社区卫生服务中心档案管理的规范化管理路径探讨

摘要：本文立足于社区卫生服务档案的管理现状，从管理意识、管理制度、管理设备等方面挖掘当前存在的问题，并提出针对性的解决措施，力求转变以往错误的思想意识，以科学、正确的管理手段提高档案管理信息化水平，获得更加系统化、规范化的管理效果。

关键词：社区卫生服务；档案管理；规范管理

引言

新时期背景下，社区建设日益完善，卫生服务事业也得到不断的发展壮大。档案管理工作作为社区卫生服务中的重要工作，是整个单位的基础与支撑。随着社区建设水平的不断提升，对卫生档案管理工作提出了更高的要求，只有实施规范化管理路径才能有效缓解当前不良现状，促进管理工作的顺利开展。

1.社区卫生服务档案管理现状

社区服务档案的主要工作是围绕预防、医疗与保健等活动开展的，以图片、文字、声音、影像等形式记录下来的具有一定价值的历史记录，在形式上较为多样，如老年人档案、高血压档案、糖尿病档案、健康档案等等。目前，在社区卫生服务机构中档案管理的现状不容乐观，在意识、制度、设备等方面均存在问题，具体如下。

1.1档案管理意识淡薄

受社区卫生服务机构自身性质、特点影响，管理人员的档案管理意识较为淡薄，将更多的时间与精力花费到业务管理中，忽视档案管理的重要性，没有将其纳入到日程中，将此项工作片面的看成是档案文件的简单存储。在实际工作中，档案管理人员往往由其他岗位人员兼职担任，许多人员甚至并非相关行业的人员，如医护人员等，由于这些员工身兼数职，很难将全部精力集中投入到档案管理中，影响管理的规范化，很容易引发一系列安全隐患。

1.2缺乏档案管理制度

在实际工作中，由于缺少完善的档案管理体系，导致数据信息的采集效率较低，难以做到集中高效的管理，加上档案收集工作不受重视，信息与档案管理二者没有结合起来，文件资料自然不够完整，无法为社区服务相关活动的开展提供真实完整的依据。同时，在网络体系构建方面也存在诸多不足，可操作性较差，走形式化道路。在档案管理过程中，由于过度注重老年健康档案，忽视对其他类型的管理，导致档案管理工作存在较强的片面性[1]。

1.3档案管理设施不齐全

在社区卫生服务机构中，由于受到多种因素限制，在档案管理中投入的资金较少。一般情况下，只是采购一些相关用品，在软件、硬件配套设施方面不够完善，甚至部分社区没有设置专门的档案管理室，将多种类型的档案随意放置，且主要为纸质档案，长期无人打理很容易发潮、变质，后续查找带来诸多不便。另外，由于档案管理工作繁琐复杂，又缺乏相应的设备支持，因此很容易出现差错，工作效率也很难得到显著提升。

2.社区卫生服务档案规范化管理的有效措施

2.1提高档案管理与责任意识

对于社区服务机构来说，在实际工作中不应将全部精力均投入到业务之中，还应提高对档案管理的重视程度，积极树立档案管理与责任意识，转变传统的管理观念，树立利用与服务的主导思想，根据统一标准编制检索工具，提高档案的保密性、规范性、便捷性。在责任意识提高方面，首先，社区卫生服务机构的管理人员应对档案管理工作有全面的认识，并制定相应的考核机制；其次，根据档案管理特点，制定多项管理指标，以此作为衡量标准，并与管理者的薪酬挂钩；最后，通过制度对管理操作进行规范，如资料的正立、分类、装订等，实施档案管理责任制，将各项工作分配到个人，遵循“谁管理，谁负责”的原则，以此提高档案管理的系统化、规范化。

2.2建立和完善档案管理制度

为了提高档案管理的效率与质量，应建立客观、合理的档案管理体系，使现有的管理制度得以完善，為档案规范化管理提供有力的参考依据。制度的制定应立足于卫生服务机构实际情况，使现有的服务观念得到创新，使档案管理范围得到拓展，转变传统思想观念，构建客观、理性的档案管理体系，使各项管理流程被简化，从而减轻管理人员负担，使档案管理效率得到显著提升。针对不同类型的档案资料，设立相应的科室负责存储和管理，对各个科室实施统一化管理，并落实绩效考核制度。

2.3提高档案管理信息化水平

（1）加大硬件设施投入

社区档案管理为了满足新的需求，应树立全新的服务理念，将先进的信息技术融入其中，从档案保密性、规范性着手，根据统一标准编制检索工具。另外，还应对多个方面进行规划，采购一些先进的软件、硬件设备，例如计算机、扫描仪等，将以往纸质档案向电子档案转变，以此来提高档案管理效率，实现规范化管理目标。在实际操作中，社区可根据自身实际情况，设置专门的档案管理部门与库房，且具备较强的防潮、防盗等功能，派遣专业的档案管理人员专职管理，控制好档案室的温度与湿度，如若发现问题及时采取措施解决[2]。

（2）网络管理档案的利用

在社区档案管理中，应在行政社区网格化管理基础上，对档案实施网格化管理。在管理过程中，充分利用先进设备、技术等对档案进行分类、整理，在提高档案管理效率的基础上，还可使档案被存储到内部网络系统之中，有利于实现档案资源的交流与共享。另外，需要制定专门的网络软件管理制度为支持，使管理者能够更加全面具体的掌握档案情况，例如，档案分类等，从而为相关工作的开展提供完整便捷的信息支持。

2.4强化管理人员技能与素质

档案管理人员技能水平对管理质量具有直接影响，应通过培训、教育等方式强化管理者的技能与素质，使其掌握更多的技能，使档案管理更加系统规范。例如，在培训中可学习相关法律法规，如《档案法》、《卫生法》等等，在掌握相关法律内容的同时，也深刻的意识到档案管理的重要意义。通过技能培训还可提高员工的业务能力，掌握基本的操作流程，不断提高自身的综合素质。另外，还应建立健全绩效考核制度，对于表现良好、业绩突出的管理人员，可给予一定精神或者物质上的奖励，对于日常表现不佳，出错率较高的管理者应给予适当的处罚，以此来激发管理者工作热情，使档案管理更加规范高效。

结论

综上所述，在新时期背景下，社区卫生服务档案管理规范化意义深远，有利于简化档案管理程序，优化档案管理质量，提高管理效率与水平。作为档案管理者，应积极提高自身的技能与素养，保障档案资源的真实、完整，为相关活动的开展提供强有力的信息支撑。

参考文献

[1]郗颖. 社区卫生服务管理中心档案管理规范化探讨[J]. 人力资源管理，2017（9）：197-197.

[2]沈瑞珍.社区卫生服务中心档案管理的规范化[J].办公室业务，2018（12）：141.

作者简介：刘小慧，（1975，08 15），：女，黑龙江省海伦市人，大专 毕业于绥化师范学院，助理馆员，研究方向：档案管理。

（作者单位：海伦市向阳社区卫生服务中心）