简论加强档案数字化管理的必要性及措施

李宁

摘 要：档案数字化管理范围十分广泛，通过数字化手段不但规范了档案的整理和保持，更促进了档案管理的发展。只有不断完善管理措施，适应数字化的要求，才能使档案在新的形势下发挥应有的作用。基于此，本文简述了档案数字化管理的主要特征，对加强档案数字化管理的必要性及其措施进行了论述分析。

关键词：档案数字化管理；特征；必要性；措施

档案数字化管理就是利用数字化以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理并且提供相关服务。为了充分发挥其作用，以下就加强档案数字化管理的必要性及其措施进行探讨。

一、档案数字化管理的主要特征

1、数字化管理模式

对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。

2、提高档案使用的效率

档案管理的最终目的是对档案的信息进行使用。采用数字化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。

3、以网络化为基础实现数字化管理

档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，并且对于档案完整性的保持具有巨大优势。

二、加强档案数字化管理的必要性

1、档案数量和增长速度的要求

随着改革开发的深入发展，档案管理也面临着许多亟待解决的问题，档案数量越来越多，增长速度也越来越快，传统的档案管理手段暴露出许多问题，已经远远达不到现代化管理的要求，给保管和提供利用带来了很多困难，只有实现档案数字化管理，才能解决这些问题。

2、档案记录方式多样化的要求

当今世界已经进入信息化时代，微机和网络技术迅猛发展，档案记录方式出现了多样化的趋势，越来越多的社会活动记录不在采用传统的纸质方式，而是以声像型、机读型等新型的记录方式，传统的档案管理手段已经不能适应新形势，因此需要加强档案数字化管理。

三、加强档案数字化管理的措施

1、建立健全档案数字化管理制度

1.1档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。

1.2树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

2、科学构建档案数字化管理系统标准

档案数字化管理涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体的数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。

3、充分利用相关资源

3.1统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施的完善，是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。

3.2保证资源的准确性及完备性。档案本身就具有严肃性的特性，对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。并且档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的錄入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。

3.3充分应用二维码进行管理。二维码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。通过充分应用二维码，可以解决大量档案数字化和移动终端互通互联的技术性问题。

3.4定期的检查和更新。随着科技的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理应用先进的技术强化档案更新，因此在档案管理的数字化建设当中，对于档案更新需要相关技术支持，从而提高档案数字化管理水平。

4、加强档案数字化管理人员的培养

4.1引进数字化技术人才。在档案数字化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案数字化建设过程中的各种技术难题，从而组建一支集数字化专业管理人才与基本操作人员为一体的档案数字化管理队伍。

4.2加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案数字化建设的中坚力量。因此在档案数字化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。

结束语：

综上所述，过去档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索费时，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，档案数字化管理已成为必然的趋势，因此对加强档案数字化管理的必要性及其措施进行分析具有重要意义。

参考文献：

[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016（05）

[2]王静敏.档案数字化管理理论与应用[J].现代经济信息，2017（06）

[3]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017（03）