档案管理信息化的现状、困境及出路

关紫庭

摘 要：档案管理是统筹城市经济建设的基础，在现代信息化贯彻的途中，将信息化与传统档案管理相结合，是未来档案管理的必然发展趋势，更是有效提升管理水平的有效手段。故而，克服当前档案管理信息化的困难并寻找协调的出路对当前信息化发展而言有积极作用。本文根据现有信息化档案管理的情况探讨困境，根据相应情况选取有效的出路条件，期望能够为后续档案信息管理提供良好的发展条件。

关键词：档案管理；信息化；目前状况；问题对策

网络信息化现如今已经广泛运用于城市建设与居民生活中，针对生产、工作、医疗等多方面创造了良好的效率条件，并在此基础上实现了传统向先进化的改革，促进了经济全面发展的形势。因为档案管理在社会功能中的重要性，有效采取信息化档案管理对后续城市功能实施有促进作用，所以针对完善档案信息化贯彻还需努力。

一、档案管理信息化的现状

伴随着计算机技术不断发展和延伸，针对网络信息化的资源运用选择越来越多，其中针对现有档案管理工作也具备贯彻条件。相比较传统人工档案管理，信息化管理具备完善的系统流程能够将信息进行完善的归档，并有效缩减了传统纸质档案的空间成本，针对数据量庞大的信息资源也方便提调，极大的促进了部门与社会中档案信息使用的效率，为后续可持续发展的经济社会提供了相对稳定的资源构筑平台，更避免了传统档案遗失的风险。但在现有实际情况中，因为传统档案管理模式的影响，档案管理信息化仍旧没能进行有效的贯彻，促使现在有传统纸质档案向信息化档案转型处境尴尬，更难采取进一步贯彻措施。其次，传统档案的保存模式已经出现相关人员信息的疏漏，导致现有信息化档案录入在资源量极大的条件中，仍要冒着进一步遗失的风险，这更导致了档案管理信息化在传统档案管理单位中难以被有效采纳。最后，在现有大量的网络信息共享环境中，档案信息应当属于保密档案，针对使用应当进行有效的保护措施才能够完善，可实际情况中有大量网络信息安全问题仍旧难以进行有效的保护措施，再加上档案信息管理部门相关网络维护人才较少，更难以保证档案信息的绝对安全性，更无法确保传统档案管理人员能够具备计算机系统使用能力。

故而，在档案管理信息化完善的道路上还有很长一段路要走，只有针对性解决了相应的问题，才具备将档案管理信息化全面贯彻的基础条件。

二、档案管理信息化的困境

1.传统档案信息化转型困难

传统纸质信息档案因其久远的运行模式造成大量的档案积压，单凭档案管理人员进行归纳录入，极大加重了档案管理人员自身的职责重担，并更进一步促使纸质档案遗失，甚至出现破损且难以再使用的困境。

2.网络安全隐患

因为档案管理的性质，导致现有针对网络安全的专业性人才稀缺，更难以贯彻在当前网络形式中将档案管理进行有效的规划。若被网络中不法分子以特殊条件窃取了档案管理系统中的信息，一方面针对城市居民和企业方面将会严重损失，另一方面更会导致信息化档案管理难以贯彻。故而，在档案进行渠道化分享与管理同时，采取相应先进有效的防火墙措施，是针对网络安全攻击的必要防护手段。

3.专业人才的稀缺

档案管理更应引进更多先进的现代技术，丰富档案管理的内容，实行专业的分工，这就要求档案的管理人员要有较高的综合素质。不同的档案管理人员都应掌握相应的知识，高级档案管理专业人员应该具备较高的政治理论和政策水平，使得他们能科学有效地规划档案事业的发展，解决其他人员在工作中遇到的问题。但是往往是档案管理人员群体缺乏具有较高综合素质的高级档案管理人员，多数都是档案管理人员的素质偏低，严重影响和制约着档案管理的进行。

4.没有严密的档案管理标准

档案的信息化管理需要有一个严格的档案管理标准。虽然我国已经实行了档案标准化并在国家的推动下，经过不断地完善和发展形成了一个比较完善的体系，但是档案本身的复杂和多样以及档案中的地区和行业等的不同，又使得分散管理特点突出，这些都影响着档案管理的标准。现在，由于经济、硬件设备、技术等多方面的影响，档案信息化管理水平不能有很大的提升，收集不到完整的数据，影响档案管理信息化的继续向前发展。

三、档案管理信息化的出路

1.扩大信息收录平台，以可持续为核心发展

为面对档案收录困难，相关档案人員应该进行有效的数据分类归档，而后在工作流程中将信息化与传统档案管理相结合，做好打持久战的准备同时，针对资料的轻重环境要有明确的分级意识，并在此基础上将信息收录平台转型，促进居民和企业接受信息化档案收录理念，进一步减轻了档案管理人员的压力。

2.提高人们的档案意识

在档案管理工作中，领导要重视与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化管理的工作水平，同时让其他人认识到档案的重要作用。加大档案知识的宣传，让更多的人了解档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室工作环境、办公设施等，例如，计算机、扫描仪等基本办公设备是不能缺少的，从而提高工作人员的工作效率和推进档案信息现代化的进程。

3.建立完整和严谨的档案信息化标准

在档案的管理工作中需要一个完整和严谨的档案信息化标准。在新的时代，要实现档案的现代化和信息化更加需要一个标准的档案体系，不论是在档案书写的形式上，内容的规范上等，因为信息传递和共享等，都需有一个完整和严谨的档案管理标准体系，从而避免一些地域差别等造成的错误，从而有效地实现档案管理现代化工作。

4.提高人员的整体素质

21世纪是科技生产力时代，人才是知识的载体，更是档案管理信息化建设的主力军。因此，应有意识地打造高素质档案管理队伍，以档案人员的素质为档案信息化建设夯实基础。培养更多的高级档案管理工作人员，平衡高级档案管理人员与普通档案管理人员的比例。高素质的档案人才拥有更多紧跟时代步伐的知识和技术，并能够运用档案管理方面的知识，推进档案信息现代化的发展。

四、结语

档案管理工作针对城市功能运行和统筹有相当重要的社会地位，其功能的贯彻不但为社会环境提供良好的运行与协调基础，更能够在此基础上提供相对完整的工程项目资料以供参考，为后续工作提供经验性参照的前提，确保了相应工作或工程能够有效确保质量的需求，促进了整体经济的有效发展。故而，采取有效的信息化手段促进档案信息管理职能的有效贯彻，在当前社会中具备相对实施意义。

参考文献：

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