施权的监督机制，将档案管理者纳入诚信道德教育的范畴，档案管理机构的自律监督应成为档案管理监督的必要延伸。总之，中职学校的档案管理工作必须要随着社会的发展完善监督职能，实现互相牵制管理，确保档案管理工作能够有诚信效益。

3.落实声像档案管理工作

信息时代的来临使得中职档案管理工作必须要面对声像档案的管理难题。一直以来，中职学校的档案管理都是纸质档案和电子档案的管理，对于声像档案的管理是相对落后的，但是大数据的来临迫使档案工作人员要熟悉声像管理工作的内容，变革老旧的管理观念与方式，借助大数据具有的优势特征对服务流程进行优化，以改善服务效率。首先，要确保声像资料能够数字化地归档。具体就是要按照国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》，视频数据应采用MPEG，AV1格式，音频数据应采用MP3，WAV等格式，照片扫描平常应采用JPEG，TIFF的通用文件格式进行归档。然后根据中职学校的实际情况，从声像资料的年限、题目内容和责任人等方面进行编写目录，然后进行分类放置。特别需要注意的是数字化转换标准及数字化工作要同步进行，声像档案进行播放设备的同步配置与同步维护可以与中职院校的计算机工作部门联合合作。

综上所述，新时期中等职业学校档案管理工作必须以严谨的档案管理工作态度为基础，坚持精细化的工作原则；不断强化档案管理工作的规范性，且完善档案管理监管工作；落实声像档案管理工作，加强中职学校档案管理工作实效。

参考文献

[1]中职学校档案管理的现状及改进方法[J]. 张绍萍. 文教资料. 2017（14）

[2]试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J]. 孙海霞. 办公室业务. 2016（24）

[3]中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J]. 关敏然. 办公室业务. 2017（19）

[4]关于加强中职学校档案管理工作的思考[J]. 王冬梅. 办公室业务. 2016（05）

（作者单位：山东省莱阳市职业中等专业学校）