数据挖掘技术在档案信息管理中的应用分析

孙红梅

摘 要：档案信息管理过程中，信息技术的应用愈发深入与广泛，对于档案信息管理的效率与质量的提升起到了非常重要的作用。本文首先就计算机数据挖掘技术的具体类型加以阐述，继而探讨计算机数据挖掘技术在档案信息管理工作中的具体应用。

关键词：数据挖掘技术 档案信息管理 粗糙集

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）04-00-01

前言

数据挖掘技术是一种以数据收集、处理与分析技术为基础的处理技术，能够在数据量日益庞大的数据库中选取到满足人们需要的数据。在数据库管理中，数据挖掘技术可以对数据信息进行有条理的归纳与整理，并在此基础上进行数据分析与处理，为后期的决策与管理工作提供数据支撑。

一、数据挖掘技术的分类

1.数据挖掘技术的相关规则

计算机数据挖掘技术运用的过程中所使用的简单关联分析原则就是相关规则，能够对程序中的数据加以更加精准地描述，同時也可以对相关数据信息进行更加有针对性地研究与分析。总的来说，数据挖掘技术的相关规则可以根据事物的具体描述，结合与之有相同属性的其他事物，利用总结归纳法则明确其模式与属性。出于处理数据库的需要，相关规则的使用需要以数据记录的方式，避免数据对于空间的占用，进而完善数据管理系统。

2.数据挖掘技术的粗糙集

粗糙集是数据挖掘技术的主要类型之一，是一种知识不确定、研究不准确的数学工具，存在很强的不确定性，但正是由于这种特点，数据挖掘技术能够着重凸显其应用的优势。第一，数据挖掘技术的粗糙集可以在不需要全部掌握信息的情况下得以运行，在实际的预算过程中，粗糙集的使用算法不需要过于复杂与困难，因而广受计算机数据挖掘技术使用者的青睐；第二，在技术研究过程中，需要应用较为大型的数据库，因而使用粗糙集进行数据收集的时候可以有效减少时间成本的投入，并以表格或图表的形式，对数据信息资源进行收集与归纳，以便于用户的检索与收集。另外，粗糙集十分适应虚拟网络空间不确定性的环境，可以更好地对网络空间的不确定性知识进行有效收集与整理[1]。

二、档案信息管理中数据挖掘技术的应用

1.档案分类法的应用

在档案信息管理工作中，运用计算机的数据挖掘技术，可以应用档案分类法，主要是将大量档案按照某种分类规律，对档案进行分门别类的整理，将属性相同的档案归于一类，将属性不同的档案分别归类。在分类过程中，运用数据挖掘技术可以实现对档案更加细致地划分，进一步提高档案管理的质量与效率，通过有效分类为档案管理提供便利。

2.档案收集法的应用

在运用数据挖掘技术进行档案管理的过程中，可以利用档案收集法，首先对档案数据进行有效统计与分析，根据已知数据的具体描述构建概念模型，将概念模型与测试样本相对比，如果某概念模型在测试之后受到认可，则以该模型为基础，对档案管理对象划分类别。例如，在进行潜在客户的市场调研时，工作人员以调查问卷的形式收集调研对象的年龄、职业、分布区域、爱好需求等具体属性，将每一次收集的客户档案录入到数据库当中，运用计算机技术根据客户的属性信息进行自动分类，大大减少了实现成本的投入，提高了工作效率与工作质量。

又如，某学校图书馆通过对借阅同学信息登记的形式收集客户资料，该图书馆对1000名借阅学生的借阅类型与喜好进行了收集，主要包括历史类书籍、经济类书籍、科技类书籍、时事政治类书籍等，其中经济类书籍的借阅学生最多，占据了37.8%的比重，在经济类书籍借阅学生中，文科生占据52.7%，理科生占据47.3%；借阅时事政治类书籍的学生占据26.8%的比重，其中文科生占据59.3%，理科生占据40.7%。另外，历史类与科技类的借阅量分别在13.8%与21.6%，历史类书籍文科生占据63.8%，科技类书籍理科生占据61.3%。利用计算机数据挖掘技术可以对数据进行收集与归类，并利用数据手段分析数据信息，可以得知该校学生中，文科生相较而言更加倾向于阅读历史与时事政治类的书籍，理科生倾向于阅读科技类书籍，而文科生与理科生都较为喜欢经济类书籍。

3.档案保留法的应用

档案保留是一种留置老客户，避免客户流失而带来档案流失的方式，对于企业而言，相较于开发新客户，保留老客户一直都是一种投入较小的客户手段。在保留客户的过程中，通过档案管理方法发掘客户档案流失的主要原因，利用数据挖掘技术判断现象成因，以便于采取有效处理措施加以规避，保留老客户的同时，避免老客户档案的流失。为了确保档案管理有效性而主动采取的档案整理工作，是不被纳入到信息利用人员服务当中的，不同的信息利用人员会有不同的档案管理需求，对于信息与数据的利用程度也各有不同。基于这一特点采取的数据挖掘技术可以向档案管理部门提供有针对性地专业化服务，针对档案管理的不同需求对其数据进行属性分类，更加有利于信息利用人员快速检索档案信息，更加便于档案信息的调取与使用。

另外，运用计算机数据挖掘技术，还可以在档案管理过程中，从繁复而庞杂的不完整数据信息与模糊数据中，寻找到更加有潜力的信息与数据，并在档案信息管理工作中，就信息数据加以呈现，为档案管理系统的管理措施提供数据支撑与参考，避免档案信息数据的流式而产生的损失与不利影响。因此在应用计算机挖掘技术的过程中，可以对档案信息管理工作中产生的大量数据进行管理与维护，以确保档案管理信息数据能够得到充分应用，并及时确定档案信息管理系统中是否存在漏洞，及时加以处理，以避免有可能产生的信息安全问题[2]。

结语

在档案信息管理工作中，数据挖掘技术的应用可以提高档案管理的效率与水平，减少工作人力资源与时间资源的投入，确保档案信息管理的安全性，避免由于档案信息泄露造成的经济损失，有效保护档案信息的价值与质量。

参考文献

[1]李仕琼. 数据挖掘技术在档案信息管理系统中的应用分析[J]. 科技展望， 2015（1）.

[2]高燕飞， 陈俊杰. 试析计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中的运用[J]. 内蒙古师大学报（哲社汉文版）， 2012， 41（4）：44-46.